El objetivo del mapeo de procesos con diagrama de flujo es hacer el análisis inicial de un proceso o procesos en una empresa, para definir el estado actual del flujo de tareas y entender si están en conformidad con los objetivos del negocio y la planificación estratégica definidos por la alta dirección.
Hay varias herramientas para procesos de modelado y mapeo además del diagrama de flujo, tales como EPC UML, cadena de valor y BPMN (Business Process Model and Notation).
En la actualidad, la que se ha convertido en un consenso entre los usuarios y desarrolladores de sistemas BPM es la BPMN 2.0,notación más compleja y sobre la cual ya se han publicado artículos en este blog.
Vea también: Documentación de Procesos de Negocio
Sin embargo, para aquellos que empiezan en el BPM, o mapeo de procesos con diagrama de flujo es la forma más adecuada para familiarizarse con sus conceptos de una manera más intuitiva y, posteriormente, profundizar sus conocimientos en el campo de la consagrada notación BPMN 2.0.
Para que usted pueda entender mejor la importancia del mapeo de procesos y diagramas de flujo, seleccionamos algunos conceptos importantes que se deben comprender sobre BPM.
Comenzamos con uno de los principales, creado por el reconocido profesor de Harvard Michael Porter:
La cadena de valor
De acuerdo con este profesor, y explicado de una forma simplificada, la cadena de valor es la secuencia de actividades y tareas realizadas por una empresa para la transformación de materias primas y otros insumos en un producto o servicio que va a ofrecer algún “valor percibido” a los clientes de la empresa, ya que cumple sus deseos y necesidades de consumo.
En este contexto, para que la empresa tenga éxito en su misión de crear valor, es necesario que el valor percibido por el cliente exceda la suma de todos lo que se empleó (tecnología, conocimientos, materiales, materias primas, mano de obra, etc.) durante el proceso de producción.
Para eso, cada tarea, cada paso del proceso debe, de alguna manera, añadir valor al producto o servicio que se está creando, de lo contrario, si tiene, o no tiene sentido que exista esta tarea, o se debe mejorarla.
Por lo tanto, será de gran importancia el diseño de un diagrama de flujo para mapear el proceso y entenderlo.
Vea también: Sugerencias para mejorar los procesos de las empresas.
Importancia del mapeo de procesos y del diagrama de flujo
Hay muchas ventajas en un mapeo de procesos en la empresa correcto, vamos a destacar algunas:
- Visión amplia del proceso desde el inicio hasta el fin.
- Percepción completa y correcta de los objetivos, personal y recursos tecnológicos utilizados en el proceso mapeado.
- Posibilidad de comprensión del negocio de forma global y coherente.
- Formalización en un documento de fácil comprensión sobre cómo ocurren los procesos en la empresa actualmente.
- Preservación de los conocimientos adquiridos con el desarrollo de este proceso ya mapeado
- Visión clara de la cadena de valor y sus componentes.
- Percepción de los obstáculos y otros defectos en el proceso.
Se pueden esclarecer otras informaciones, sin que necesariamente hagan parte del diseño del diagrama de flujo en sí, tales como los departamentos de la empresa que operan o se benefician de ese proceso, quién es el propietario del proceso, KPI, tecnologías implicadas, los riesgos inherentes al proceso y otros.
Además, es importante señalar cuáles son los objetivos del mapeo de procesos, ya sea con diagrama de flujo u otra notación empleada:
Objetivos del mapeo de procesos
- Dejar claro quién actúa en el proceso.
- Discriminar los eventos que se producen en el proceso.
- Prestar atención a las reglas empleadas.
- Estar al tanto de los resultados que se obtienen.
- Examinar la posibilidad de mejorar el proceso.
- Detallar precisamente este proceso y su flujo.
- Obtener la representación del proceso en diferentes niveles de comprensión, desde el nivel de gestión, hasta el nivel operativo.
- El mapa del proceso será el documento base para comunicarse sobre el mismo.
- Capacidad de crear indicadores de desempeño adecuados para medir el proceso.
Vea también: Mapeo de procesos administrativos, una necesidad indispensable.
Como se puede ver, el diagrama de flujo puede jugar un papel muy importante para el BPM. A pesar de que otras notaciones se utilicen y evolucionen con el tiempo, el diagrama de flujo continúa siendo una forma de representar el flujo de procesos que ayuda a comprenderlo y tiene un gran poder de difusión y comprensión en una empresa.
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