Exemple réel de cartographie des processus dans une maison d’édition

Ciranda Cultural est un éditeur brésilien connu évoluant sur le marché depuis environ 18 ans.

Ses publications sont destinées aux enfants et aux jeunes. Ciranda Cultural a pour objectif de rendre la culture accessible à tous par la lecture. Cette entreprise est convaincue que les livres ont le pouvoir d’enseigner, de divertir et de partager des aventures, des rêves et des émotions.

Pour consacrer sa vision, la société et ses collaborateurs travaillent minutieusement sur chacun des livres publiés, toujours dans le respect de valeurs telles que, entre autres, le respect de la vie, le travail d’équipe, l’excellence en matière de production, le partage d’idées et d’émotions, l’innovation, la transparence et la responsabilité sociale et environnementale.

L’une des prérogatives de Ciranda Cultural est de travailler chaque jour pour devenir le meilleur éditeur de livres pour enfants au Brésil. Pour réaliser cet objectif, et parmi bien d’autres initiatives, l’entreprise a décidé de mettre en œuvre dans son activité la cartographie des processus métiers.

Aujourd’hui, un an seulement après le début de ce projet, Ciranda Cultural perçoit déjà certains avantages commerciaux réels apportés par l’adoption d’un logiciel de cartographie des processus métiers.

Comment faire une cartographie des processus métiers? Exemple!

Il y a environ un an, Rebeca Larissa Silva, analyste des processus chez Ciranda Cultural, s’est vue confier un défi : cartographier les processus de l’entreprise.

Jusqu’à présent, la maison d’édition n’avait aucun processus formalisé ou documenté. Le travail confié à son analyste était d’une importance considérable. 

Reprenons ensemble les principales étapes franchies par Ciranda Cultural lors de ce long processus de mise en place d’un outil de cartographie des processus métiers.

Le choix de l’outil idéal

Rebeca nous a confié avoir déjà travaillé auparavant sur la cartographie de processus en utilisant certains logiciels disponibles sur le marché dont tout d’abord le fameux logiciel Visio. 

Son retour sur l’utilisation de cet outil n’est pas très positif : elle considère en effet que l’utilisation de cet outil s’est avérée difficile pour cartographier les processus métiers de l’entreprise, et son interface peu attrayante, aboutissant à une utilisation souvent mal comprise par les autres collaborateurs moins familiarisés avec le BPM et l’analyse des processus métiers.

Aris est un autre outil dont Rebeca a fait l’usage et qu’elle considère comme étant plus intéressant, et disposant d’une interface plus élaborée.

Cependant, Rebeca met en évidence un problème avec ce logiciel : il n’est pas accessible dans le cloud et doit être installé sur l’ordinateur. L’accès aux diagrammes de processus est donc moins facile et constitue un frein au travail collaboratif et donc au déploiement de cette solution.

N’ayant pas été pleinement satisfaite par ces logiciels de cartographie des processus métiers, Rebeca souhaitait, en premier lieu, identifier un outil de cartographie de processus répondant à ses besoins d’utilisation, c’est-à-dire un outil intuitif et collaboratif.

Après une recherche sur internet, Rebeca a découvert HEFLO. Elle a très rapidement été séduite par sa facilité d’utilisation et il s’est même avéré que la version gratuite répondait à ses besoins.

L’évaluation du logiciel développé par HEFLO

Collaboratif et intuitif, HEFLO est facile d’accès, disponible 24/7/365 dans le cloud.

Il suffit simplement de se connecter sur le site, et de s’identifier pour accéder à l’interface de modélisation des processus métiers. L’usage quotidien de ce logiciel est donc plus facile et plus simple.

Dans le cas particulier de Ciranda Cultural, pendant une certaine période, le siège de l’entreprise n’était pas localisé à la même adresse que son secteur logistique. Ainsi, grâce à la connexion via un simple accès Internet, Rebeca pouvait accéder à ses flux de travail à partir de n’importe quel ordinateur de l’entreprise, voir même, si nécessaire, de chez elle.

Il est vrai que cartographier les processus de maisons d’édition ou de tout autre entreprise n’est pas si simple. De nombreux symboles doivent être appréhendés, comme les événements, les tâches, les passerelles et bien d’autres.

Cependant, grâce à l’interface intuitive de HEFLO qui définit clairement pour ses utilisateurs les piscines et les lignes d’eau et différencie par un jeu de couleurs le rôle des différents symboles, il était beaucoup plus facile d’expliquer aux autres collaborateurs comment le nouveau processus optimisé allait se dérouler.

Cette simplicité a entraîné une grande adhésion au projet de cartographie des processus mené par Rebeca. Les employés de Ciranda Cultural ont en effet rapidement perçu de manière claire les différents processus conçus et leurs améliorations potentielles. 

Ainsi, les collaborateurs ont compris quelles tâches devaient être finalisées avant d’en démarrer d’autres, quelles étaient les dépendances. Ils ont appris à mieux cerner l’origine des requêtes ou encore quel événement avait initié un processus et quel événement l’avait achevé.

Selon Rebeca :

« Les employés aiment visualiser dans la pratique comment le processus va être mis en place. Il leur est plus facile de comprendre le processus quand il est dessiné avec des couleurs et des formes ».

Rebeca met également en évidence la possibilité de commenter le processus et de partager des informations. En permettant aux autres utilisateurs de voir, commenter et contribuer de manière collaborative à la cartographie des processus métiers de l’entreprise, cette dernière a été menée de manière beaucoup plus rapide et efficace que s’il avait fallu réaliser des réunions en présence.

Avantages obtenus avec la cartographie des processus métiers chez un éditeur

Aujourd’hui, Ciranda Cultural cartographie déjà toute la partie logistique de son activité.

Cette cartographie bénéficie à toute la chaîne logistique, de la personne en charge de la réception du livre au directeur de l’entreprise qui approuve en amont les opérations. Tous les collaborateurs ayant besoin de connaître les processus ont simplement un accès à l’outil.

Parmi les principaux avantages de la conception des processus dont bénéficie Ciranda Cultural, on peut citer :

  • La cartographie des processus facilitée par le partage en ligne
  • L’amélioration visible des processus logistiques
  • La baisse significative du taux d’erreurs de réception des livres
  • La documentation des processus fournie par l’outil

Enfin, Rebeca se dit très satisfaite de l’utilisation de HEFLO comme logiciel de cartographie des processus au sein de la maison d’édition, ainsi que du service client et support offerts par les équipes de HEFLO.

HEFLO est un outil très complet. En premier lieu, la possibilité de partager les diagrammes de processus facilite grandement la cartographie, car les personnes impliquées peuvent émettre des avis sans avoir besoin d’organiser une réunion en interne. De plus, lors de la visualisation des diagrammes, les collaborateurs ayant un accès comprennent parfaitement le déroulement du processus et exécutent, par conséquent, les procédures et les tâches en commettant moins d’erreurs. Enfin, je voudrais féliciter le service client d’HEFLO toujours attentif et d’une grande utilité. Rebeca Silva

Vous souhaitez mieux comprendre le fonctionnement de cet outil de modélisation de processus gratuit et basé dans le cloud ?

Regarder ce tutoriel, parmi tant d’autres disponibles sur notre chaîne Youtube.

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