A automatização de processos de negócios abrange uma série de técnicas e atividades que visam sistematizar e facilitar os processos nas empresas, eliminando desperdícios e gargalos (entre outros procedimentos) para torná-los mais eficientes, além de coletar informações para que se possa otimizar esses processos continuamente e também tomar decisões mais assertivas.
Nesta postagem, vamos contextualizar rapidamente 4 pontos importantes da automatização de processos de negócios:
- Estratégias
- Soluções
- Tendências
- Benefícios
Em seguida, vamos analisar alguns cases de automatização de processos de negócios que tiveram grande êxito.
Veja também: Alinhamento de processos de negócio com a estratégia corporativa
Estratégias para automatização de processos de negócios
Existem diversas metodologias e estratégias para a automatização de processos de negócios, tais como a mudança de paradigmas, a reengenharia, o redesenho de processos e a melhoria contínua.
Em todas elas, o objetivo é a definição de uma nova maneira de se realizar os processos na empresa, alinhando sua execução tanto com os objetivos e metas estratégicas da organização, como com a entrega de mais valor para o cliente final, garantindo o atendimento pleno de suas necessidades.
Soluções para a automatização de processos de negócios
O controle de tarefas humanas por automação costuma acontecer muito frequentemente com tarefas repetitivas, mas este não é o único momento em que a automatização é útil.
Outros fatores importantes são permitir um fluxo de informações mais transparente e ágil, com alertas e disparo de e-mails automatizados – principalmente quando tarefas trocam de mãos (os chamados handoffs) – além de dar as condições necessárias para a captura e medição de KPIs em várias etapas do processo.
Assim, se no primeiro caso, o da automatização de tarefas repetitivas, o uso de integrações entre sistemas via API pode ser uma solução ágil e simples, para automatizações mais complexas e estruturadas é necessário algo mais robusto.
Assim, a solução mais recomendada são softwares de automação de processos de negócios que também fazem a modelagem e a documentação dos processos.
Saiba mais: Hand-off agreement: uma das melhores estratégias de hand-off
Tendências em automatização de processos de negócios
Uma tendência na automatização de processos de negócios que tem se destacado muito atualmente é a adoção de plataformas Low Code, isto é: soluções de automatização que usam uma interface intuitiva e amigável, onde não se emprega praticamente nenhum código, com editores de diagramas de fluxo de processos no estilo arrasta e solta, entre outras funcionalidades.
Veja mais detalhes: As 10 perguntas para escolher um Low Code BPM para seu negócio
Benefícios da automatização de processos de negócios
Como visto nos tópicos anteriores, os benefícios da automatização de processos de negócios são muitos, e podemos definir os principais como:
- Tornar os processos mais eficientes e eficazes
- Facilitar seu acompanhamento e gerenciamento
- Auxiliar no processo de tomada de decisão
- Permitir a melhoria contínua dos processos
- Melhorar o atendimento aos clientes
- Substituir tarefas humanas por sistematizadas
- Trazer mais transparência e agilidade ao fluxo de informações
- Entregar produtos e serviços com mais valor para o cliente
- Reduzir custos
- Mitigar riscos
- Atender aos objetivos estratégicos da organização
Veja, as seguir, alguns cases de empresas que usaram a automatização de processos para alcançar esses benefícios.
3 estudos de caso de automatização de processos de negócios
Aumento de produtividade
Uma empresa de classe internacional em testes, inspeções e certificações usou a automatização de processos para fazer a auditoria de abertura de lojas de conveniência.
Cada etapa e a evolução do cronograma de abertura das lojas ganharam visibilidade por meio da automatização, permitindo melhor controle e acompanhamento, o que gerou um aumento de 50% na produtividade da empresa.
Automatização de service desk
Uma grande empresa de previdência privada automatizou seus serviços de atendimento ao cliente de um a forma ampla, que pudesse integrar e disponibilizar informações entre várias áreas da organização, como TI, marketing, RH e o escritório de processos.
No total, 130 fluxos de processos foram automatizados, atendendo a mais de 150 mil ocorrências por mês.
Controle de processos
Uma grande instituição sem fins lucrativo voltada para a assessoria e consultoria de pequenas empresas e ao estímulo do empreendedorismo estava com problemas para gerenciar a grande quantidade de atendimentos de sua ouvidoria.
Com a automatização desse processo, a geração de KPIs permitiu gerenciar o fluxo de uma forma bem mais efetiva, principalmente com a mensuração da satisfação do cliente com mais transparente.
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