Mapeamento de Processos: fluxogramas e seus segredos

O objetivo do mapeamento de processos por meio de fluxogramas é criar um entendimento geral do processo para todos os envolvidos, sejam aqueles que entregam recursos e informações para que ele se inicie; os que operam o processo; ou aqueles que recebem suas entregas como clientes internos.

Dessa forma, será possível ter uma visão formal do processo, seus agentes, as tarefas que devem ser executadas e em que ordem, que procedimentos seguir, quais os documentos usados e outros detalhes.

Ao usar um fluxograma no mapeamento de processos, será criado um documento visual que descreve todos esses pontos de uma forma clara e objetiva, usando uma notação comum aos participantes, que, preferencialmente, deve ser a BPMN.

Para saber mais sobre BPMN, acesse estas postagens de nosso blog:

• Definição e exemplos de fluxograma de subprocesso BPMN 2.0
• Swim Lane BPMN e Pool Line BPMN: mergulhe nestas dicas!

Nesta postagem, vamos mostrar uma maneira eficiente de fazer o mapeamento de processos de negócios com fluxogramas, seguindo 6 passos.

Mapeamento de processos: como criar um fluxograma em 6 passos

Um dos erros mais comuns de quem se propõe a desenhar um fluxograma para mapear processos é já começar a se dedicar a esta tarefa sem levar em conta todo o contexto organizacional.

É por isso que os dois primeiros passos do mapeamento de processos em fluxogramas envolvem atividades relacionadas à organização como um todo.

1- Entenda os objetivos estratégicos da organização

Modelar um processo inserido na cadeia de valor de uma empresa sem entender seus objetivos estratégicos pode ser um erro grave.

Para alcançar um objetivo de aumento de participação de mercado, por exemplo, pode ser que determinadas etapas de um processo sejam menos importantes que se a organização tivesse determinado como objetivo diminuir custos.

E dependendo da importância de cada tarefa do processo para atingir os objetivos da empresa e criar valor para os clientes, ela pode ser executada de formas diferentes, com mais ou menos controles, emprego de recursos ou mesmo automatizada.

2- Descubra como o processo a ser modelado se insere na cadeia de processos

Outro ponto importante: Não é possível modelar os processos e criar seu fluxograma de forma correta sem se atentar para as entradas e saídas, informações e recursos necessários para que ele e os processos que dependem de suas entregas funcionem adequadamente.

Portanto, antes de começar o mapeamento de processos por meio de um fluxograma, defina claramente o contexto corporativo em que ele está inserido.

Uma boa dica é criar uma visão “top level” dos seus processos usando a notação clássica de cadeia de valor. Veja um exemplo de cadeia de valor abaixo:

Veja também como funciona o recurso de diagrama de cadeia de valor no HEFLO.

3- Mapeie o processo AS IS

Não fique tentado a já idealizar e pensar nas melhorias do processo. Este não é o objetivo, nesta etapa. Foque suas atenções no processo como ele se desenrola no momento atual.

Entender como e o que está sendo feito pode não ser tão simples quanto você imagina, e algo que aparentemente não faz sentido agora, pode se revelar necessário ao término do mapeamento do processo no fluxograma final.

4- Envolva todos os participantes do processo

Sim, você não deve excluir ninguém sob o risco de deixar de coletar todas as informações necessárias. E um pequeno detalhe omitido pode fazer toda diferença na construção de seu fluxograma de mapeamento do processo.

Além disso, se não estiverem todos presentes, alguns podem achar que não fizeram parte da tomada de decisão e que aquele processo não representa o seu ponto de vista.

Para tornar esta atividade mais ágil e dinâmica, o passo 5 pode te ajudar bastante.

5- Cuidado com a divulgação

Se não for possível reunir todos os participantes de uma vez, invista na divulgação dos processos. Utilize a tecnologia a seu favor e disponibilize além da documentação uma forma de envio de dúvidas e sugestões de melhorias. Veja abaixo o recurso de portal do HEFLO disponível em smartphones:

Veja também: Portal de colaboração do HEFLO.

Assim, conforme todos forem se dando conta dos gargalos, atrasos e ineficiências percebidas, as mudanças no processo TO BE (que será modelado posteriormente) serão aceitas e adotadas com mais facilidade.

6- Coleta de documentos

Além de fornecer uma melhor noção de tudo que é feito e controlado, a coleta de todos os documentos usados vai ajudar a ter um entendimento profundo da situação, assim como auxiliar na definição do modelo As Is e o que pode ser automatizado no processo e disponibilizado em dashboards.

Veja alguns exemplos de documentos usados em processos: formulários, manuais, tabelas, políticas, checklists, FAQ, templates e outros.

Com tudo isso definido, o fluxograma de mapeamento do processo será construído com muito mais assertividade, permitindo analisá-lo com cuidado e partir para o próximo passo: a melhoria e modelagem do novo processo.

Veja mais detalhes sobre as vantagens do mapeamento de processos em fluxogramas neste artigo: Mapeamento de processos e fluxograma pode ajudar a empresa?

Para tornar o fluxo das informações mais transparente e ágil durante o mapeamento de processos, o uso de uma ferramenta de modelagem BPMN que permita compartilhar os fluxogramas em um portal pode ajudar muito.

Conheça HEFLO, o software BPMN baseado na nuvem que também ajuda a compartilhar os diagramas de processo pela empresa.