Concevoir votre diagramme d’amélioration continue des processus

De nos jours une organisation ne doit pas considérée la mise en place d’amélioration continue des processus dans sa structure comme un simple avantage sur ses concurrents : c’est une nécessité.

Il n’est plus possible de rivaliser sans perpétuellement améliorer et perfectionner le flux de création de valeur de votre entreprise.

La productivité est le maître mot. Son rôle est primordial dans la recherche de rentabilité et de compétitivité. La productivité permet également de répondre aux attentes des clients et de fournir la valeur attendue par ces derniers dans vos produits et services.

Afin de vous aider à appréhender clairement cette notion, voici une définition de l’amélioration continue des processus :

L’amélioration continue des processus consiste à analyser le processus et à déterminer quelles activités peuvent être améliorées. L’objectif est de trouver, entre autres problèmes, les retards, les inefficacités, les goulots d’étranglement et les pertes occasionnées dans la chaîne de valeur afin de les éliminer par la mise en place d’un processus amélioré, plus efficace et qui offre plus de valeur aux clients.

Dit de cette manière, cela ne semble pas si complexe.

Mais comment promouvoir efficacement l’amélioration continue des processus dans votre entreprise ?

Vous pouvez utiliser un flux de processus pré-conçu qui définit une méthode d’amélioration continue des processus à mettre en place dans votre entreprise. Il ne vous reste ainsi plus qu’à l’implémenter dans votre organisation et à le gérer étape par étape.

Ce diagramme d’amélioration des processus est téléchargeable gratuitement sur HEFLO. Vous pourrez l’utiliser, le personnaliser, ainsi que l’éditer et le partager.

Les flux d’amélioration continue des processus

Si connaître la définition de l’amélioration continue des processus était suffisant pour la mettre en œuvre dans une entreprise, la vie des entrepreneurs et des administrateurs serait beaucoup plus facile !

Afin de vous y aider, nous vous proposons de vous inspirer et d’utiliser le modèle proposé par HEFLO.

Rappelez-vous : l’amélioration des processus fait partie du développement organisationnel. Elle comprend la mise en oeuvre de diverses actions pour identifier, analyser et améliorer les processus métiers avec différents buts tels que l’augmentation des profits, la réduction des coûts et la réalisation des objectifs.

Ces actions sont mises en œuvre suivant une méthodologie déterminée. Le diagramme d’amélioration continue des processus ci-dessous vous aidera à mieux appréhender cette méthodologie.

Détailler un flux d’amélioration continue des processus

Dans ce diagramme, l’amélioration continue des processus a été divisée en 4 lignes d’eau :

  1. La ligne d’eau « Tout » englobe tout employé de l’entreprise qui souhaite suggérer une amélioration du processus.
  2. La ligne d’eau « Analyste de processus » concerne tout membre de l’entreprise spécialisé dans la maintenance de processus.
  3. La ligne d’eau « Comité de changement » est habituellement composé du conseil d’administration et la personne chargée de la mise en oeuvre du processus.
  4. La ligne d’eau « Technologie de l’information » implique l’équipe informatique qui supportera le changement des systèmes déjà employés par l’entreprise.

Ce qui suit est le détail de chaque activité de processus :

  • Le responsable ayant suggéré l’amélioration détaille, par courrier électronique par exemple, comment l’entreprise bénéficiera du changement.
  • L’analyste de processus étudie l’idée et juge si cette idée est intéressante pour l’entreprise.
  • Si elle estime l’idée inintéressante, elle doit justifier de ses motivations. Le processus est par conséquent terminé.
  • Si l’idée est jugé pertinente, l’analyse de processus devra définir l’impact de ce changement et documenter ses recommandations qui seront soumises à examen par le comité des changements.

  • Le comité de changement a deux alternatives après avoir examiné l’information :
  • Il peut ne pas la recommander et de ce fait mettre fin au processus.
  • A l’inverse en cas d’approbation, il peut en notifier l’auteur de l’idée !
  • L’information approuvée retourne alors à l’analyste de processus qui apporte les modifications nécessaires aux diagrammes et autres documents des processus améliorés.

  • Le département IT est averti et est donc en mesure de gérer les modifications.
  • L’équipe concernée est informée des changements.
  • L’analyste doit effectuer un suivi des changements et mesurer les améliorations obtenues. A ce stade le processus prend fin.

Comme vous l’avez remarqué, l’amélioration continue des processus métiers est un concept qui vise à faire progresser l’entreprise en améliorant ses processus.

Cette amélioration se traduit par une augmentation des revenus, une réduction des coûts, une prévention des erreurs, une plus grande satisfaction des clients et une croissance du chiffre d’affaires.

C’est une méthode cyclique : les processus peuvent être améliorés en permanence.

Souhaitez-vous commencer l’amélioration des processus dans votre entreprise ?

Téléchargez dès maintenant ce flux d’amélioration de processus en cliquant ici.

HEFLO met à votre disposition un outil de BPM accessible sur le cloud, pour modéliser les processus et vous permettre de dessiner des diagrammes de processus.

Agiles et intuitifs, vous pourrez y accéder partout et les partager avec votre équipe, vos clients ou encore vos gestionnaires.

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