Suite Business Process Management : l’ensemble des outils BPM assemblés

Savez-vous ce qu’est une Suite Business Process Management (ou BPMS / suite BPM) ?

Lisez, tout d’abord, ci-dessous le commentaire d’un utilisateur et gardez en tête que toute ressemblance avec votre entreprise n’est pas une simple coïncidence.

« Dans notre entreprise, nous avons réalisé la cartographie des processus avec les logiciels de marché traditionnels.

La production de la documentation a été laborieuse : des jours, des semaines passés à produire la documentation pour, parfois même, se rendre compte qu’une partie est manquante. Pire encore, produite en fichiers Word, elle se révèle confuse.

Quant à l’automatisation des processus et à la mise à disposition des KPI, la création des systèmes et des programmes pour les mettre en place fut un travail colossal.

Un simple formulaire représentait le travail de programmeurs sur des dizaines d’heures.

Enfin, nous sommes entrés dans la phase de test. Des tests et encore des tests, des heures passées à corriger les « bugs » et autres défauts.

Je préfère oublier cette phase de cartographie des processus via des logiciels traditionnels. Nous en venions même à regretter le bon vieux système d’échange de mails.

Jusqu’au jour où j’ai entendu un acronyme magique : BPMS. ».

Dans cet article, je vais vous expliquer tous les concepts du BPMS ou suite BPM. Vous comprendrez que changer la gestion de votre entreprise n’est pas quelque chose d’impossible avec cette technologie.

Consultez également notre blog : Workflow et processus : comprendre les différences

Suite Business Process Management : les avantages du BPMS

Le travail conjoint de l’Homme et de la machine grâce à l’utilisation de diverses technologies permet d’optimiser stratégiquement le temps investi dans le flux d’informations d’une entreprise.

Une Suite Business Process Management permet la mise en place de cette optimisation stratégique.

Tout d’abord, pour créer une séquence d’événements efficace et logique dans une entreprise, vous avez besoin d’un système de gestion des processus métier appelé système BPM.

Ce logiciel, lorsqu’il réunit plusieurs outils et fonctionnalités inhérents au BPM, prend l’appellation de BPMS.

Un logiciel de type BPMS effectue l’analyse, la cartographie et la modélisation des processus, gère la documentation, fournit ses indicateurs en temps réel et automatise tous ces outils.

Il réunit tous les outils dont vous avez besoin dans votre entreprise !

En savoir plus : Les 10 raisons pour lesquelles il faut éviter le contrôle des tâches par e-mail

Les étapes de la gestion des processus métiers

Vous le savez déjà, mais gérer vos processus métiers grâce à une Suite Business Process Management (BPMS) vous facilitera grandement la tâche.

Étape 1 : Analyse

L’étude du processus doit se faire lorsqu’il est en cours d’exécution. Sa conception est réalisée à l’aide de la suite BPM, qui est en fait un ensemble de logiciels BPM spécifiques, une « suite » comme son nom l’indique.

Normes, manuels internes, rapports, etc, toutes les informations sur les processus sont collectées. Les activités et les tâches du processus sont répertoriées pour créer la première version des processus, appelée version « TO BE ».

Étape 2 : Refonte et modélisation

Avec le même logiciel, le nouveau processus est modélisé. Après la détection de goulots d’étranglement, des pertes, des retards et des autres points susceptible d’amélioration, le nouveau modèle de processus est créé.

C’est la version « TO BE » !

La Suite Business Process Management crée simultanément la documentation du processus comprenant toute la traçabilité de l’évolution de votre processus.

Étape 3 : Automatisation et exécution

Si vous pensez qu’il vous suffit de documenter les processus, ne vous lancez même pas dans ce projet. Vous risquez de gaspiller votre argent.

En effet, le projet BPM ne se termine pas avec la documentation mais uniquement lorsque vous effectuerez l’automatisation. Cette phase est le contrôle effectif du processus, c’est cette étape qui va lui donner vie.

Il faut percevoir la modélisation de votre processus comme la création d’un nouvel outil, celui-ci doit être testé.

Alors comment automatiser un processus une fois modélisé ?

La réponse est très simple et se trouve dans votre suite BPM ! Et oui, il a tout pour lui !

De manière traditionnelle, l’automatisation est faite avec le développement de systèmes, mais avec une BPMS tout devient très facile.

Sur la structure même du diagramme de processus, des commandes de glisser-déposer intuitives sont exécutées et l’automatisation est terminée, ce qui permet d’exécuter les processus.

Responsabilités, délais, formulaires, écarts et intégrations, sont des exemples de paramètres que vous allez utiliser lors de l’exécution.

Étape 4 : Surveillance

Il vous est maintenant nécessaire de déterminer si les améliorations apportées aux processus correspondent vraiment aux améliorations souhaitées

Des tableaux de bord vous présentant toutes les données utiles et à l’interprétation simple sont mis à votre disposition.

Graphiques, listes et compteurs de vitesse. Le directeur de votre entreprise ou même tout son personnel pourront suivre sur des écrans ces indicateurs.

Étape 5 : Optimisation

A partir des résultats obtenus, nous allons reprendre le diagramme de processus modélisé sur le BPMS et rechercher de nouvelles façons de continuer à nous améliorer.

Vous remarquerez que toutes les étapes effectuées jusqu’à présent utilisent le même outil de modélisation BPM.

À ce stade, il est important que votre système BPMS dispose de fonctionnalités de gestion des différentes versions de processus. De cette façon, il vous sera possible de faire évoluer vos processus sans perte de traçabilité et sans vous préoccuper de la transmission des demandes de maintenances et du suivi de leur traitement. Une évaluation aussi complète est impossible avec les systèmes traditionnels.

En suivant toutes ces étapes, il est facile de déployer une véritable amélioration continue de vos processus, ainsi qu’une gestion de ces derniers basée sur leurs résultats grâce à la mise en place des KPI ou indicateurs de processus.

Les caractéristiques que tous les logiciel BPMS doivent posséder

Si vous souhaitez obtenir les mêmes résultats dans votre entreprise, consultez ci-dessous la liste des caractéristiques essentielles à un logiciel BPMS :

1 – Une interface de conception de processus conviviale

Tout le monde dans votre entreprise devrait être capable de créer ses propres workflow. Cette capacité ne se limite pas aux programmateurs. C’est le BPM Low Code.

Voir aussi : Comment créer un diagramme de flux en 5 étapes simples

2 – La création simplifiée de diagrammes de processus

Un bon outil pour créer des diagrammes de processus devrait inclure de nombreux symboles BPMN parmi lesquels choisir, un modèle glisser-déposer et une mise en page propre et agréable.

3 – un déploiement Cloud

Un outil BPM présent sur le cloud coûte moins cher. Vous n’aurez pas à vous préoccuper de la maintenance. Un tel outil s’avère plus plus agile et plus sûr que le modèle sur serveur.

4 – Des rapports et tableaux de bord intégrés

Les meilleurs logiciels BPMS vous permettent de produire automatiquement des rapports personnalisables. Vous pourrez ainsi suivre n’importe quel élément, utilisateur ou tâche en un seul clic.

5 – Notifications en temps réel

Les notifications automatisées personnalisables permettent aux participants d’être alertés des nouvelles tâches et ainsi d’être informés en temps réel.

6 – Flexibilité dans la création de processus

Certains flux de processus peuvent être compliqués et nécessitent des formules, des étapes conditionnelles, des détails parallèles et des rapports détaillés.

Une bonne suite BPM a la capacité de représenter et d’automatiser facilement des flux compliqués.

7 – Capacité d’intégration

Une suite de Business Process Management doit pouvoir se connecter facilement aux plateformes et aux API afin de permettre des intégrations personnalisées, tel qu’à un site web avec architecture REST par exemple.

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