2,5 quintillions d’octets

C’est la quantité de données créées chaque jour dans le monde, selon une enquête menée par la BSA – Business Software Alliance.

Le rapport de 2015 souligne également que 90% de toutes les données dans le monde ont été créées au cours des deux dernières années au cours desquelles l’enquête a été menée. Les 10% restants ont été générés tout au long de l’histoire de l’humanité avant cette période.

Avec les opportunités nées de la transformation numérique, un certain nombre de technologies ont stimulé la collecte et l’accès aux données.

Des exemples de ces technologies sont :

• Services informatiques via le cloud
• Big Data
• Apprentissage automatique
• Intelligence artificielle – IA
• L’IoT (Internet des objets)
• Usines intelligentes
• Systèmes cyber-physiques

La convergence de ces technologies et de quelques autres a abouti à ce qu’on appelle la quatrième révolution industrielle, centrée sur l’utilisation intelligente de l’information.

Pour en savoir plus sur ce sujet, cliquez ici : L’industrie 4.0 est arrivée ! Êtes-vous prêt pour la quatrième révolution industrielle ?

Dans ce contexte, avec autant de données, de contenus et d’informations disponibles, comment gérer le contenu dans les entreprises, ce qu’on appelle l’ECM – Enterprise Content Management ?

Dans cet article, vous comprendrez ce qu’est l’ECM, ses concepts et comment l’utiliser dans votre entreprise pour gérer les contenus de manière objective, en les transformant en savoirs précieux pour la croissance de l’organisation.

Découvrez quelques données supplémentaires publiées par l’enquête « What’s the Big Deal with Data ? (Quel est le problème avec les données ?) », Publiée par la BSA :

Qu’est-ce que l’ECM ?

Savez-vous ce que signifie ECM ?

Alors, en plus de son sens anglais – Enterprise Content Management – que nous traduisons par Gestion de Contenu d’Entreprise, qu’est-ce que l’ECM dans la pratique ?

Pour que vous puissiez comprendre ce qu’est l’ECM sans plus aucun doute, nous avons cherché la définition d’ECM de ABPMP BPM CBOK V3.0, qui est fondée sur la définition officielle créée par l’organisation internationale AIIM, en 2000 :

« La gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management) est l’ensemble des technologies utilisées pour gérer le cycle de vie des informations non structurées, en passant par les phases de création ou de capture, de stockage, de contrôle de version, d’indexation, de gestion, de nettoyage, de distribution, de publication, de recherche et d’archivage, reliant le contenu aux processus d’affaires ».

Actuellement, pour développer toutes ces activités, des logiciels ECM en lien avec le BPM rencontrent un grand succès.

Pour cela, plusieurs ressources peuvent être utilisées par un logiciel ECM, ou y être intégrées, pour vous aider à transformer des données non structurées en données structurées.

Maintenant que vous savez ce que signifie l’ECM et ce que c’est, consultez des informations plus importantes sur cette tendance dans la gestion de l’information dans les entreprises.

Enterprise Content Management (Gestion de Contenu d’Entreprise) : comment ça marche ?

L’ECM va bien au-delà du simple stockage de contenus. En fait, on l’utilise pour gérer les documents et autres contenus numérisés, écrits ou capturés par d’autres moyens, y compris avec des appareils mobiles.

L’objectif de l’ECM est d’aider à rationaliser l’ensemble du cycle de vie des informations.

Il le fait grâce à une gestion automatisée des documents, ainsi : les flux de tâches liés à ces processus se produisent automatiquement et l’accès aux informations et aux documents est transparent et agile.

En règle générale, un bon logiciel ECM est compatible avec la plupart des types de fichiers. Et cela inclut les suites d’applications de bureau, comme, par exemple, G Suite, ou Microsoft Office ; des fichiers d’image aux formats les plus variés ; des e-mails et même fichiers de design et 3D, générés par un logiciel spécifique.

Pourquoi les entreprises recherchent-elles des logiciels ECM ?

Les entreprises sont confrontées à un volume croissant de données, d’informations et de contenus.

Et le simple fait de les stocker sans pouvoir accéder aux informations correctes et pertinentes au moment le plus important n’apportera aucun avantage concurrentiel à votre entreprise.

Au contraire : conserver ces contenus stockés et en sécurité ne sera rien d’autre qu’un coût, sans que cela représente une utilisation pratique !

En ce sens, il est essentiel pour toute entreprise ayant accès à un volume considérable de contenus, de disposer d’une procédure claire sur la manière de gérer ces contenus.

Pour cette raison, l’ECM a été largement utilisé pour éliminer les inefficacités opérationnelles, réduire les coûts et garantir que les informations et les données soient traitées selon les meilleurs protocoles de sécurité. Tout cela sans  gêner l’accès des utilisateurs qui ont besoin de les consulter.

Mais comment cela est-il mis en pratique ?

Afin de répondre aux besoins des entreprises, ECM dispose de 5 composants des plus pertinents.

Voici les 5 composants de l’ECM :

1. Capturer
2. Gérer
3. Stocker
4. Préserver
5. Livrer

Nous allons comprendre en détail le rôle de chacun d’entre eux pour la gestion efficace du contenu de votre entreprise.

Les 5 composants essentiels de l’ECM

Le logiciel ECM doit avoir ces 5 composants, définis par l’Association pour la Gestion de l’Information et de l’Image, AIIM.

Découvrez comment ils fonctionnent dans une organisation :

1- Capturer

Cet élément de l’ECM implique la consolidation des informations, en les capturant de différentes manières.

Cela peut impliquer la conversion de documents papier en formats électroniques ; les données d’application utilisées par l’entreprise, telles que le CRM, l’ERP et l’automatisation du marketing ; les contenus trouvés sur Internet et, bien sûr, dans des logiciels BPM.

Pour cela, il est nécessaire d’obtenir et de collecter ces fichiers et de les mettre à disposition pour consultation de manière structurée et systématique, afin que les informations restent organisées.

Les informations capturées peuvent inclure des statistiques, des tickets de caisse, des factures, des plans, des feuilles de calcul, des contrats, des rapports de recherche, des listes de contrôle et bien d’autres choses.

Comprenez-vous l’importance de garder votre contenu documenté de manière structurée ?

Alors, répondez à cette enquête et découvrez comment la documentation des processus métier se déroule dans les entreprises qui ont répondu à l’enquête :

2- Gérer

La gestion ECM se compose de 3 éléments :

• Se connecter,
• Modifier et
• Utiliser l’information.

L’idéal est que ces points soient gérés via un logiciel collaboratif, stocké sur le cloud, et qui permet un accès à distance même avec des appareils mobiles.

3- Stocker

Le contenu doit être stocké dans une seule « source de vérité », c’est-à-dire dans un référentiel qui évite la saisie de données en double.

En outre, des sauvegardes fréquentes doivent être effectuées pour éviter la perte de données et permettre d’accéder rapidement aux modifications d’informations, représentant toujours la dernière version des documents et fichiers.

Un répertoire structuré en dossiers est une manière très courante d’organiser les informations stockées. Cela permet aux utilisateurs de visualiser ou de modifier les informations sans difficulté.

De plus, l’utilisation de moteurs de recherche et de filtres peut également être très utile pour trouver les informations dont vous avez le plus besoin.

4- Préserver

Outre les mesures mentionnées ci-dessus, la conservation des données doit garantir leur sécurité et leur exhaustivité.

Par conséquent, les mots de passe, le cryptage, l’authentification à deux facteurs et autres mécanismes de préservation des données doivent être utilisés de manière très professionnelle.

L’utilisation de sauvegardes sur plus d’un serveur distant est une recommandation à prendre en compte.

5- Livrer

L’une des fonctions de l’ECM consiste à organiser les répertoires de manière à faciliter la recherche d’informations.

Mais cela peut aller plus loin. Les intégrations avec les systèmes BPM peuvent permettre de transmettre des informations et des contenus à ceux qui en ont besoin dans leur routine et flux de travail quotidiens.

Ainsi, par exemple, chaque fois qu’un rapport sur la situation économique est adressé à l’entreprise par sa banque d’investissements, il peut être automatiquement mis à la disposition des collaborateurs les plus à même d’en exploiter le contenu.

Cela rationalise les processus, facilite la prise de décision et l’amélioration continue.

Découvrez cette infographie qui illustre les 5 principaux éléments d’ECM :

En savoir plus : Flux de processus

Alors, quels sont les avantages de l’ECM ?

Nous avons beaucoup parlé de ce qu’est l’ECM de sa signification, de ses 5 composants et des caractéristiques de chacun d’eux.

Mais quels sont les avantages pratiques de travailler avec un logiciel ECM dans votre organisation ?

Selon les données de recherche, la plupart des dirigeants, près de 3 sur 4, cherchent à augmenter la productivité de leur entreprise grâce à l’utilisation d’ECM.

Ensuite, des objectifs peuvent être fixés, comme éliminer les activités inefficaces et rendre l’opération plus flexible.

Consultez ce graphique avec les données d’enquête complètes :

Source : Roquemar de Lima Baldam

Quelles que soient les attentes des cadres qui utilisent l’ECM  nous pouvons énumérer un certain nombre d’avantages que ce type de système de gestion de contenu peut apporter à une organisation :

1- Centralisation des informations

Le logiciel ECM, fournit une plate-forme centralisée où le contenu peut être conservé et diffusé d’une manière qui répond aux besoins de l’entreprise.

2- Réduction de contenus dédoublés

Un avantage bien spécifique de l’ECM est précisément la réduction du stockage des données. Pour cela, il est nécessaire de documenter tous les contenus et d’identifier qui les traite.

Le logiciel ECM trouvera des contenus en double ou très similaires, réduisant considérablement un stockage excessif.

3- Atténuation des risques

Un bon ECM élimine le risque d’employer des processus d’utilisation de l’information de manière non formalisée ou non correctement structurée. Cela évite d’exposer une entreprise à des risques de perte, d’altération ou de fuite d’informations et cela favorisera une meilleure gestion des risques.

En savoir plus : Comment j’ai pris conscience de l’importance des processus de gestion des risques pour mon entreprise

4- Faciliter la recherche des contenus et les garder en sécurité

Les logiciels ECM  les plus robustes comprennent des fonctions telles que :

• Taxonomies de contenu (classification à l’aide des mots utilisés)
• Audit
• Check-in et check-out
• Contrôles du flux de travail
• Mécanismes de sécurité

5- Gouvernance et conformité

D’après ce que vous venez de voir, il apparaît clairement que le logiciel ECM rend la gouvernance de l’information beaucoup plus efficace et transparente.

6- Optimisation des processus

L’ECM peut rationaliser les processus métier en :

• Éliminant les goulots d’étranglement
• Réduisant le stockage des données
• Diminuant considérablement les besoins en papier
• Éliminant différents types de correspondance
• Maintenant l’intégrité des informations
• Minimisant l’excédent de données à analyser

Bien évidemment, tout cela conduit à une productivité accrue.

Comment partagez-vous les organigrammes de processus dans votre entreprise ?

Même si vous n’utilisez pas déjà d’ECM, dans votre entreprise. Il existe des outils qui peuvent faciliter la recherche et le partage de contenus importants.

Le logiciel de modélisation, de documentation et d’automatisation de processus BPMN HEFLO dispose de deux moyens très pratiques pour gérer les informations dans votre entreprise.

Le premier moyen est le portail de collaboration, où vous pouvez partager les processus créés, pour aussi bien obtenir les approbations que les opinions des collaborateurs.

Et l’autre moyen est la bibliothèque de processus.

Voyez comment cela fonctionne dans cette vidéo :

Utilisez-vous un logiciel ECM ou BPM dans votre organisation ?

Comment l’ECM, Enterprise Content Management (Gestion de Contenu d’Entreprise) est-il réalisé dans votre entreprise ?

Avez-vous déjà un logiciel ECM ou un outil BPM ?

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