No hay manera de hacer el mapeo de procesos sin antes prestar atención al hecho de que este procedimiento importante normalmente debería llevarse a cabo en dos momentos clave de un proyecto BPM en su conjunto:
- El mapeo del proyecto AS IS (Como está ahora).
- El mapeo del proyecto TO BE (Como debe quedar después de mejorado).
Parece claro que sin el debido diagnóstico de la situación actual de los procesos en la organización, será muy difícil pensar en mejoras, ya que éstas se basarán exactamente sobre posibles fallas, errores, deficiencias, obstáculos y otras características del proceso en el presente, que se desea mejorar en el futuro.
En otras palabras: ¿Cómo hacer el mapeo de procesos TO BE posteriormente, sin tener las conclusiones correctas sobre el proceso AS IS, que retrata la situación actual de la empresa?
Para que usted pueda entender mejor cómo hacer el mapeo de los procesos, presentamos a continuación algunas definiciones, información y consejos sobre este tema. A continuación, vamos a dar más detalles sobre un importante mapeo de procesos: el mapeo de procesos Lean.
Vea también: Comprenda todas las etapas de los procesos de planificación estratégica.
Mapeo de procesos: cómo hacerlo
El primer factor importante que hay que tener en cuenta, es no confundir diagrama de procesos, mapa de procesos y modelado de procesos.
Cada uno de estos elementos tiene funciones diferentes y trata sobre información diferente. Incluso podemos decir que implican una gradación en la profundidad de esta información, que podría resumirse de la siguiente manera:
Diagrama de procesos: Una representación más simple de los flujos de proceso, que contiene sólo las principales actividades.
Aprenda los Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 pasos sencillos.
Mapa de procesos: Mientras que el diagrama se limita a la información sobre el flujo y sus actividades, el mapa de procesos es más amplio, incluyendo también los actores, los eventos, las reglas y los resultados, entre otros, que se detallarán más adelante.
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Modelado de procesos: el nivel más avanzado de esta lista debe cubrir todo el proceso completo, incluyendo información sobre el negocio, la información operativa, la información específica del proceso y la información técnica.
Vea más detalles sobre el modelado de procesos en esta publicación de nuestro blog: Aprenda todo sobre el modelado de procesos de negocio.
Más detalles sobre el mapeo de procesos
Mapeo de procesos: cómo hacer un mapa completo:
Como hemos visto, uno de los objetivos del mapeo de procesos es proporcionar una base para que podamos mejorar la recopilación y profundizar la información y se logre producir un buen modelado de proceso.
Para eso, no hay manera de hacer el mapeo de procesos sin dar alguna información básica, pero muy importante:
- Las entradas del proceso.
- Las salidas del proceso.
- El papel del sistema que soporta cada actividad.
- La descripción detallada de los procedimientos para cada actividad.
- La función de los agentes del proceso.
En este contexto, es importante que estén bien claros los siguientes conceptos:
Las entradas: también llamadas inputs, son los productos necesarios para realizar una actividad. Por ejemplo, un correo electrónico con el pedido de un cliente o un formulario con la información, los datos y las especificaciones de cierta pieza que se debe producir.
Las salidas: también llamadas outputs son los productos generados en cada actividad y se entregan para que se pueda realizar la próxima actividad. Por ejemplo, un correo electrónico confirmando al cliente que su pedido se esté procesando u otro correo electrónico solicitando la compra de ciertos insumos al departamento de compras.
Es importante señalar que, en la mayoría de los casos, cada tarea no corresponde a un proceso completo, sino que son actividades que componen el proceso como un todo. Por lo tanto, sólo cuando las actividades están dispuestas en una secuencia, es que se forma un flujo que representa el proceso, lo que llamamos mapa del proceso, si tiene toda la información que se ha señalado anteriormente.
Mapeo de procesos: cómo hacer la recopilación de datos
Una de las tareas más importantes al crear el mapa es recopilar la información necesaria. Y no hay manera de hacer el mapeo de procesos sin la ayuda de los profesionales que intervienen directamente en el mismo, especialmente aquellos con más experiencia.
Para este fin, las técnicas más utilizadas son 4:
- Reuniones con los implicados en el proceso: Si se manejan bien, pueden ser rápidas, objetivas y ya alinear las opiniones y expectativas entre los participantes. ¡Haga más de una!
- La observación directa: Basta con observar los procesos que tienen lugar y anotar todo lo que es importante.
- Entrevistas personales: Haga entrevistas con los agentes del proceso que puedan proporcionar información relevante.
- Cuestionarios: Distribuya formularios con preguntas pertinentes para obtener más información de otros miembros del proceso, de una forma más completa y rápida.
Cómo hacer el mapeo de procesos Lean
El enfoque del mapeo de procesos Lean se centra en el tiempo. De hecho, en la disminución del tiempo transcurrido entre las actividades. Para ello, se analizan y se tratan de eliminar siete tipos de desperdícios muy comunes en algunos procesos:
- Defectos: si los productos se producen sin defectos, no es necesario repararlos o incluso rehacerlos, lo que disminuye la pérdida de tiempo.
- Talentos desperdiciados: las personas que trabajan directamente con los procesos, a menudo tienen excelentes ideas para ganar tiempo y eficacia. ¡Siempre se debe utilizar ese talento!
- Espera: un factor típico de pérdida de tiempo, tener que esperar a que la tarea anterior termine antes de comenzar la siguiente, incluso después de haber terminado lo que ya se debería haber hecho en su tarea. Es uno de los desperdícios que el mapeo de procesos Lean intenta encontrar y corregir.
- Transporte: reducir al mínimo las distancias transportadas (¡y el tiempo!), especialmente en las etapas internas del proceso. Esto se hace mediante la remodelación de layouts de las instalaciones y sitios de almacenamiento y entrega, por ejemplo.
- Movimiento: en la misma línea, otro factor muy tratado en un mapeo de procesos Lean, es la realización de un estudio ergonómico y de desplazamiento, para que todo esté a mano de los operadores.
- Inventario: Saber exactamente la cantidad necesaria de entradas y salidas, evitando el exceso de inventario o espacios vacíos en los almacenes. A menudo, lo que falta es la información actualizada…
- Procesamiento adicional: después de un mapeo Lean, es común notar que algunas tareas no eran necesarias. Por ejemplo: hacer fotos de cada persona que entra en un edificio comercial durante el proceso de entrada en la puerta, mientras que frecuentemente, estas personas ya están registradas en el sistema y tienen fotos recientes.
Como se vio, el mapeo de procesos Lean tiene como objetivo reducir el ciclo de tiempo de cada proceso, permitiendo una mayor productividad, ¡y producir más en menos tiempo!
¿Qué le parecieron nuestros consejos sobre cómo hacer el mapeo de procesos? ¿Desea más información? Vea esta publicación: ¿Por qué mapear los procesos? La importancia que tiene para las empresas mantener un control sistemático .
Otro consejo importante es utilizar la tecnología a través de herramientas de BPM para mapear, modelar y rediseñar los procesos, utilizando preferentemente la notación BPMN 2.0, la más utilizada en las grandes corporaciones.
Vea también: Mejore los procesos de negocio en su empresa y perfecciónelos en todos los aspectos
