O patrocinador da mudança

O patrocinador é o dono da mudança em nome da organização. As responsabilidades costumam incluir:

• Autorizar a mudança e definir sua direção e sua prioridade em relação aos outros trabalhos.
• Garantir os recursos: orçamento, pessoas e tempo.
• Tomar decisões que estão além da autoridade da equipe do projeto ou da mudança, e remover obstáculos.
• Cobrar dos outros líderes o apoio à mudança em suas áreas.
• Dar o exemplo adotando pessoalmente as novas formas de trabalhar.

Na governança formal de projetos, a mesma pessoa muitas vezes tem um título de governança, como executive ou senior responsible owner. O título de governança cobre o business case; o papel de patrocinador cobre a condução das pessoas ao longo da mudança. Daryl Conner descreveu os patrocinadores como aqueles que têm o poder de legitimar uma mudança e distinguiu o patrocinador iniciador (initiating sponsor) dos patrocinadores de sustentação (sustaining sponsors), que a mantêm viva em cada área.

O patrocinador da mudança responde, portanto, pela mudança como um todo, e não apenas por aprová-la.

Três comportamentos aparecem com frequência na literatura de gestão de mudanças.

1. Participação ativa e visível. O patrocinador continua envolvido do início ao fim: comparece aos eventos-chave, pergunta sobre o andamento e é visto usando as novas formas de trabalhar. A visibilidade depois do lançamento importa tanto quanto no lançamento.
2. Formação de uma coalizão de líderes. Um único patrocinador raramente controla todas as áreas que uma mudança alcança. Patrocinadores eficazes mobilizam pares e gestores dessas áreas para que apoiem a mudança de forma consistente. Kotter chama esse grupo de coalizão orientadora.
3. Comunicação do porquê. As pessoas querem ouvir os motivos de uma mudança do líder que tem autoridade sobre ela. O patrocinador explica as razões de negócio, o risco de não mudar e o que a mudança significa para a organização, e repete a mensagem ao longo do tempo.

Um patrocinador da mudança eficaz combina os três: presença, aliados e uma justificativa clara para a mudança.

Os patrocinadores são ocupados e muitas vezes novos no papel. O gestor de mudanças os ajuda a exercê-lo bem:

• Coaching do patrocinador sobre o que o papel exige, em especial para quem patrocina pela primeira vez.
• Um roteiro do patrocinador que mostra quando ele precisa aparecer, decidir ou comunicar ao longo da vida da mudança.
• Mensagens-chave redigidas para que o patrocinador as adapte com as próprias palavras.
• Informes sobre feedback, resistência e adoção, para que o patrocinador fique sabendo dos problemas cedo.
• Preparação para perguntas difíceis antes de reuniões gerais (town halls) e visitas às equipes.

No Brightwater Health, o gestor de mudanças de um novo processo de fluxo de pacientes entrega à diretora de operações um roteiro de uma página com seis momentos que exigem a presença dela, da reunião de lançamento a uma revisão com os gestores das enfermarias depois de três meses.

O gestor de mudanças apoia o patrocinador da mudança, mas não pode substituí-lo, porque a autoridade pertence ao patrocinador.

O patrocínio fraco raramente se anuncia. Os sinais de alerta são indiretos:

• O patrocinador aparece no lançamento e não é mais visto.
• Outros líderes seniores transmitem mensagens contraditórias ou, discretamente, dão pouca prioridade à mudança.
• Os gestores diretos tratam a mudança como opcional porque ninguém pergunta a eles sobre ela.
• As decisões esperam semanas pela atenção do patrocinador.
• As pessoas descrevem a mudança como “o projeto de TI” ou “a iniciativa do RH”, e não como uma prioridade do negócio.

A resposta do gestor de mudanças é levar a questão diretamente ao patrocinador, com evidências como presença, feedback e dados de adoção, e combinar ações específicas. Se o patrocinador não puder dedicar o tempo necessário, as opções honestas são encontrar patrocinadores adicionais ou redefinir o escopo da mudança.

O patrocínio fraco de uma mudança é um risco a ser gerenciado abertamente, e não um problema a ser contornado em silêncio.