Comment créer un diagramme de flux en 5 étapes simples

Tracer un diagramme des flux vous semble un mystère ?

En fait, un diagramme a pour but de clarifier les processus, de montrer graphiquement comment fonctionne le flux des tâches, de visualiser la responsabilité de chacun et son importance dans le processus.

De nos jours, il est très facile de concevoir un diagramme de flux. Il existe plusieurs outils qui vous permettent de créer des comptes gratuits pour réaliser des diagrammes de flux. Dans cet exemple, nous allons utiliser le programme en ligne HEFLO pour vous présenter les 5 étapes nécessaires pour concevoir un diagramme de flux.

Tracer un diagramme de flux étape par étape

1 – Définir les responsabilités

Si vous envisagez d’apprendre à concevoir un diagramme pour mieux comprendre l’un de vos processus, la première étape consiste à identifier les rôles impliqués dans vos processus. Ils peuvent être symbolisés comme suit :

• Les piscines ou pools sont composées d’une ou plusieurs bandes et représentent un processus entier. Il n’y a habituellement qu’un seul pool dans un processus, mais plusieurs peuvent être inclus pour représenter la relation entre plusieurs processus.
• Les lignes d’eau, couloirs ou lanes représentent une équipe ou un rôle dans le processus tel que le gestionnaire des ressources humaines, le service du personnel, le centre d’assistance et autres. Évitez de mettre le nom de la personne qui exécute l’ensemble de tâches dans la ligne d’eau associée. Préférez des expression plus générales telles que “le responsable de la planification des tickets” ou encore “le manager”.

Voici un exemple de traçage des lignes d’eau pour un diagramme de flux de processus:

Vous avez maintenant défini au moins un pool et plusieurs couloirs. Pour apprendre comment créer un diagramme de flux, vous devez connaître les symboles de flux et leurs significations respectives.

2 – Ajouter un événement de début

L’événement de début indique comment un processus doit être démarré.

Dans la conception de votre diagramme de flux par exemple, vous pouvez indiquer que le processus est démarré manuellement par une personne, en recevant un courrier électronique, en l’intégrant à des systèmes d’information ou par une minuterie.

Dans la notation BPMN des processus, l’événement de début est indiqué par une ligne de délimitation simple. Dans HEFLO, il s’agit d’un code couleur, l’évènement de début sera de couleur verte.

Ci-dessous toutes les options disponibles dans HEFLO :

 

Pour notre exemple de diagramme de flux de processus, essayez d’inclure un événement de début manuel représenté par l’élément sans déclencheur (c’est à dire un élément sans icône) étiqueté « Début ».

Voici maintenant à quoi ressemble votre diagramme de flux :

 

Astuce: Vous pouvez inclure plusieurs événements de début dans votre processus. Il n’y a pas de restriction. Il est cependant recommandé de créer un diagramme de flux contenant un événement de début de type manuel.

3- Ajouter des tâches et des branchements

Après avoir appris comment insérer un événement de début, il est temps d’inclure des tâches et des branchements. Ces éléments déterminent la logique de votre processus.

Les tâches peuvent être humaines ou automatiques.

Si votre objectif est de modéliser un exemple de diagramme de flux simple, concentrez-vous sur les tâches humaines.

Voici un exemple :

 

Notez que l’événement de début a été connecté à la première tâche par un flux de séquence, qui est un connecteur d’élément de flux.

Comme pour les événement de début, BPMN vous propose plusieurs types de tâches pour créer le diagramme de flux de processus :

Les passerelles, qui séparent et combinent les flux, constituent un autre type d’élément important dans la conception des diagrammes de flux.

Le type le plus simple est la passerelle exclusive, qui indique seulement un chemin possible vers votre processus. Il existe plusieurs autres types de passerelles pour la conception de diagramme de flux.

Dans l’exemple ci-dessous, après la vérification des stocks, le processus peut suivre un (et un seul) de ces deux chemins : achat en raison d’un manque de matériel ou exécution de la demande le matériel étant disponible en stock.

Astuce: Essayez d’organiser les tâches et les passerelles ci-dessous en allant de la gauche vers la droite. Cela représentera une chronologie et facilitera la lecture du processus.

4 – Marquer la fin du processus

Il est maintenant temps d’indiquer dans le diagramme quand le processus est finalisé.

Comme dans les autres catégories d’éléments, il existe plusieurs types d’événements de fin :

 

Dans cet exercice, sélectionnez l’événement de fin portant l’étiquette « Fin », c’est lui que nous allons utiliser dans cet exemple de création de diagramme de flux de processus.

Vous pouvez ajouter plusieurs évènement de fin dans votre processus. La seule recommandation est d’avoir sur l’étiquette la situation finale générée. Par exemple, dans un processus de cessation d’emploi, une situation possible pourrait générer un événement de fin étiqueté « Fonction hors service ».

5 – Passez en revue votre diagramme de flux

Maintenant que vous avez indiqué dans votre diagramme le début et la fin, les points de branchements, les activités et les attentes, il est nécessaire de faire une revue simple du processus. Certains éléments du diagramme peuvent peut-être être facilement améliorés afin de correspondre de manière plus fidèle aux opérations.

La fonction d’automatisation de l’éditeur de processus d’HEFLO vous permets également d’effectuer une revue du processus en mode test.

HEFLO vous aide à tracer un diagramme des flux

Grâce à l’éditeur de processus HEFLO, vous pouvez apporter des modifications et même rendre le flux opérationnel.

Voici quelques exemples de diagramme de flux de processus disponibles dans la bibliothèque HEFLO :

• Utiliser et personalliser 15 exemples de diagramme de flux de processus prêts à l’emploi.
• Comprendre les étapes et l’importance d’un processus commercial
• Exemple de diagramme de flux de remboursement de frais de déplacements professionnels
• Diagramme de flux du processus d’achat d’une entreprise : le contrôle est essentiel.

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