Comprendre étape par étape comment utiliser le logiciel de gestion de processus BPMN

De la documentation qui s’empile, des feuilles de calcul obsolètes comprenant des données en doublon et, dans la pratique, difficiles à compléter, tout cela communiqué par des emails qui s’accumulent dans la boîte de réception de chacun des collaborateurs impliqués. Par ailleurs, également, des retards, des ajustements, des délais manqués, des collaborateurs quelque peu découragés, des clients mécontents et par conséquent des responsables furieux…

Si cette image chaotique vous semble familière, il est temps d’appuyer sur le frein et d’abandonner la gestion informelle de votre entreprise pour adopter un logiciel de gestion des processus.

Gardez votre calme !

Optez simplement pour l’utilisation d’un outil workflow en ligne et collaboratif de qualité qui vous permettra de partager des informations en temps réel et de compter sur un accès à distance. Choisissez un système de gestion de processus qui vous permettra de concevoir, de modéliser et de documenter des processus à l’aide de tutoriels et d’une bibliothèque de modèles de flux de processus prêts à l’emploi. En résumé, apprenez à connaître HEFLO !

Utilisez, étape par étape, notre logiciel de gestion de processus BPMN accessible en ligne

ÉTAPE 1 – La modélisation « AS IS »

La première étape de l’utilisation d’un bon logiciel de cartographie des processus est l’analyse des flux de tâches actuels, c’est-à-dire, avant toute modélisation, l’analyse du déroulement des tâches tel qu’il est mis en place (« AS IS »).

Il vous est donc nécessaire de comprendre vos flux de tâches. Pour cela, organisez des entretiens avec les collaborateurs impliqués dans les processus. Observez également le processus en cours d’exécution et collectez tous les documents ou artefacts utilisés, tels que les feuilles de calcul, les checklists, les calendriers, les instructions données, etc.

Vous devez ensuite procéder à la conception du processus sur un diagramme, de préférence en utilisant la notation BPMN.

Avant de pouvoir voir, étape par étape, comment utiliser un logiciel de gestion de processus pouvant répondre à vos besoins, prenez le temps de comprendre quels sont les symboles importants qui seront par la suite utilisés dans le tutoriel :

[infographie]

Voici maintenant comment procéder à la modélisation BPMN d’un processus avec HEFLO.

Avant tout commencez par vous inscrire gratuitement sur notre plateforme en utilisant le lien suivant : Créer mon compte.

Puis, suivez pas à pas ces étapes :

1 – Démarrer un nouveau processus en cliquant sur l’option « Créer un nouveau processus » sur la page d’accueil HEFLO.

2 – Cette boîte de dialogue apparaîtra. Entrez ensuite le nom du processus et cliquez sur « OK ».


3 – Définissez les collaborateurs impliqués en créant des piscines dans le processus. Cliquez sur « piscine » et maintenez le bouton de la souris enfoncé.

4 – Puis faites glisser le bouton à l’écran.

5 – Vous obtiendrez ce résultat :

6 – Si vous voulez créer une autre ligne d’eau, cliquez sur « ligne d’eau » et faites-la glisser vers la piscine ou faites un clic droit, « Ajouter une ligne d’eau ». Les lignes d’eau définissent les responsabilités.

7 – Définir un événement de début de processus en faisant passer le curseur sur l’icône « début »

8 – Cliquez ensuite sur l’événement de début choisi, maintenez enfoncé et faites glisser sur l’écran jusqu’au diagramme.

Il y a ensuite deux façons d’ajouter une tâche. Vous pouvez utiliser la barre latérale et faire glisser la tâche choisie pour le diagramme.

10 – Vous pouvez également cliquer sur l’icône du dossier d’événement et « tirer » une tâche.

11 – De cette manière, le flux de séquence reliant les tâches sera également créé.

12 – Ensuite, il vous faut nommer la tâche. Cliquez sur l’étiquette, tapez le nom souhaité, puis cliquez en dehors de la tâche. Une astuce : le nom de votre tâche doit contenir un verbe et un nom.

13 – Pour changer le type de tâche, cliquez sur l’icône représentée par 2 petites flèches et définissez le type de tâche souhaité. Notez qu’il existe d’autres moyens pour changer le type de tâche.

14 – Pour ajouter un événement intermédiaire à la tâche, cliquez sur l’icône représentant deux maillons d’une chaine, et choisissez l’événement souhaité.

15 – Pour ajouter une déviation (aussi appelé une « passerelle »), cliquez d’abord sur l’icône en forme de losange.

16 – Faites ensuite glisser le curseur jusqu’à l’emplacement souhaité et ajoutez les alternatives de flux.

17 – L’une des alternatives, comme indiqué dans l’exemple ci-dessus, peut être la fin du processus. Pour créer cet événement de fin de processus, cliquez sur le cercle rouge avec la souris et faites-le glisser à l’emplacement souhaité. Les deux images ci-dessous vous présente cette étape. 

18 – Pour étiqueter chaque flux de déviation (ou tout autre flux), sélectionnez le flux et inscrivez sur les lettres « Abc » le nom d’étiquette souhaitée.

Vous voyez, cette interface est très agile et intuitive, il vous suffit d’utiliser le curseur pour tirer et relâcher. Si vous voulez comprendre chacune des étapes dans le détail, suivez cette démonstration présentée lors d’un cours de modélisation BPMN chez HEFLO :

ÉTAPE 2 – Recherche d’opportunités d’amélioration

Maintenant que vous disposez d’un diagramme de processus définissant clairement ce qui se produit lors du déroulement de l’un de vos processus, il vous est beaucoup plus facile d’identifier les goulots d’étranglement, les doublons, les contrôles informels, les retards et le gaspillage et, par conséquent, les possibilités d’amélioration.

Cette vision d’ensemble de vos processus et de leurs points faibles leur apporte non seulement de l’efficacité et de la productivité, mais vous permettra également de réduire les coûts et d’améliorer le contrôle de la qualité.

ÉTAPE 3 – Modélisation « TO BE »

Une fois que vous avez identifié les possibilités d’amélioration, vous pouvez utiliser ce diagramme représentant vos flux de processus tels que mis en place (« AS IS ») créés avec l’outil BPMN de gestion des processus, l’enregistrez pour ne pas perdre cette modélisation, et en dupliquer une nouvelle version prenant en compte tous les déviations des flux, les nouvelles tâches, événements et éléments qui feront partie du processus optimisé et amélioré.

On appelle couramment cette modélisation et le nouveau processus créé « TO BE ». Reprenez maintenant les instructions dispensées lors de la modélisation du processus « AS IS » pour modéliser le nouveau processus.

ÉTAPE 4 – Automatisation

Résumons. Vous savez déjà comment rendre votre processus plus efficace. Mais comment vos collaborateurs et vos équipes vont-ils pouvoir communiquer lorsqu’ils se transmettent une tâche ? 

Comment peuvent-ils savoir exactement ce qu’il est attendu d’eux ?

Plus important encore : comment allez-vous collecter les données de performance pour voir si le processus se déroule correctement ?

Il est pour cela fondamental de disposer d’un outil de modélisation des processus automatisé.

Voici une vidéo vous expliquant étape par étape la façon de procéder :

ÉTAPE 5 – Test

Cette phase qui suit l’automatisation a pour but de contrôler et suivre de près l’automatisation pour vérifier si le processus automatisé fonctionne et se déroule réellement comme prévu.

Si c’est le cas, vous pouvez dorénavant envisager d’utiliser l’automatisation à grande échelle afin que toute votre entreprise puisse en bénéficier.

ÉTAPE 6 – Surveillance et amélioration continue

Ce n’est que si vous automatisez des processus et avez accès à des indicateurs de performance que vous pourrez mettre en place l’amélioration continue des processus.

Concevoir les processus peut être très utile, mais sans contrôle des données collectées et d’analyse des KPI, il est impossible de savoir si les processus sont efficaces et apportent la valeur souhaitée par vos clients.

Et c’est uniquement à partir de ces informations que vous pourrez découvrir de nouvelles possibilités d’amélioration et constamment optimiser vos processus afin de répondre de manière la plus adéquate à vos clients.

N’oubliez pas la documentation !

Nous abordons le sujet de la documentation à la fin de cet article, car celle-ci doit être réalisée lors de la modélisation AS IS et de la modélisation TO BE, ainsi que pour chaque nouvelle amélioration créée pour le processus.

Voyez, il est facile de réaliser toutes ces étapes de modélisation de processus avec HEFLO. Cette vidéo peut également vous y aider : 

Bon, maintenant que vous avez découvert un logiciel de gestion de processus riche en fonctionnalités, pourquoi ne vous ne nous donneriez pas votre avis sur son utilisation ?

Vous utilisez déjà la modélisation et l’automatisation des processus dans votre entreprise ? Quels en sont les résultats ? 

Laissez nous un commentaire pour partager une partie de votre expérience BPM avec nous !

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