Handoff agereement: uma das melhores estratégias de handoff

Quando, durante um fluxo de processo, a responsabilidade pela sequência de uma tarefa passa de um agente para outro, havendo nesse momento uma mudança de raia, ocorre o que chamamos de handoff, isto é: o andamento do processo muda de mãos.

Nessas ocasiões, existe um grande risco de que as informações não sejam passadas corretamente, o que pode levar a erros e a atrasos no fluxo do processo. Para evitar que isso ocorra, devem ser empregadas estratégias de handoff, que visam minimizar esse risco ao máximo.

Nesta postagem, vamos analisar algumas das estratégias de handoff mais efetivas, que são a automatização de processos e a utilização do handoff agreement entre as equipes.

Os handoffs são uma das causas mais comuns de gargalos em processos de negócios, veja mais sobre este tema nesta postagem: Análise de gargalo em processos: responda 4 perguntas

2 estratégias de handoff extremamente efetivas

Toda vez que uma tarefa muda de mãos, isto é, passa de um agente para outro, uma série de informações precisa ser fornecida para o outro agente, para que ele prossiga com o trabalho sem problemas ou empecilhos.

Mas o que ocorre, em muitos casos, é que se não forem definidas estratégias de handoff adequadas, essas informações podem ser passadas com erros ou mesmo incompletas.

É exatamente para evitar que isso aconteça, e de uma forma muito prática e ágil, que recomendamos a primeira de nossas estratégias de handoff.

Automatização dos processos

É a automatização de processos de negócios que garantirá que os dados, informações e formulários irão fluir corretamente, sem incorreções ou lacunas, entre as raias e as equipes participantes do processo.

Assim, ao fazer a modelagem do processo, é possível verificar onde se encontram os handoffs e já determinar a automatização do envio dos dados, evitando, assim, erros de transcrição, por exemplo, além de poupar o tempo dos funcionários com este tipo de tarefa repetitiva.

Ferramentas de modelagem BPM que já incluem um software de automatização de processos são as mais recomendadas para isso.

É importante notar também que o handoff se caracteriza pela mera e simples transição do processo entre as duas raias, não necessariamente se introduzindo uma nova tarefa para representar isso.

É nesse contexto que passamos para a próxima estratégia de handoff, que visa garantir a quem recebe as informações que elas chegarão a ele sempre completas e corretas, todas as vezes que forem necessárias.

Assim, ele poderá assumir a responsabilidade pelo processo sem dificuldades ou impedimentos.

Handoff agreement

O handoff agreement é como um “contrato” de interface entre as duas equipes responsáveis, cada uma representada por uma raia do processo.

Desta forma, “a bola sempre chega redonda” para o outro time, pois já foi definido de comum acordo tudo que precisa ser entregue a ele.

Estratégias de handoff agreement não precisam contar com acordos complicados e cheios de detalhes (não será necessário chamar o departamento jurídico para isso).

Na verdade, quanto mais simples e intuitiva for a lista de informações que necessariamente devem ser compartilhadas entre as duas equipes, melhor.

Isso pode ser feito por meio de um checklist que caso não esteja completo com os dados e as informações devidas, não poderá ser entregue à outra equipe para que ela possa dar prosseguimento ao fluxo de trabalho.

O ideal é usar ferramentas de processos para facilitar o cumprimento do handoff agreement.

Conheça mais detalhes sobre outras estratégias de handoff neste artigo de nosso blog: Estratégia de handoff que se traduz em resultados.

Como você pôde ver, se tudo isso for bem automatizado e controlado, será possível evitar muitas interações desnecessárias entre as equipes e que só causam atrasos.

Muitas trocas de e-mails e até reuniões longas e tediosas, que tomam o tempo precioso de vários membros importantes de ambos os times, poderão ser evitadas se estas duas estratégias de handoff forem empregadas: a automatização e o handoff agreement. Principalmente se as duas forem implementadas em conjunto.

Com HEFLO, uma ferramenta de modelagem de processos intuitiva e baseada na nuvem, é possível fazer a automatização de processos de forma ágil e prática, diminuindo drasticamente os riscos dos handoffs.

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