Cambio planificado o emergente

El cambio planificado es el cambio que los líderes deciden, diseñan y dirigen hacia un destino que pueden describir de antemano. Suele seguir una secuencia de etapas, cada una con sus propias actividades.

Este enfoque tiene sus raíces en el trabajo de Kurt Lewin en los años cuarenta y en la tradición del desarrollo organizacional que le siguió. Bernard Burnes (2004) denomina a este conjunto de trabajos el enfoque planificado del cambio. Los modelos por pasos posteriores, como los ocho pasos de Kotter, comparten su lógica.

Sus rasgos típicos son:

• un estado final y unos criterios de éxito definidos;
• una secuencia de etapas o pasos con un inicio y un final;
• una dirección fijada por los líderes o un patrocinador (sponsor), a menudo de arriba abajo;
• el cambio entendido como un episodio entre periodos de relativa estabilidad.

El cambio planificado es, por tanto, un paso deliberado de un presente conocido a un futuro elegido.

El cambio emergente es el cambio que se despliega de forma continua a partir de muchos ajustes, experimentos y conversaciones locales, en lugar de un único plan. Su dirección no está totalmente fijada al inicio; evoluciona a medida que las personas aprenden qué funciona.

La visión emergente surgió en los años ochenta y noventa como crítica a los modelos planificados, considerados demasiado lineales para entornos que cambian con rapidez. Suelen citarse tres corrientes:

• Karl Weick y Robert Quinn (1999) contrapusieron el cambio episódico, poco frecuente e intencional, al cambio continuo, permanente, evolutivo y acumulativo.
• Wanda Orlikowski (1996) mostró, en un estudio de dos años sobre el uso de un nuevo sistema de información en una organización, que el cambio significativo procedía de las improvisaciones cotidianas de las personas. Lo denominó cambio situado (situated change).
• Bernard Burnes (1996; 2004) revisó el enfoque emergente y sostuvo que ningún enfoque único sirve para todas las situaciones.

El cambio emergente es, por tanto, un cambio que se descubre en la práctica en lugar de diseñarse por completo de antemano.

La elección entre cambio planificado y emergente es, por tanto, una decisión sobre cuánto del futuro puede conocerse de antemano.

Un enfoque planificado encaja cuando el estado final deseado puede definirse con claridad y el camino hacia él es razonablemente predecible, como un plazo regulatorio, un traslado de oficinas o un sistema de nóminas con requisitos fijos.

Un enfoque emergente encaja cuando el entorno cambia con rapidez, cuando nadie puede especificar el estado final en detalle o cuando el cambio depende de cómo las personas interpreten las nuevas formas de trabajar, como al construir una cultura más colaborativa.

Una prueba útil plantea dos preguntas. ¿Con qué claridad podemos describir el estado final? ¿Y qué confianza tenemos en que los pasos planificados nos llevarán hasta allí? Cuanto más bajas sean las respuestas, más margen necesita el cambio para emerger.

La elección entre cambio planificado y emergente es, por tanto, una decisión contingente, no una cuestión de que un enfoque sea el correcto.

Sí, y la mayoría de los cambios reales los combinan. Un patrón habitual fija de forma centralizada la dirección y los aspectos innegociables, y deja que el detalle emerja localmente.

En Brightwater Health, el consejo de dirección fija una fecha para retirar los historiales en papel y define los requisitos legales y de seguridad. Esa parte es planificada. Cómo reorganiza cada planta los relevos de turno y qué atajos locales se eliminan lo resuelven los equipos de planta en ciclos cortos. Esa parte es emergente.

El gestor del cambio secuencia los elementos planificados y establece los mecanismos de feedback, los pilotos y los foros que permiten que los emergentes afloren y se extiendan.

Combinar el cambio planificado y el emergente significa, por tanto, planificar el marco y dejar que el contenido se desarrolle dentro de él.

Los críticos del cambio planificado sostienen que presupone demasiada estabilidad, depende de una dirección de arriba abajo y tiene dificultades con el cambio rápido o radical. Burnes (2004) sostiene que varias de estas críticas malinterpretan a Lewin, cuyo propio trabajo era participativo e iterativo.

El enfoque emergente tiene sus propias debilidades. Los revisores señalan que es un conjunto poco articulado de ideas más que un método coherente, con menos orientación práctica. También puede subestimar las situaciones que exigen una respuesta rápida y dirigida de forma centralizada.

La distinción entre cambio planificado y emergente se entiende mejor, por tanto, como un espectro, en el que cada enfoque corrige los puntos ciegos del otro.