SIPOC : méthodologie de modélisation des processus dans les moindres détails

La modélisation des processus métier peut être un véritable défi.

Rassembler toutes les informations nécessaires, comprendre quelles sont les entrées et les sorties du processus, quand il commence, quels sont les événements finaux, la séquence des tâches, les responsables pour chacune d’entre elles, définir les clients du processus… tout cela s’avère être une activité très complexe et laborieuse.

Ceux qui ont un bon bagage dans la modélisation de processus savent exactement de quoi nous parlons !

Et comme si cela ne suffisait pas, en plus de devoir définir tous ces détails, il faut encore former l’ensemble de l’équipe, faire des réunions, échanger des idées et des commentaires…

Si à chaque fois que vous modélisez un processus, vous avez la sensation qu’un dur labeur vous attend, sachez qu’il existe une méthodologie très pratique et intuitive pour le faire : la méthode SIPOC.

Vous en avez déjà entendu parler ?

Dans cet article, vous allez connaître les moindres détails de ce qu’est la méthode SIPOC, comment l’élaborer et comment faire une cartographie des processus SIPOC, et bien d’autres détails.

Voyons ensemble le reste de l’article !

Lisez également notre article : 7 astuces de modélisation des processus métier pour les nuls.

Qu’est-ce que le SIPOC ?

La méthode SIPOC est un outil visuel utilisé pour documenter un processus métier du début à la fin.

Utiliser SIPOC, c’est un moyen pratique et intuitif d’obtenir une vue d’ensemble claire des principales étapes du processus et des autres points importants qui le composent, tels que sa portée, les points de départ et d’arrivée et ses activités.

En utilisant correctement la méthode SIPOC, vous pouvez rapidement comprendre les entrées, les sorties, les clients et les fournisseurs du processus dans son ensemble.

En outre, comme il s’agit d’un modèle facile à comprendre qui résume beaucoup d’informations de manière simple, la méthode SIPOC aide à communiquer à l’équipe et aux autres utilisateurs toutes les informations pertinentes d’un processus.

En raison de toutes ces caractéristiques, la cartographie des processus avec la méthode SIPOC est largement utilisée, ce qui s’avère être un excellent outil pour les consultants et les analystes en BPM.

Voici une définition « officielle », basée sur le Business Process Management Guide – ABPMP BPM CBOK V3.0. Elle vous aidera à comprendre pleinement ce qu’est le SIPOC : 

« SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) est une technique qui décrit la séquence « Fournisseur-Entrée-Processus-Sortie-Client » utilisée pour vérifier que les entrées du processus correspondent aux sorties des processus précédents, et si les sorties du processus correspondent aux entrées attendues par les processus suivants ».

Lisez également notre article de blog : 11 étapes pour apprendre à réaliser une cartographie des processus métier.

SIPOC : définition

L’acronyme SIPOC vient des mots anglais : suppliers, inputs, process, outputs et customers.

En français, la signification du SIPOC serait : fournisseurs, entrées, processus, sorties et clients.

Pour comprendre encore mieux, examinons la signification de chacun de ces mots au sein d’un processus :

• Sorties du processus (outputs) : les sorties sont les résultats d’un processus, ce qu’un client s’attend à recevoir. Par exemple : un produit, un e-mail ou un formulaire rempli.
• Clients du processus (customers) : comme nous l’avons montré ci-dessus, les sorties d’un processus doivent être livrées à quelqu’un. Il peut s’agir de personnes, de départements, d’un autre processus de l’organisation, d’un organe de contrôle, d’autres entreprises ou de clients externes à l’entreprise.
• Entrées du processus (inputs) : ce sont les éléments nécessaires pour que le processus se déroule. Pour qu’un rapport soit créé, il faut que des informations soient reçues, par exemple en remplissant un formulaire. Les entrées de processus peuvent être des données, du matériel, des ressources, des employés, parmi bien d’autres possibilités.
• Fournisseurs du processus (suppliers) : toutes les entrées ont une source. Quelles sont-elles ? Il peut s’agir de personnes, de départements, d’entreprises ou d’autres processus.
• Le processus (process) : il s’agit du flux des tâches qui sont cartographiées. Avec la méthode SIPOC, chaque étape du processus sera indiquée et un nom doit être donné au processus. L’astuce est que le nom d’un processus soit composé de deux parties : un verbe à l’infinitif plus un complément qui le qualifie, par exemple : “Expédier les marchandises”.

Outre les cinq lettres qui forment l’acronyme SIPOC, il est bon de rappeler qu’au sein des processus, il faut définir le début, la fin et les étapes qui se déroulent pendant l’exécution du processus.

Vous trouverez d’autres conseils sur la cartographie des processus sur notre blog : Définition et 5 exemples de cartographie des processus.

Sigma et SIPOC

Vous connaissez le 6 Sigma ?

6 Sigma ou Six Sigma, selon le Guide de gestion des processus métier – ABPMP BPM CBOK V3.0, c’est une :

« Approche visant à améliorer les performances des entreprises en réduisant ou en limitant les variations du processus et de ses résultats. L’objectif est de parvenir à une variation statistique de six écarts types de variation dans les limites définies par les spécifications du client. Depuis son introduction au milieu des années 1980, Six Sigma est devenu une approche reconnue pour l’amélioration et la stabilisation des processus afin d’obtenir des résultats prévisibles et reproductibles ».

La relation entre 6 Sigma et SIPOC se retrouve dans la méthodologie DMAIC, un des outils utilisés dans cette méthodologie de gestion d’entreprise.

L’outil DMAIC consiste en une méthode de résolution de problèmes en 5 phases, selon les lettres de l’acronyme :

1. Définir les objectifs d’amélioration des processus (Define). Ceux-ci doivent être alignés sur la demande des clients et sur la stratégie commerciale.
2. Mesurer les aspects clés du processus (Measure), en plus de la collecte de données pertinentes.
3. Analyser les données (Analyse). L’objectif de cette phase est de trouver des relations de cause à effet.
4. Améliorer les processus (Improve). Pour ce faire, des techniques d’analyse des données doivent être utilisées.
5. Contrôler les écarts par rapport aux objectifs (Control), puis corriger ces écarts avant qu’ils n’entraînent des défauts. Pour ce faire, vous devez définir des mécanismes de contrôle et également surveiller le processus en continu.

La phase « Définir » de 6 Sigma utilise la méthode SIPOC, devenant ainsi un outil important de cette méthodologie d’amélioration des processus.

Pour plus d’informations : Outils Lean : les 7 techniques “oubliées”

Conseils pratiques pour mettre en place la méthode SIPOC :

L’objectif de la méthode SIPOC est de répondre à 6 questions.

Les 6 questions de la méthode SIPOC :

1. Qui fournit des contributions au processus ?
2. Quelles sont les activités impliquées dans le processus qui visent à transformer les entrées en sorties ?
3. Quels sont les principaux apports nécessaires pour obtenir les résultats escomptés ?
4. Qui sont les véritables clients du processus ?
5. Quelles sont les spécifications définies dans les entrées ?
6. Quels sont les sorties attendues du processus ?

La meilleure façon d’élaborer un SIPOC est de s’y prendre en groupe, par le biais d’une session de brainstorming. De cette manière, il sera possible d’avoir une vision plus large du processus et de compter sur plusieurs points de vue.

Il est donc essentiel de disposer d’un template de diagramme SIPOC de grande taille à remplir collectivement.

Autre point important : réunir un groupe multidisciplinaire qui soit en contact direct avec le processus, afin d’avoir des contributions variées et d’enrichir la cartographie des processus SIPOC.

Avant de commencer, il est important de présenter aux participants un bref aperçu du processus SIPOC, de son objectif, des outils utilisés et du modèle SIPOC.

Ensuite, il est temps d’identifier chacune des composantes et de remplir chaque espace de votre SIPOC. C’est parti ?

Conseils pour créer votre diagramme SIPOC

[pendant que vous lisez les étapes d’un SIPOC réussi, ayez ce modèle de diagramme SIPOC en vue, pour mieux comprendre chacune des phases]

• La première étape consiste à définir la nature du processus et à déterminer où il commence et où il se termine. Il sera rempli dans la colonne P (Process-Processus) du diagramme SIPOC.
• Dans la première case de cette colonne, le début du processus, et dans la dernière, la fin.
• N’oubliez pas que vous devez également définir les activités nécessaires pour convertir vos apports en résultats.
• Normalement, au moins 5 étapes sont remplies dans la colonne P.
• Ensuite, identifiez les sorties pour chaque étape du processus. Pour ce faire, vous devez remplir la colonne O (Outputs-Sorties).
• N’oubliez pas que les sorties du processus n’incluent pas seulement le produit ou le service que vous fournissez. Ils peuvent également inclure l’approbation de documents, de données, de décisions et de tout ce que vous pouvez imaginer qui résulte d’un processus.
• Si vous avez de nombreuses sorties, concentrez-vous uniquement sur celles qui posent problème, celles qui sont les plus importantes pour le processus.
• Il est temps de définir les clients. Ce sont les destinataires finaux de chaque sortie de votre processus. Par conséquent, pour chaque sortie, vous devez marquer au moins un client correspondant dans la colonne C (Customers-Clients).
• Notez qu’il ne peut y avoir de sortie sans client et vice versa.
• Vous pouvez également ajouter dans la colonne C les exigences attendues pour que chaque sortie soit considérée comme appropriée et conforme au processus.
• Ensuite, identifiez les entrées pour chaque étape du processus. Pour ce faire, remplissez la colonne I (Inputs-Entrées).
• Les entrées peuvent être des matériels, des personnes, des machines et des équipements, des systèmes informatiques, des informations ou tout ce qui est nécessaire au bon déroulement du processus.
• Il est important que l’équipe fasse tout son possible pour n’oublier aucune entrée dans le processus.
• Enfin, indiquez qui a fourni les entrées pour le processus. Identifiez les entrées et leurs fournisseurs dans la colonne S (Suppliers-Fournisseurs). De cette façon, il sera plus facile de comprendre quel fournisseur dépendra de chaque entrée dans le processus.

Ce tutotiel vous a-t-il permis de comprendre comment se servir de la méthode SIPOC ?

Si vous avez encore des questions, regardez cette vidéo intéressante qui explique rapidement et de façon simple comment réaliser un diagramme SIPOC :

À lire également : Comment créer un diagramme de flux en 5 étapes simples.

Exemple de méthode SIPOC

Pour que cela soit encore plus clair, nous avons développé cet exemple de SIPOC, comme un modèle à suivre.

Tous les champs sont remplis, avec des exemples d’entrées, de sorties, de processus, de fournisseurs et de clients.

EXEMPLE DE TABLEAU

Cliquez ici pour télécharger l’exemple de tableau SIPOC.

Avez-vous aimé ce modèle de méthode SIPOC ? Consultez-le au besoin, lorsque vous modélisez un processus.

Au fait, vous avez remarqué l’importance de définir clairement les clients du processus lorsque vous appliquez la méthode SIPOC ?