Cómo la gestión del cambio genera beneficios
La gestión del cambio genera beneficios al ayudar a las personas a adoptar un cambio, usarlo plenamente y usarlo bien, porque la mayoría de los beneficios de un nuevo sistema, proceso o estructura solo aparecen mediante un cambio de comportamiento. La puesta en producción no equivale a la realización de beneficios. La gestión del cambio aumenta la velocidad y la profundidad de la adopción y, con ello, la proporción de beneficios esperados que se alcanzan.
Datos clave
- Tipo
- Concepto (vínculo entre la gestión del cambio y la realización de beneficios)
- Origen
- Práctica de gestión de beneficios, p. ej., la red de dependencia de beneficios de Ward y Daniel; gestión de proyectos y programas
- Cuándo usarlo
- Al elaborar un caso de negocio, planificar la adopción o explicar por qué los beneficios se retrasan
- Modelos relacionados
- Niveles de adopción de Kelman · Difusión de innovaciones · Indicadores de preparación y de adopción
- Relevancia para el examen
- APMG CM Foundation, Contexto organizacional y enfoque (OA0201)
¿Por qué los beneficios de un cambio dependen de las personas?
Un proyecto entrega una capacidad: un sistema, un proceso, una estructura. La organización solo obtiene valor cuando las personas trabajan de forma diferente gracias a ella. Una herramienta de informes en la que nadie confía no ahorra tiempo, y un nuevo proceso que los equipos esquivan no mejora ningún resultado.
Los autores de gestión de beneficios lo señalan de forma explícita. Ward y Daniel trazan un mapa de los cambios que deben producirse para que una inversión tecnológica genere beneficios. Muchos de esos cambios son cambios de comportamiento: nuevas rutinas, decisiones tomadas con información nueva, viejas soluciones improvisadas que se abandonan. Un caso de negocio que enumera beneficios sin indicar quién debe trabajar de forma diferente omite su supuesto principal.
Por lo tanto, los beneficios de la gestión del cambio provienen de cerrar la brecha entre lo que entrega un proyecto y lo que las personas hacen realmente.
¿Cómo influyen la adopción, la utilización y el dominio en los beneficios?
Tres preguntas, que remiten a la velocidad de adopción, la utilización efectiva y el dominio de Prosci (speed of adoption, ultimate utilization, proficiency), describen hasta qué punto se ha consolidado un cambio:
- Adopción: ¿utilizan las personas la nueva forma de trabajar, y con qué rapidez empezaron a hacerlo?
- Utilización: ¿la utilizan plenamente o mantienen los métodos antiguos en paralelo?
- Dominio: ¿la utilizan bien, con pocos errores y pocas soluciones improvisadas?
Un déficit en cualquiera de las tres reduce los beneficios. Una adopción lenta los retrasa; una utilización parcial los limita; un dominio bajo los erosiona.
En Larchfield Logistics, un nuevo sistema de preparación de pedidos para el almacén entra en funcionamiento a tiempo. Seis semanas después, la mayoría de los preparadores lo usan, pero algunos siguen imprimiendo listas en papel en los turnos de mayor actividad, y los recién incorporados cometen errores de escaneo frecuentes. Las mejoras previstas en precisión y velocidad solo se materializan en parte.
Por lo tanto, los beneficios dependen de cómo usan las personas un cambio, no de si se instaló.
¿En qué momentos contribuye la gestión del cambio a la realización de beneficios?
- Caso de negocio: identificar qué beneficios dependen de un cambio de comportamiento y quién tiene que cambiar.
- Planificación: planificar la preparación, la formación y el apoyo que necesitan esas personas.
- Transición: desarrollar la comprensión y las habilidades, y eliminar las barreras para usar la nueva forma de trabajar.
- Después de la puesta en producción: hacer seguimiento de la adopción, reforzar los nuevos comportamientos y retirar los métodos antiguos.
- Traspaso: transferir a los mandos directos la responsabilidad de los beneficios y del apoyo continuado.
Los beneficios suelen aparecer después del cierre del proyecto, por lo que este apoyo no debe detenerse en la puesta en producción. Cada beneficio suele tener un responsable de negocio, a menudo un mando directo de nivel superior; el equipo del cambio apoya a ese responsable en lugar de asumir su papel.
Por lo tanto, la gestión del cambio contribuye a los beneficios durante toda la vida de un cambio, no solo en el lanzamiento.
¿Cuáles son los errores habituales al vincular la gestión del cambio con los beneficios?
- Tratar la puesta en producción como un éxito. Entregar a tiempo y dentro del presupuesto demuestra que el proyecto se completó, no que se lograron los beneficios.
- Tratar la adopción como el beneficio. La adopción es un indicador adelantado; los beneficios siguen necesitando su propio seguimiento.
- Atribuirse todo el mérito. Los beneficios dependen de la solución, del mercado y de muchos otros factores, por lo que la gestión del cambio contribuye a ellos en lugar de producirlos por sí sola.
- Retirar el apoyo demasiado pronto, antes de que los nuevos comportamientos sean estables y de que los mandos directos estén preparados para asumirlos.
Por lo tanto, vincular la gestión del cambio con los beneficios requiere indicadores honestos tanto de la adopción como de los resultados.
Beneficios de la gestión del cambio frente a indicadores de preparación y adopción: ¿cuál es la diferencia?
| Cómo la gestión del cambio genera beneficios | Indicadores de preparación y adopción | |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Por qué la gestión del cambio aporta valor? | ¿Cómo medimos el avance hacia ese valor? |
| Enfoque | El vínculo causal entre el comportamiento y los beneficios | Indicadores antes y después de la puesta en producción |
| Uso principal | Caso de negocio y planificación | Dirigir el cambio e informar de los resultados |
| Resultado típico | Los cambios de comportamiento de los que depende cada beneficio | Puntuaciones de preparación, datos de uso e indicadores de beneficios |
El primero explica por qué los beneficios dependen de las personas; el segundo mide si se está cumpliendo esa dependencia.
En el examen
En el nivel Foundation (OA0201), cabe esperar preguntas de comprensión sobre por qué la gestión del cambio contribuye a los beneficios: la mayoría de los beneficios solo se materializan cuando las personas adoptan el cambio y lo utilizan plenamente y bien. Una trampa habitual supone que los beneficios llegan con la puesta en producción, trata la adopción y los beneficios como una misma medida o presenta la gestión del cambio como una función de reducción de costos.
Practique esta área del programa →Preguntas frecuentes
¿Cómo contribuye la gestión del cambio a la realización de beneficios?
La gestión del cambio ayuda a las personas a adoptar un cambio, usarlo plenamente y usarlo bien. Como la mayoría de los beneficios de un nuevo sistema, proceso o estructura dependen de ese comportamiento, aumentar la velocidad y la profundidad de la adopción aumenta la proporción de beneficios esperados que la organización alcanza realmente.
¿Se obtienen los beneficios cuando un sistema entra en producción?
Por lo general, no. La puesta en producción significa que la capacidad existe. Beneficios como el ahorro de tiempo, la reducción de errores o un mejor servicio solo aparecen cuando las personas utilizan el sistema como se previó, lo que puede llevar semanas o meses. Por eso el apoyo y el seguimiento deben continuar después de la puesta en producción.
¿La adopción es lo mismo que los beneficios?
No. La adopción mide si las personas utilizan un cambio y cómo lo hacen; los beneficios miden los resultados que el cambio debía producir. La adopción es un indicador adelantado de los beneficios, pero un cambio puede adoptarse ampliamente y aun así quedarse corto, por lo que hay que hacer seguimiento de ambos.
¿Qué ocurre con los beneficios si las personas siguen usando la forma antigua?
Los beneficios corren peligro. Si las personas mantienen en paralelo los métodos antiguos y los nuevos, el cambio solo se utiliza en parte, por lo que es poco probable que aparezcan las mejoras previstas en tiempo, precisión o costo, y mantener dos formas de trabajar puede incluso aumentar los costos.
Fuentes
- Ward, J. & Daniel, E. (2012). Benefits Management: How to Increase the Business Value of Your IT Projects (2nd ed.). Wiley.
- Serra, C. E. M. & Kunc, M. (2015). Benefits Realisation Management and its influence on project success and on the execution of business strategies. International Journal of Project Management, 33(1), 53–66.
- APMG International — Change Management certification (syllabus topic OA0201)
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