Système de gestion de Workflow : le moyen le plus simple de gérer votre entreprise

Le Workflow Management System, ou système de gestion de flux de travail, est un logiciel spécialisé sur la gestion du flux des tâches en processus d’affaires. Son objectif est de faire circuler l’information rapidement entre les collaborateurs et les systèmes, sans erreurs et instantanément. De plus, une base de données de performance et des indicateurs sur la performance du processus et de ses participants est créée.

De nombreux gestionnaires et entrepreneurs utilisent des systèmes de gestion de flux de travail pour analyser leurs processus, concevoir des diagrammes, détecter les opportunités d’amélioration et concevoir de nouveaux processus optimisés et plus efficaces.

Mais cela ne suffit pas !

Afin de surveiller et contrôler les processus, il est essentiel qu’un système de gestion de workflow permette également l’automatisation des flux de travail. C’est-à-dire : rendre le flux d’informations automatique et rendre les données disponibles et pour évaluer son efficience et son efficacité.

Avec ces données en place, le manager pourra améliorer son processus de prise de décision, évaluer les risques et prendre des mesures pour que les processus deviennent de plus en plus adaptés aux objectifs de l’entreprise, créant plus de valeur pour les clients finaux.

Dans cet article, vous verrez comment utiliser un système de gestion de flux de travail dans la pratique.

L’importance de l’automatisation lors de l’utilisation d’un système de gestion de flux de travail

La cartographie des processus est très importante.

Comprendre comment chacun contribue à la perception de valeur de ses clients est fondamental.

Mais sans l’automatisation, qui est la prochaine étape qu’un bon système de gestion de workflow peut procurer à votre entreprise, la cartographie ne pourra être accomplie.

La simple conception des processus ne le permet pas. Et c’est pourquoi si vous souhaitez profiter des avantages du système de gestion de flux de travail, vous devez opter pour un système de gestion de workflow qui vous permette d’ores et déjà d’automatiser les processus, sans changer d’interface.

Les systèmes basés sur le cloud – appelés cloud based workflows – sont les plus adaptés pour cela.

Pourquoi ?

Parce qu’ils sont accessibles à distance, souvent même par des appareils mobiles comme un smartphone.

Cela permet un travail d’équipe plus efficace et la participation de toutes les personnes impliquées dans le processus depuis l’analyste jusqu’aux utilisateurs et gestionnaires et cela dans les différentes étapes de ce travail : cartographier, améliorer et automatiser les processus.

Ensuite, nous vous montrerons comment automatiser les processus à l’aide d’un flux de travail basé sur le cloud. Ce logiciel, en plus de concevoir les processus, vous permet d’utiliser cette même interface pour qu’en quelques clics, vous puissiez configurer les automatisations.

Ce type de système de gestion de flux de travail est appelé Low Code BPM, car il est facile à utiliser et intuitif, suivant le schéma de glisser / déposer.

Ainsi, même ceux qui ne maîtrisent pas la programmation peuvent facilement automatiser les processus.

Voulez-vous d’abord apprendre à modéliser des flux de travail avec ce système de gestion de workflow ?

Consultez cet article de notre blog avec une illustration étape par étape : Comprendre étape par étape comment utiliser le logiciel de gestion de processus BPMN

Système de gestion de Workflow : dans la pratique

HEFLO est un système de gestion de flux de travail très agile et intuitif. Si vous avez l’intention d’automatiser un processus, cela signifie que vous le rendrez opérationnel.

De cette manière, toutes les personnes impliquées dans le processus auront une liste d’activités et tous les formulaires en ligne nécessaires à leur exécution.

Découvrez étape par étape comment utiliser ce système de flux de travail basé sur le cloud.

1- Recherchez un processus déjà modélisé

Comme nous l’avons dit, nous avons déjà montré comment faire cela dans un article précédent, ci-dessus mentionné.

Par conséquent, ouvrez un processus que vous avez déjà conçu et que vous trouverez dans la bibliothèque de processus.

Pour ce faire, inscrivez-vous sur le site et si vous préférez, choisissez-en un déjà prêt.

Voir un résumé des principales étapes de cette infographie :

2- Activer les fonctionnalités d’automatisation

Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme d’« outil » dans le coin supérieur droit de l’écran.

Un onglet « propriétés » va s’ouvrir, sélectionnez « on » dans « Processus exécutable ».

3- Configurer les responsabilités

Pour cela, des « piscines » et des « lignes d’eau » seront utilisées. Elles définiront quelles équipes ou personnes effectueront certaines tâches.

Sélectionnez l’une des lignes d’eau, celle-ci aura des bordures bleues. Cliquez ensuite sur le signe « + ».

Ensuite, utilisez le formulaire qui apparaît à l’écran pour définir « l’Acteur » et son « Type/Nature ». Dans ce cas, le type choisi était « Tout le monde ». Cela signifie que n’importe qui pourra utiliser cette ligne d’eau.

Faites de même pour les autres lignes d’eau du processus, en définissant le nom de « l’Acteur » et son « Type/Nature ».

Voyez dans l’exemple ci-dessous comment inscrire et inviter une personne spécifique, au lieu de laisser l’espace libre pour n’importe qui.

Après avoir cliqué sur le champ « Personne », un formulaire apparaîtra où vous remplirez le nom du poste occupé et l’e-mail de la personne pour lui envoyer une invitation. Cliquez ensuite sur confirmer.

4- Définir les formulaires

Sélectionnez une activité, cliquez sur l’icône de formulaire (en haut à gauche du rectangle d’activité) et faites-le glisser à côté de l’activité. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de tabulation.

L’éditeur de formulaire suivant apparaîtra :

Cliquez sur l’icône « plus » (+).

Une fenêtre apparaîtra où vous devrez cliquer sur « nouvelle propriété » afin que ces champs apparaissent et que vous puissiez les remplir avec les descriptions du formulaire.

Après confirmation, continuez à modifier les champs restants du formulaire.

À mesure que les champs sont créés dans la fenêtre « créer un formulaire », vous pourrez cliquer sur le formulaire et créer des attributs supplémentaires, comme par exemple définir ce qui est obligatoire.

5- Validation

Avant de terminer, vous pouvez vérifier si vos automatisations sont correctes et qu’elles fonctionnent convenablement.

Pour ce faire, cliquez simplement sur l’événement initiateur, faites un clic droit et lancer un nouvel élément de travail de test. Cette action vous permettra de vérifier l’état de l’automatisation de votre processus.

Avez-vous compris comment utiliser un système de gestion de flux de travail ?

Pour voir ce pas à pas complet, plus détaillé et présenté avec encore plus d’explications, regardez cette vidéo :

Utilisez-vous un système de gestion de flux de travail dans votre entreprise ?

Concevez-vous uniquement les processus ou les automatisez-vous également ?

Connaissiez-vous déjà les systèmes BPMS Low Code ? Qu’avez-vous pensé de l’aspect pratique de HEFLO ?

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