Começando pela análise e a definição do processo atual (AS IS), passando pela busca de possibilidades de melhorias e redesenho do processo (TO BE), a automatização já pode estar sendo idealizada na mente dos analistas em todas estas fases do ciclo BPM, que culminará também na melhoria contínua.
Portanto, apesar da automatização ser uma das últimas etapas, o uso de um software colaborativo e fácil de operar, com uma interface intuitiva e que usa uma notação consolidada e conhecida, como a BPMN 2.0, é fundamental.
No momento de fazer as integrações de sistemas, definir interfaces, criar formulários e prosseguir para os testes e validações, se a construção do processo otimizado já foi feita com vistas à sua automatização, a conclusão destas etapas será muito mais ágil e assertiva, proporcionando resultados imediatos.
Terminada a implantação da automatização, passa-se a monitorar o processo, procurar novas possibilidades de melhoria e reinicia-se o ciclo contínuo, novamente passando por todas as etapas já com a automatização do workflow na mira dos analistas.