El mapeo de procesos: los diagramas de flujo y sus secretos

El objetivo del mapeo de procesos a través de diagramas de flujo es crear una comprensión general del proceso para todos los involucrados, ya sea los que entregan recursos e información para que se inicie; los que trabajan en el proceso; o aquellos que reciben sus entregas como clientes internos.

De esta manera, se puede tener una visión formal del proceso, sus agentes, las tareas que se deben realizar y en qué orden, los procedimientos que se deben seguir, cuáles son los documentos utilizados y otros detalles.

Cuando se utiliza un diagrama de flujo en el mapeo de procesos, se crea un documento visual que describe todos estos puntos de una manera clara y objetiva, utilizando una notación común para los participantes, que preferiblemente, debe ser la notación BPMN.

Para obtener más información acerca de BPMN, lea estos artículos de nuestro blog:

• 10 libros, textos y apostillas de BPMN en formato PDF para usted
• Notación BPMN – La notación más aceptada para modelar procesos

En este artículo mostraremos una forma efectiva de hacer el mapeo de procesos de negocio con diagramas de flujo, siguiendo seis pasos.

Mapeo de procesos: cómo crear un diagrama de flujo en 6 pasos

Uno de los errores más comunes que se comete al intentar diseñar un diagrama de flujo para mapear procesos, es empezar esta tarea sin tener en cuenta todo el contexto de la organización.

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Es por ello que las primeras dos etapas del mapeo de los procesos en diagramas de flujo incluyen actividades relacionadas con la organización en su conjunto.

1. Entienda los objetivos estratégicos de la organización

Modelar un proceso introducido en la cadena de valor de una empresa, sin comprender sus objetivos estratégicos, puede ser un grave error.

Para lograr el objetivo de aumentar la cuota de mercado, por ejemplo, puede ser que ciertos pasos en el procedimiento sean menos importantes, que si la organización tuviese definido la reducción de los costos como objetivo.

Y en función de la importancia de cada tarea del proceso para alcanzar las metas de la empresa y crear valor para los clientes, se puede realizarla de diferentes maneras, con más o menos controles, empleo de recursos o incluso automatizada.

2- Descubra cómo se inserta el proceso a ser modelado en la cadena de procesos

Otro punto importante: no se puede modelar los procesos y crear su diagrama de flujo correctamente sin prestar atención a las entradas y salidas, a la información y recursos necesarios para que este diagrama y los procesos que dependen de sus entregas funcionen correctamente.

Por lo tanto, antes de iniciar el mapeo de los procesos a través de un diagrama de flujo, defina claramente el contexto corporativo en el que se inserta.

3 – Haga el mapeo del proceso AS IS

No caiga en la tentación de ya idealizar y pensar en las mejoras del proceso. Ese no es el objetivo de esta etapa. Enfoque su atención en el proceso de la manera en que se desarrolla en el momento presente.

Es posible que no sea tan simple entender cómo y por qué se está haciendo, y algo que aparentemente no tiene sentido ahora, puede resultar necesario al acabar el mapeo del proceso en el diagrama de flujo final.

4- Incluya a todos los participantes del proceso

Sí, no se debe excluir a nadie para no correr el riesgo de omitir ciertas informaciones necesarias. Y un pequeño detalle omitido puede hacer toda la diferencia en la construcción de su diagrama de flujo de mapeo del proceso.

Además, si no están todos presentes, algunos pueden pensar que no formaron parte del proceso de toma de decisiones y que dicho proceso no representa su punto de vista.

Para hacer esta actividad más ágil y dinámica, el paso 5 puede ayudar mucho.

5- Utilice un pizarrón y grupos de trabajo

Si no se puede reunir a todos los participantes a la vez, sepárelos en grupos más pequeños. Pero es esencial que el diseño del diagrama de flujo del proceso se haga en un pizarrón, paso a paso y escuchando la opinión de todos.

De esa forma, a medida que todos perciban los obstáculos, retrasos e ineficiencias, los cambios en el proceso TO BE (que más tarde se modelará) se aceptarán y adoptarán con mayor facilidad.

6 – Recopilación de los documentos

Además de proporcionar una mejor idea de lo que se hace y se controla, la recopilación de todos los documentos utilizados ayudará a tener un profundo conocimiento de la situación y a definir lo que se puede automatizar en el proceso y poner a disposición en dashboards.

Estos son algunos ejemplos de documentos que se utilizan en los procesos: formularios, manuales, tablas, políticas, listas de control, preguntas frecuentes, plantillas y otros.

Después de haber definido todo eso, el diagrama de flujo del mapeo del proceso se construirá con mucha más firmeza, lo que permitirá analizarlo cuidadosamente y pasar a la siguiente etapa: la mejora y el modelado del nuevo proceso.

Vea más detalles acerca de las ventajas del mapeo de procesos en diagramas de flujo en este artículo: ¿El mapeo de procesos y el diagrama de flujo puede ayudar a la compañía?

Para hacer que el flujo de información sea más transparente y ágil durante el mapeo de procesos, el uso de una herramienta de modelado BPMN que permite compartir los diagramas de flujo en un portal puede ayudar mucho.

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