L’automatisation des processus métier comprend une série de techniques et d’activités afin de systématiser et faciliter les processus dans les entreprises. L’automatisation permet d’éliminer les pertes (ainsi que d’autres procédures) pour que ces processus deviennent plus efficaces, et de collecter des informations pour les optimiser continuellement et prendre des décisions plus avisées.
Dans cet article, les 4 points importants de l’automatisation des processus métier seront contextualisés:
- Stratégies
- Solutions
- Tendances
- Avantages
Par la suite, on abordera plusieurs exemples de projet d’automatisation des processus métier bien réussis.
Stratégies pour l’automatisation des processus métier
Il existe différentes méthodologies et stratégies pour l’automatisation des processus métier, telles que le changement de paradigmes, la reengénierie, le redessin des processus et l’amélioration continue.
Dans tous les cas, le but est de définir une nouvelle manière de réaliser les processus dans l’entreprise, alignée avec les objectifs et les stratégies de l’organisation et ajouter de la valeur pour le client final afin de garantir la pleine satisfaction de ses besoins.
Solutions pour l’automatisation des processus métier
On utilise fréquemment l’automation pour le contrôle des activités humaines répétitives, mais l’automatisation peut être utile en d’autres circonstances.
Par exemple, pour permettre un flux plus transparent et rapide des informations à travers des alertes et des envois d’e-mails automatisés – surtout quand la responsabilité des tâches passe d’une main à l’autre (les fameux handoffs) – ou pour offrir les conditions nécessaires afin de capturer et mesurer les KPIs en différentes étapes du processus.
Donc, si dans le premier cas, celui de l’automatisation des activités répétitives, le développement d’intégrations entre systèmes via API se présente comme une solution simple et efficace, pour les automatisations dont la structure est plus complexe il faut avoir quelque chose de plus solide.
Pour répondre à ces besoins, la solution réside dans l’utilisation de softwares d’automatisation de processus métier (qui présentant aussi des fonctions de modélisation et de documentation des processus).
Tendances d’automatisation des processus métier
Les plateformes Low Code sont de plus en plus utilisées dans l’automatisation des processus métiers. Ce sont des solutions d’automatisation qui reposent sur une interface intuitive et conviviale où il n’est en général pas nécessaire de savoir coder. Ces plateformes permettent d’éditer des diagramme de flux de processus en utilisant des fonctionnalités telles que le glisser-déposer.
Avantages de l’automatisation des processus métier
Comme vu précédemment, les avantages de l’automatisation des processus métier sont nombreux. Voici les principaux :
- Laisser les processus plus efficaces et efficients
- Faciliter la gestion
- Auxilier dans le processus de prise de décision
- Permettre une amélioration continue des processus
- Améliorer le service client
- Remplacer les activités humaines par des activités automatisées
- Apporter plus de transparence et d’agilité au flux d’informations
- Livrer des produits et des services de meilleure qualité pour le client
- Réduire les coûts
- Atténuer les risques
- Répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation
Voici des exemples de case d’entreprises qui ont utilisé l’automatisation des processus métier pour atteindre ses objectifs.
3 études de cas de l’automatisation des processus métier
Augmentation de la productivité
Une entreprise internationale de tests, d’inspections et de certifications s’est servie de l’automatisation des processus lors de l’audit d’ouverture de supérettes.
Chaque étape, ainsi que l’évolution du chronogramme d’ouverture des supérettes, a reçu plus de visibilité à partir de l’automatisation, car elle permet de mieux contrôler et accompagner le processus, ce qui a augmenté la productivité de l’entreprise en 50%.
Automatisation de service desk
Une grande caisse de retraite privée a automatisé tout son service client afin d’intégrer et de rendre disponibles des informations entre les différents secteurs de la société, tels que le département IT, le marketing, le RH et le bureau des processus.
Au total, 130 flux de processus ont été automatisés, ce qui correspond à plus de 150 000 occurrences par mois.
Contrôle des processus
Une grande institution à but non lucratif, qui propose des services de conseil à petites entreprises et qui stimule l’entrepreneuriat, avait des problèmes pour gérer le grand nombre de demandes de son système de relation client.
À partir de l’automatisation de ce processus, la gestion de KPIs a facilité la gestion des flux, surtout en raison de la possibilité de mesurer la satisfaction des clients d’une manière plus assertive et transparente.
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