Ejemplos reales de beneficios de la mejora de los procesos internos

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades llevadas a cabo por una persona o más a fin de lograr los objetivos de gestión. Para que una empresa sea productiva y rentable, sus procesos deben ser eficaces. El objetivo de la mejora de los procesos internos es mejorar continuamente la productividad de los procesos.

¿Qué significa decir que un proceso es eficaz? Podemos ver que un proceso ha sido objeto de un proyecto de mejora de los procesos internos cuando produce resultados positivos consistentemente. Imaginemos una empresa que vende lápices. Un proceso eficaz es aquel que siempre entrega los lápices de los colores correctos. Un lápiz negro para el cliente que pidió lápiz negro, un lápiz de color amarillo a quien pidió lápiz de color amarillo. También entrega los lápices a un costo mínimo, pues los produce con el uso inteligente de los recursos. Un proceso de calidad produce lápices que siempre funcionan.

 De esta manera, podemos ver que la mejora de los procesos internos es la mejor manera de producir procesos que funcionan y llevan a su negocio a un nivel mucho más alto de competitividad. Para ilustrar esto, he aquí algunos ejemplos y beneficios concretos que la mejora de procesos puede aportar, si se aplica correctamente.

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¿Cómo implementar la mejora de los procesos internos?

Con todos estos beneficios, es evidente que la implementación es necesaria. Para que esto suceda, siga los siguientes pasos:

• Identifique los procesos: ¿cuáles hay que mejorar? Localícelos y deles prioridad.
• Haga el mapeo de los procesos: entienda los procesos de forma completa, sus pasos, quién participa y sus objetivos.
• Modele los procesos: junte sus conocimientos y modele cómo deben ocurrir los procesos.
• Ejecute los procesos: ejecute el proceso de la nueva manera diariamente.
• Optimice los procesos: durante su ejecución, sin duda usted identificará lo que funcionó y lo que no funcionó. Mejórelo de nuevo y empiece otra vez.
• Automatice los procesos: con los procesos funcionando de la forma más eficaz, tórnelos automáticos.

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Ahora que usted entiende cómo la mejora de los procesos internos ayudará a su negocio, vea más sobre la mejora de procesos y empiece hoy mismo.

Más información sobre la mejora de los procesos de negocio

Para que usted pueda profundizarse más en este asunto, seleccionamos una serie de conceptos y ejemplos de procesos de negocio. Vea:

Definición de mejora de los procesos de negocios

Podemos definir la mejora de los procesos de negocio como consecuencia del refinamiento de estos procesos y su optimización, al comparar los resultados que se obtienen mediante el proceso con las metas y objetivos que se habían establecido para el mismo. Si están por debajo de lo esperado, el proceso debe ser analizado en busca de mejoras.

Podemos citar tres tipos de ejemplos de mejora de procesos, de manera genérica:

1. Mejora del rendimiento: busca la mejor manera de llevar a cabo el proceso, en relación con su eficiencia y eficacia.
2. Costo de actividades: con el fin de reducir los costos.
3. Relacionamiento con los clientes: por ser un momento crítico en cualquier proceso, siempre debe estar alineado con la estrategia corporativa y ser objeto de mejora continua.

Ejemplo de mejora de procesos de negocio

Para que nuestra explicación quede aún más clara, presentamos un ejemplo bien específico de mejora de procesos de negocio. Y para ello, nada más apropiado que usar como un ejemplo de procesos de negocio un diagrama de mejora de procesos. Vea el flujo de sus tareas.

La mejora de los procesos puede iniciarla cualquier miembro de la empresa, que la describe y la envía a un Analista de procesos, que verifica si su sugerencia es válida.

A partir de ese momento, otras dos instancias se convierten en parte del proceso: El Comité de Cambios y el Departamento de TI.

Al analizar la sugerencia, el Analista de Procesos tiene dos caminos a seguir: rechazar la mejora y justificar la razón al solicitante. O enviarlo al Comité de Cambios, que a su vez también decidirá si las ganancias con la mejora son muy buenas para el negocio y si deben continuar con el proceso o terminar allí.

En caso positivo, el Analista de Procesos recibe el aviso y luego envía una solicitud al departamento de TI para tomar todas las medidas necesarias para que la mejora se implemente de acuerdo a su análisis.

Por último, se pasa a controlar los cambios para ver si las mejoras alcanzan los objetivos estipulados o no.

Software de mejora de procesos de negocio

Todo este análisis, diseño y construcción de diagramas puede ser extremadamente agilizado con el uso de un buen software para mejorar los procesos de negocio.

El software HEFLO, por ejemplo, es una excelente herramienta de BPMN, con una interfaz amigable e intuitiva, basada en la nube. Con este software se puede crear diagramas haciendo clic, arrastrando y soltando elementos y después crea los documentos más fácilmente con los informes formateados en presentaciones con un aspecto muy profesional y organizado. ¡Y se puede acceder a todas esas facilidades desde cualquier lugar que usted se encuentre!

Para utilizar HEFLO sólo tiene que registrarse en la plataforma, es gratis, y comenzar a analizar, identificar problemas, definir el proceso futuro, automatizarlo y empezar a mejorarlo continuamente, todo eso con una interfaz visual que facilitará mucho su trabajo.

Vea algunos ejemplos de BPM listos para usar

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¡Y muchos otros! Y cada semana, usted puede descargar otro ejemplo de BPM gratuitamente en HEFLO.

Con HEFLO, además de diversos modelos de diagramas de procesos prontos, ¡usted podrá utilizar una impresionante herramienta de BPMN basada en la nube!

¿Cuándo se utiliza la mejora continua de procesos?

Como hemos dicho, la mejora continua de procesos es siempre importante. Pero hay un momento en el que se debe utilizar con mayor intensidad: en el relacionamiento con los clientes.

Es clásico citar ejemplos de mejora continua de los procesos de servicio de atención al cliente en las empresas telefónicas y de televisión por cable. Muchas veces, sus procesos de afiliación, facturación, programación, producción de contenidos, calidad de imagen, etc., son procesos bien definidos y optimizados. Sin embargo, el servicio al cliente no, ese es un ejemplo de proceso de mejora continua que este tipo de empresa está siempre intentando mejorar.