Avaliação da severidade da mudança

Uma análise de impacto da mudança mostra o que muda para cada grupo: papéis, processos, sistemas, locais. A severidade da mudança faz uma pergunta diferente: quão difícil será, para as pessoas de cada grupo, absorver essa mudança?

A mesma mudança pode ser leve para um grupo e severa para outro. Um novo sistema de agendamento pode ser um pequeno ajuste para usuários ocasionais e uma mudança completa da rotina diária para a equipe que o opera.

As pesquisas reforçam a importância de olhar várias dimensões ao mesmo tempo. Donald Fedor, Steven Caldwell e David Herold constataram que o comprometimento dos funcionários com uma mudança dependia da combinação entre o quanto a mudança era favorável para sua unidade de trabalho, o quanto a unidade mudava e o quanto o próprio cargo mudava.

Avaliar a severidade da mudança transforma, portanto, uma lista de impactos em uma visão de onde as pessoas precisarão de mais apoio.

Os profissionais da área costumam ponderar fatores como estes:

• Escala da diferença: o quanto a nova forma de trabalhar se distancia da atual em tarefas, habilidades, ferramentas e relacionamentos.
• Número de afetados: quantas pessoas do grupo mudam e o quanto estão dispersas.
• Frequência: se as pessoas encontram a mudança muitas vezes por dia ou uma vez por ano.
• Fatores emocionais: perdas de status, de expertise, de identidade, de colegas ou de segurança no emprego.
• Fatores de custo: tempo, esforço, aprendizado e carga de trabalho extra durante a transição.
• Outras mudanças: quanta mudança o mesmo grupo já está absorvendo.

A severidade é em parte subjetiva. O trabalho de Richard Lazarus e Susan Folkman sobre estresse mostra que as pessoas avaliam uma demanda em relação aos seus recursos para enfrentá-la, por isso a mesma mudança pode ser sentida de forma diferente por dois grupos.

Os fatores de severidade da mudança são mais bem classificados junto com as pessoas afetadas, e não apenas pela equipe do projeto.

A Brightwater Health está implantando a prescrição eletrônica em suas enfermarias.

1. Parta dos grupos identificados na análise de impacto.
2. Classifique cada fator como baixo, médio ou alto com representantes de cada grupo.
3. Combine as classificações em um nível geral e anote qualquer fator isolado classificado como alto.
4. Verifique que outras mudanças estão chegando aos mesmos grupos.
5. Revise as classificações à medida que a mudança avança.

O nível geral é um julgamento, não uma soma: um único fator emocional alto pode pesar mais do que vários fatores baixos.

Avaliar a severidade da mudança dessa forma dá a cada grupo uma classificação que a equipe consegue explicar e revisitar.

A severidade indica à equipe da mudança onde concentrar seus esforços.

• Severidade alta: envolva o grupo cedo, inclua-o no desenho da solução, use comunicação bidirecional, ofereça suporte prático e preveja uma transição mais longa. Os patrocinadores (sponsors) e as lideranças diretas devem dar atenção visível a esses grupos.
• Severidade média: comunicados direcionados, treinamento e apoio dos agentes de mudança locais.
• Severidade baixa: informações claras no momento certo costumam bastar.

Na Brightwater Health, os farmacêuticos participam de workshops de desenho logo no início, porque seu papel de conferência muda, enquanto os médicos especialistas visitantes recebem um comunicado breve e um guia de consulta rápida.

As classificações de severidade da mudança evitam, portanto, que a equipe trate todos os grupos da mesma forma.

• Classificar do ponto de vista do projeto. A equipe que desenhou a mudança muitas vezes subestima o quanto ela é diferente para quem vai usá-la.
• Contar apenas cabeças. Uma mudança que afeta poucas pessoas ainda pode ser severa para elas.
• Ignorar os fatores emocionais. A perda de status ou de expertise raramente aparece no desenho de um processo, mas determina as reações.
• Ignorar a mudança acumulada. Uma pequena mudança somada a outras três pode ser a que sobrecarrega uma equipe.
• Tratar as classificações como precisas. Baixo, médio e alto são estímulos para o planejamento, não medições.

Avaliar bem a severidade da mudança significa classificar junto com as pessoas afetadas e revisitar as classificações à medida que a mudança se concretiza.