Les 7 fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation du workflow

Comment contrôlez-vous les tâches de votre équipe ? Il est fort probable que vous vous aidiez de mail ou de feuilles de calcul pour réaliser ce contrôle.

Ce ne sont pas les outils les plus appropriés.

Avez-vous déjà entendu parler de l’automatisation des processus à l’aide de logiciels de workflow?

Il s’agit d’un outil technologique offrant différents avantages à votre entreprise notamment un meilleur contrôle des tâches et la possibilité d’accéder aux données via des panneaux de gestion.

Cet outil vous permet d’atteindre des résultats optimaux et a également de nombreux autres atouts. Ce post vous propose de vous les présenter en détails.

Voir aussi : Attention aux changements ! Adoptez la conduite de changement agile.

Les 7 fonctionnalités nécessaires au logiciel d’automatisation de workflow

Pour effectuer un contrôle de l’efficacité et de l’efficience des processus, le logiciel d’automatisation du workflow possède certaines fonctionnalités minimales.

Découvrez les sept fonctionnalités les importantes pour un logiciel d’automatisation :

1- Utiliser une notation standard internationale

Il ne fait aucun doute que les logiciels d’automatisation du workflow doivent utiliser la notation BPMN. Cette notation reste la plus connue et la plus largement utilisée sur le marché.

Grâce à l’utilisation de la notation BPMN, toutes les personnes impliquées seront en mesure de communiquer facilement même dans le cas de nouveaux membres ou encore lors de présentations et d’explications aux clients. Les références à utiliser dans les diagrammes de processus seront comprises de tous.

Cela permettra à votre client d’obtenir facilement une meilleure perception de la valeur du produit ou du service fourni par votre organisation.

Vous trouverez ci dessous un exemple de modélisation BPMN :

HEFLO BPM - Cartographie BPMN 2.0

2- Créer facilement des règles et des intégrations

Le temps des plates-formes complexes et qui exigeaient la maîtrise des codes et de la programmation avancée par les utilisateurs est dépassé.

Le logiciel d’automatisation de workflow utilise ce qu’on appelle aujourd’hui le Low Code BPM. Ses interfaces intuitives vous permettent de glisser et déposer vos fichiers afin de configurer des règles et formulaires.

En outre, les logiciels de workflow doivent permettre des intégrations via des services web et des applications connectées telles que Zapier et IFTTT. Voici quelques exemples d’intégrations que doit rendre possible votre logiciel de workflow :

  • Remplir un formulaire dans TypeForm démarre un processus dans HEFLO.
  • Terminer une tâche dans HEFLO envoie un message à Slack.
  • Insérer une ligne dans une feuille de calcul Google Docs démarre un processus dans HEFLO.

Voici quelques exemples d’applications qu’il est possible d’intégrer à l’aide de Zapier:

 

 

3 – Accès à distance et partage en temps réel

La transformation numérique est une réalité qui a changé les habitudes de travail et la façon dont les entreprises gèrent leurs activités.

Aujourd’hui, que votre collaborateur soit en déplacement ou travaille à domicile, il est très courant de lui donner accès à des données et des outils de travail présents sur le cloud.

Les logiciels d’automatisation des workflows doivent par conséquent disposer de fonctionnalités mobiles permettant collaboration et contribution afin de pleinement tirer parti de cette transformation numérique.

De plus, une solution d’automatisation de processus présente sur le cloud facilite la collaboration entre les équipes. Elle permet de contrôler les processus en temps réel et de déclencher rapidement, le cas échéant, des actions et des corrections.

4 – Echéances et alertes

 

Votre logiciel d’automatisation des processus doit vous permettre de définir des délais dans votre workflow..

Il doit permettre la création de « déclencheurs » qui alertent le personnel et les gestionnaires de l’avancement de l’échéance afin de faciliter la collaboration et la priorisation.

Prenons l’exemple ci-dessous :

  • Pour une demande de déplacement, la réservation doit être faite dans un délai maximum de 4 heures.
  • Si pour cette même demande on atteint 50% de ce délai de 4 heures sans qu’aucune réservation ne soient réalisée, un courriel sera envoyé au coordonnateur responsable.
  • À l’épuisement de 70% du délai sans réservation, c’est l’escalade, la demande est automatiquement et directement réalisée auprès du coordinateur responsable.

Le logiciel d’automatisation de workflow aide donc les équipes au quotidien sur la problématique du respect des délais. Il offre également la possibilité d’enregistrer les délais respectés et non respectés, vous servant ainsi de la base de données pour le calcul des compensations financières ou encore, en interne, pour l’évaluation des équipes.

Un bon délai de réglage permettra également aux gestionnaires de déléguer, sans appréhension, davantage de tâches et de ne recevoir une alerte que dans des cas exceptionnels.

5- Sur votre ordinateur de bureau, smartphone ou tablette

Peu importe l’appareil. Votre logiciel d’automatisation doit fournir une interface à n’importe quelle taille d’écran. Cette fonctionnalité est appelée « capacité de réponse ».

De cette façon, l’équipe et les gestionnaires seront plus agiles. Ils seront en mesure d’effectuer leurs tâches en tout lieu et à tout moment.

Ci-dessous par exemple la manière dont HEFLO présente les mêmes informations respectivement dans une version bureau et une version mobile :

L’agilité est l’un des plus grands avantages du logiciel d’automatisation de workflow, mais cela ne s’arrête pas là.

6- Infrastructure Cloud

Le logiciel de workflow dans le cloud libère l’utilisateur de diverses tâches de maintenance informatique et d’infrastructure telles que la maintenance du serveur, l’acquisition et la maintenance de liens Internet coûteux, la sauvegarde de bases de données et de fichiers ou encore des coûts de personnel pour la gestion de l’environnement .

En effet, le coût d’acquisition traditionnel d’un logiciel de workflow n’est que la pointe de l’iceberg. La maintenance et le support représentent des coûts très élevés qui sont souvent négligés lors de l’acquisition.

Le cloud computing est venu changer ce scénario. Dorénavant les systèmes sont maintenus dans des centres de données atteignant des niveaux élevés en terme de disponibilité, de sécurité et de coût compétitif.

Dans le cloud, les coûts de maintenance sont répartis entre tous les clients et la valeur finale est une fraction du coût du modèle traditionnel.

Ci-dessous le graphique issu d’une étude sur le coût global de possession entre un « logiciel en tant que service » SaaS (cloud)  et un logiciel traditionnel installé sur un serveur :

 

Source: Software Advice

Vous souhaitez calculer le coût global de possession de votre logiciel ? Utilisez cette calculatrice en ligne : calculateur de coût global de possession.

Soyez tout de même attentif. Ce n’est pas un long fleuve tranquille.

Ne vous laissez pas rassurer par un vendeur qui vous indique que tout est dans le cloud. Ce n’est pas suffisant.

N’hésitez pas à lui poser les questions suivantes :

  • Quel est le fournisseur gérant le centre d’hébergement des données utilisé ?
  • Dans quels pays l’application et la base de données sont-elles hébergées ?
  • Comment fonctionne la sauvegarde ?
  • Y a-t-il une réplication des données ?
  • Quelles entreprises utilisnet ce même data center?

Chez HEFLO, nous examinons avec attention les détails du fonctionnement de notre architecture. Vous trouverez la description sur la page Infrastructure. Nous vous invitons à y jeter un coup d’oeil.

Votre organisation a-t-elle adoptée une technologie informatique dématérialisée “cloud” ?

 

7- Automatisation et gestion de votre entreprise

En plus de permettre un meilleur contrôle des activités du processus, l’automatisation du workflow facilitera la gestion, en éliminant en grande partie le flux d’e-mails et l’utilisation de feuilles de calcul.

Enfin, il sera possible d’analyser les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel permettant une prise de décisions plus agile et efficace grâce à l’utilisation de panneaux de contrôle.

Vous connaissez maintenant les fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation du workflow. Que pensez-vous ? Il y a-t-il pour vous d’autres fonctionnalités essentielles à ces logiciels de workflow?

Laissez un commentaire et partagez vos connaissances avec nos lecteurs.

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