¿Ha considerado organizar perfectamente sus sectores financiero, fiscal, contable y de gestión estratégica? Pues bien, con el mapeo de procesos administrativos usted logrará hacer todo esto, y esta organización sin duda contribuirá para la expansión de su capacidad de gestión y garantizará una mayor agilidad de la organización.
Entender y mapear los procesos son acciones esenciales para mantener la salud de cualquier empresa, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones. Mediante el mapeo de un proceso administrativo, el empresario será capaz de entender claramente la secuencia de sus acciones, lo que permite gestionar todas las actividades, trazar todas las métricas y ser plenamente capaz de componer y llegar al resultado final esperado, de una forma totalmente satisfactoria.
El antes y después del mapeo de los procesos administrativos es tan evidente que sus clientes finales seguramente notarán las mejoras y la calidad de los servicios.
Economía, control de la organización y mejora de la calidad
Entre los muchos beneficios del mapeo de procesos administrativos está la reducción de los costes debido a la disminución de desperdicios. Con un control total sobre cada fase administrativa de su negocio, uno de los principales resultados será la economía.
Además, usted será capaz de armar una base sólida y efectiva y demandar con una orientación coherente, los pasos que debe seguir la gestión, tanto en la conducción operativa como organizativa. O sea, al mapear procesos administrativos usted será capaz de:
- Entender y explicar a sus empleados acerca de la importancia de la organización y estandarización de los procesos.
- Definir el alcance del proyecto.
- Diseñar la situación actual de su empresa.
- Planificar sus posibles mejoras.
- Identificar los principales obstáculos que causan desperdicio.
- Proyectar el futuro con una base teórica y palpable.
- Desarrollar todo un plan de implementación.
- Además de los beneficios ya mencionados anteriormente, también será posible garantizar la transparencia del flujo administrativo, factor esencial para la salud administrativa y financiera de la empresa.
Un ejemplo de la importancia del mapeo de procesos administrativos puesto en práctica es el caso de éxito de Uptec que substituyó el servicio a través de correo electrónico por procesos automatizados.
Con el mapeo de los procesos administrativos, será posible asegurar la eficiencia en la realización de todas las actividades de la empresa y mejorar el diálogo entre los distintos departamentos.
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Después del mapeo, monte un manual para informar acerca de los cambios
Desde el momento en que usted mapea todos los pasos y crea un diagrama de flujo correcto para sus procesos administrativos, es importante montar un manual de conducta. De esa forma, todos los empleados que están involucrados en cada proceso sabrán cómo actuar. Vea cómo hacerlo con el portal de publicación de HEFLO.
Aborde y crie un conjunto de normas, procedimientos y funciones, así como sus actividades y sus respectivas metas. No se olvide de las instrucciones y directrices que hay que tener en cuenta en todas las etapas del proceso. Un consejo es transformar el manual en algo digital para facilitar los cambios y ajustes eventuales.
