Notación BPMN – La notación más aceptada para modelar procesos

El modelado de procesos es un paso clave en BPM y se puede utilizar para describir el proceso como es y también para proyectar la versión optimizada. Para eso existe la notación BPMN – Business Process Model and Notation, una notación que ilustra el proceso de una manera sencilla y clara, pensada tanto para los administradores como para los profesionales técnicos, analistas, desarrolladores y personal en general.

¿Qué es BPMN?

Esta notación fue concebida para mejorar la comunicación entre los sectores y las personas, pues estructura y muestra el proceso y sus fases. Sin embargo, la notación hace mucho más que eso, porque permite la ilustración del proceso de una manera nunca vista antes. Sólo podemos cambiar lo que entendemos, y sólo entendemos lo que vemos.

La notación BPMN especifica el proceso de negocio en un diagrama en el que es fácil de leer tanto para los usuarios técnicos como para los usuarios de negocios. Es intuitivo y permite la representación de los detalles complejos del proceso. BPMN sirve como un lenguaje estándar, poniendo fin a la falta de comunicación entre el modelado de procesos y su ejecución. Por esta razón, se considera actualmente la lengua franca para la comunicación en el mundo de los negocios.

¿Cómo se hace la notación BPMN?

Lo que hace la notación de procesos es representar cada acción con un símbolo. Tomemos el ejemplo de una agencia de viajes que recibe una solicitud de un cliente potencial. El proceso de planificación del viaje se inicia con esa solicitud, y pasa por los presupuestos de hotel, billetes de avión, alquiler de coches y excursiones. Luego todo se recopila y se consolida y termina con el envío de la propuesta al cliente. Si se acepta, comienza un nuevo proceso, el proceso de venta. Cada uno de estos pasos y la relación entre ellos se representa en el diagrama con un símbolo, haciendo que el proceso de convierta en un estándar dentro de la empresa, para ser entendido por todos.

Podemos identificar cuatro tipos de elementos que representan el comportamiento del proceso:

• Objetos de flujo
• Objetos de conexión
• Swim lanes (o carriles de piscina)
• Artefactos
• Objetos de datos

Los objetos de flujo se dividen en tres tipos:

• Actividades – el trabajo que se realiza, algo que se hace (por ejemplo, el precio del hotel), simbolizadas por cuadrados.
• Eventos – las ocurrencias, algo que sucede (por ejemplo, el inicio del proceso, el pedido del plan), simbolizados por círculos.
• Gateways – los puntos de desvío que determinarán la forma en que va a seguir el proceso (por ejemplo, la decisión de consolidar la información), simbolizados por diamantes.

Sobre swim lanes (o carriles de piscina) existen dos tipos para analizar:

• Las piscinas – representan los procesos y los participantes en el proceso.
• Los carriles – cada piscina tiene un número de carriles que simbolizan las funciones, áreas y responsabilidades del proceso.

Los artefactos otorgan un mayor nivel de detalle al diagrama, ya que permiten que se incluya información adicional.

Objetos de conexión:

Los objetos de flujo necesitan conectarse entre sí de alguna manera, y eso se hace a través de los objetos de conexión.

• El flujo de secuencia – muestra en qué orden se llevan a cabo las actividades, y está simbolizado por una línea sólida y una flecha hacia adelante.
• El flujo de mensajes – indica los mensajes que fluyen entre dos procesos / piscinas, y está representado por una línea discontinua, un círculo abierto y una flecha abierta en el extremo.
• La asociación – conecta los artefactos con los objetos de flujo y está simbolizada por una línea discontinua.

Objetos de datos:

Describen cómo los datos pueden ser manipulados. Puede ser de salida, de entrada, data store y data object.

Información final sobre lo qué es BPMN

Todo este proceso puede parecer demasiado complejo y que no vale la pena. Sin embargo, no es así. Cuando los técnicos, los empleados y los gerentes internalizan todos los símbolos y la información, el diagrama se torna fácil de leer y modificar. Los beneficios que aporta son muchos: procesos estandarizados, una comunicación clara y la certeza de la ejecución son sólo algunos de ellos.

Es esencial contar con un software fiable en la aplicación de la notación BPMN en su empresa. Esto hará la diferencia entre un proyecto exitoso y un modelado confuso y sin propósito. HEFLO es un software que permite el modelado eficiente de los procesos de su empresa, estandarizando todas las áreas y difundiendo la información en toda la organización. ¡Empiece a utilizar o software HEFLO para implementar la notación BPMN creando su cuenta gratuita para el modelado! Vea cómo.