Você sabe o que é BPMS?
Leia abaixo o relato de um usuário… qualquer semelhança com sua empresa não é mera coincidência.
“Em nossa empresa, fazíamos o mapeamento de processos com softwares tradicionais de mercado.
A documentação levada dias (para não dizer semanas ou nunca) para ser feita e ficava confusa, feita em arquivos Word.
Quanto a automatização dos processo e disponibilização de KPIs, nossa… que trabalho que deva criar os sistemas e programas para isso…
Um mero formulário precisava de alguns programadores e dúzias de horas para ser produzido.
E depois, testes e mais testes, sanar “bugs” e um monte de outras falhas.
Nem que quero me lembrar. No final das contas, era mais fácil trocar e-mails.
Até que um dia eu ouvi uma sigla mágica, com 4 letrinhas apenas: BPMS.”
Nesse post vou explicar todos os conceitos de um BPMS e você verá que mudar a gestão de uma empresa não é algo impossível com essa tecnologia.
Confira em nosso blog: Inovações em BPM: da melhoria contínua a inovação disruptiva
Business Process Management Suite: as vantagens do BPMS
Homem e máquina integrados com diversas tecnologias para que o tempo investido com o fluxo de informações de uma empresa seja estrategicamente otimizado.
Isso se deve ao Business Process Management Suite.
Para se criar a sequência eficaz e lógica de eventos em uma organização, é necessário um Sistema de Gestão de Processos de Negócios (Business Process Management BPM).
Esse software, quando reúne diversas ferramentas e funcionalidades inerentes ao BPM, é chamado de BPMS.
Faz a análise, o mapeamento e modelagem de processos, gera a documentação, disponibiliza seus indicadores em tempo real e ainda automatiza.
Tudo o que você precisa na sua empresa!
Saiba mais: Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails
Etapas do Gerenciamento de Processo de Negócios
Você já conhece isso, mas quando é feito com um Business Process Management Suite – BPMS, tudo fica mais fácil!
Etapa 1: Análise
Estuda-se o processo como ele está sendo executado e faz-se seu desenho com ajuda do software BPMS, que na verdade é um conjunto de softwares BPM específicos, uma “suite”, como diz o nome.
Normas, manuais internos, relatórios etc. Coletamos todas as informações sobre processos, atividades e tarefas e criamos a primeira versão dos processos, denominada “AS IS”.
Etapa 2: Redesenho e Modelagem
Com o mesmo software, faz-se a modelagem do novo processo. Depois de se detectarem gargalos, desperdícios, atrasos e outros pontos de melhoria, o novo modelo de processo é criado.
Surge então a modelagem “TO BE”!
Ah! E não vamos esquecer, o Business Process Management Suite já cria a documentação automaticamente com toda a rastreabilidade de evolução do seu processo.
Você já conhece a notação BPMN para modelagem?
Assista o vídeo da aula gratuita do curso de modelagem BPMN.
Etapa 3: Automação e execução
Se você acha que basta documentar os processos então nem comece o seu projeto. Não jogue seu dinheiro fora 🙁
O projeto BPM só termina quando você fazer a automatização, que é o controle efetivo do processo.
Esqueça o “ISO” e pense no “USO” da ferramenta de gestão!
Então… como fazer a automatização do processo, agora que foi modelado?
Muito fácil: o próprio software BPMS já tem tudo pronto para isso.
Na forma tradicional a automatização é feita com desenvolvimento de sistemas, mas com o BPMS tudo fica muito fácil.
Sobre a própria estrutura do diagrama de processos são executados comandos intuitivos, do tipo arrasta e solta, e a automatização rapidamente estará concluída, permitindo-se que se executem os processos.
Responsabilidades, prazos, formulários, desvios e integrações. Esses são exemplos de configurações que você realiza nesta etapa.
Etapa 4: Monitoramento
Dashboards fáceis de interpretar logo estarão fornecendo os dados necessário para se saber se as melhorias nos processos realmente estão trazendo as melhorias desejadas.
Gráficos, listagens e velocímetros. Imagine isso na tela do diretor ou em uma TV para que toda equipe acompanhe os indicadores!
Etapa 5: Otimização
Com base nos resultados alcançados, volta-se ao diagrama de processos modelado no BPMS e procuram-se novas maneira de continuar melhorando continuamente.
Tudo isso sem ter que mudar de ferramenta BPM uma única vez!
Nessa etapa é importante que o seu BPMS conte com recursos de versionamento de processos. Dessa forma, é possível evoluir seu processo sem perda de rastreabilidade e preocupação com a manutenção do legado de requisições e instâncias de processos, o que é impossível com desenvolvimento de sistemas tradicional.
Seguindo todas essas etapas fica fácil implantar a melhoria contínua de verdade, além da gestão por resultados e um gerenciamento de KPIs eficiente.
9 Recursos que toda BPMS deve ter
Se você quer atingir os mesmos resultados em sua empresa, confira estas 10 características que um bom Business Process Management Suite deve contar:
1- Interface de desenho de processos amigável para usuários
Não ficar preso a programadores, todos em sua organização devem ser capazes de criar seus próprios fluxos de trabalho, é o chamado Low Code BPM.
Veja também: As 10 perguntas para escolher um Low Code BPM para seu negócio
2- Criação simplificada de diagramas de processos
Uma boa ferramenta para criação de diagramas de processo deve incluir muitos símbolos BPMN para escolher, um modelo de arrastar e soltar e um layout limpo e agradável.
3- Implantação na nuvem
Uma ferramenta BPM em nuvem custa menos, não tem manutenção, é mais ágil e é mais segura do que a opção no modelo local (on premises).
4- Relatórios e dashboards integrados
As melhores BPMS contam com relatórios que você pode personalizar para rastrear qualquer item, usuário ou tarefa com um clique de seu mouse.
5- Notificações em tempo real
As notificações automatizadas customizáveis manterão os participantes na mesma página e alertarão sobre novas tarefas.
6- Flexibilidade na criação de processos
Alguns fluxos de processo podem ser complicados e exigem fórmulas, etapas condicionais, detalhes paralelos e relatórios detalhados.
Um bom BPMS conta com recursos para fazer essa representações e suas automatizações com bastante facilidade.
7- Capacidade de integração
Uma ferramenta BPM deve ter conexões fáceis para plataformas comuns e APIs para integrações personalizadas, em especial web services do tipo REST.
8- Investimentos que compensam o custo benefício
Escolha uma opção que a empresa possa pagar em um montante mensal, para obter preços mais baixos e um gasto coerente com o tamanho da organização.
O ideal são BPMS no modelo SaaS.
Agora que você já sabe tudo sobre Business Process Management Suite, confira um pouco do que estamos usufruindo em nossas empresa:
