O ciclo de mudança contínua

Um ciclo de mudança contínua trata a mudança como um circuito, e não como um projeto com começo e fim. A organização faz uma pequena mudança, aprende com o resultado, ajusta e recomeça. Ao longo de muitos ciclos, as pequenas mudanças se somam e formam uma grande mudança.

Karl Weick e Robert Quinn distinguiram dois tipos de mudança organizacional. A mudança episódica é pouco frequente, descontínua e intencional: uma reestruturação ou a substituição de um sistema. A mudança contínua é permanente, evolutiva e cumulativa, feita de muitos pequenos ajustes no trabalho do dia a dia.

Shona Brown e Kathleen Eisenhardt estudaram seis empresas de informática que mudavam continuamente e constataram que as bem-sucedidas combinavam uma estrutura limitada com transições rítmicas e cadenciadas no tempo.

O ciclo de mudança contínua é, portanto, uma forma de tornar a mudança parte do trabalho normal, e não uma interrupção dele.

O circuito mais bem documentado vem da melhoria da qualidade. Walter Shewhart descreveu em 1939 um ciclo de especificação, produção e inspeção. W. Edwards Deming ensinou uma versão dele no Japão em 1950, onde ficou conhecida como Plan–Do–Check–Act (PDCA). Mais tarde, Deming passou a preferir Plan–Do–Study–Act (PDSA), argumentando que “estudar” descreve a aprendizagem melhor do que “verificar”.

1. Plan (planejar): definir a mudança, prever seu efeito e decidir como medi-lo.
2. Do (executar): testá-la em pequena escala.
3. Study (estudar): comparar os resultados com a previsão.
4. Act (agir): adotar, adaptar ou abandonar a mudança e planejar o ciclo seguinte.

O diagrama desta página mostra o PDSA como um exemplo com fonte. Ele não é o ciclo definido no material do curso APMG, que usa as próprias etapas.

O ciclo de mudança contínua, na forma do PDSA, é, portanto, um circuito disciplinado de aprendizagem, e não um teste isolado.

A Brightwater Health quer reduzir as faltas às consultas ambulatoriais. Em vez de redesenhar de uma vez o processo de agendamento, a equipe de um ambulatório conduz ciclos curtos:

1. Ciclo 1: enviar um lembrete por SMS dois dias antes das consultas de um ambulatório, prevendo menos horários perdidos. As faltas diminuem um pouco.
2. Ciclo 2: acrescentar uma opção de resposta para cancelar. Os horários liberados passam a ser reagendados, um ganho que a equipe não tinha previsto.
3. Ciclo 3: estender os lembretes a mais dois ambulatórios e verificar se o efeito se mantém com outros grupos de pacientes.

Cada ciclo é pequeno o bastante para ser interrompido se falhar. A equipe registra previsões e resultados, para que a aprendizagem se acumule de um ciclo para o outro.

O ciclo de mudança contínua funciona, como neste caso, quando a equipe consegue testar mudanças rapidamente e medir seu efeito.

Os ciclos contínuos são adequados para mudanças em que a solução certa não é conhecida de antemão, em que o ambiente não para de mudar e em que pequenos testes são baratos e seguros. Eles combinam bem com a entrega ágil, que também trabalha em iterações curtas.

São menos adequados quando uma mudança precisa acontecer de uma só vez: um prazo regulatório, a virada de um sistema em data única ou uma fusão. Essas são mudanças episódicas, mais bem conduzidas com uma abordagem planejada, embora ciclos contínuos possam vir em seguida para consolidar e melhorar a nova forma de trabalhar.

Muitas organizações combinam as duas: mudança episódica para a transformação estrutural, ciclos contínuos para o refinamento.

O ciclo de mudança contínua é, portanto, uma abordagem entre outras no repertório do gestor de mudanças, escolhida conforme a situação.

Os ciclos iterativos têm um longo histórico na melhoria da qualidade e são simples de ensinar. Eles também têm limites.

• Nenhum modelo único. “Ciclo de mudança contínua” designa uma família de circuitos. Os nomes e o número de etapas variam entre as fontes, o que gera confusão.
• Execução fraca. Uma revisão sistemática do PDSA na área da saúde, feita por Michael Taylor e colegas, constatou que muitos dos projetos relatados não seguiam as características essenciais do método, como ciclos iterativos e medição ao longo do tempo.
• Fadiga de mudança. Mudança constante sem resultados visíveis pode cansar as pessoas.
• Foco local. Ciclos pequenos podem deixar passar problemas que exigem mudança estrutural ou estratégica.

O ciclo de mudança contínua é, portanto, mais útil quando sua disciplina é respeitada e quando ele se insere em uma direção clara.