10 consejos de productividad de los gestores exitosos

Los resultados de toda la empresa dependen de sus empleados y de cómo realizan sus tareas.
Y para ello, el papel de los gestores es esencial.

Después de todo, no se puede hablar sobre aumento de la productividad – el verdadero sueño común del mundo corporativo – sin pasar por una gestión eficaz, que sepa cómo conducir los negocios.

Es como en un equipo de fútbol: para que el club sea victorioso, es esencial contar con un técnico que sepa extraer lo mejor, tanto de los jugadores, como de sus propias habilidades.

Pero, ¿cómo aumentar la productividad en las empresas?

Esta es una de las cuestiones que más preocupan a los administradores.

Además, es muy común que estos profesionales piensen que la respuesta está en un gran conjunto de secretos y actividades difíciles de realizar.

Pero, en realidad, no es así.

Vea a continuación algunos consejos de productividad para los gestores que son verdaderos hábitos de liderazgo que cualquiera puede adoptar, si lo hace con disciplina.

10 consejos de productividad para los administradores que usted puede implementar ahora mismo

Uno de los objetivos más frecuentes en las empresas es aumentar su productividad.

Y eso es bastante comprensible, después de todo, en un mundo empresarial donde la competitividad es cada vez más fuerte, hay que lograr superar a los competidores.

Y para que cualquier organización alcance excelentes resultados, es fundamental que cuente con una gestión verdaderamente productiva.

Para ello, hay que tener en cuenta varios factores, como los cambios de comportamiento personal, los hábitos de trabajo y hasta el uso de herramientas de gestión más adecuadas.

Imagine una empresa que utiliza sólo mensajes de correo electrónico para comunicarse internamente.

Ahora, pregúntese: ¿cuánto tiempo se pierde en el envío de mensajes entre los departamentos para que las tareas se completen?

¿O cuántos errores se pueden cometer durante los más variados procesos?

Reenviar un mensaje al gestor para que libere una solicitud, solicitar datos al sector financiero, tratar sobre sus vacaciones con el departamento de Relaciones Humanas…

Realmente estas prácticas no caracterizan un ambiente de trabajo productivo.

Por eso, para saber cómo aumentar la productividad en las empresas, es necesario realizar análisis y cambios en la forma en que sus negocios se administran.

¿Qué tal conocer consejos de productividad para los gestores que cambiarán la forma en que usted planifica su día, sus tareas, y organiza los procesos de su negocio?

1- Planifique su día

Una de las sugerencias de productividad más importantes implica una palabra clave: planificación.
Al final, para lograr realizar todas sus actividades de la manera más ágil posible, hay que saber organizarlas.

Por eso, cree el hábito de planificar al comienzo de cada mañana (o la noche anterior), las tareas que deben realizarse en ese día (o al día siguiente).

No se olvide de tener en cuenta el nivel de complejidad de cada una de ellas.

Por lo tanto, programe su día para realizar actividades que demandan mayor esfuerzo (de concentración, intelectual, creativo, etc.) por la mañana, cuando usted está menos cansado y más atento.

De la misma manera, deje para el final del día las tareas más repetitivas y rutinarias.

Estas actividades, puesto que no exigen tanta energía, son más adecuadas para un período del día en que seguramente usted estará más cansado.

Revise a menudo su lista de tareas diarias, pero, recuerde: algunas veces, puede ocurrir un imprevisto y será necesario reorganizar sus actividades.

De modo que, actúe naturalmente y haga los cambios necesarios en sus planes.

El secreto no es priorizar lo que está en su agenda, sino programar sus prioridades-Stephen Covey Click Para Twittear

consejos de productividad

2- Reuniones rápidas a pie

Las reuniones son necesarias en cualquier negocio, pero, sólo de pensar en ese tipo de compromiso, muchos empresarios ya se muestran desanimados y aburridos.

Después de todo, permanecer sentado por horas, escuchando mucha información, a veces innecesaria, no es exactamente un sinónimo de cómo aumentar la productividad en la empresa.
Incluso, puede tener el efecto contrario.

Por eso, se tornaron cada vez más comunes los métodos diferentes de hacerse reuniones más productivas, como las realizadas en pie, o incluso caminando.

Puesto que no adopta la imagen tradicional de todos los participantes sentados alrededor de una gran mesa, las reuniones en pie, llamadas “stand up meetings“, son una buena solución.

A través de este modelo, muy utilizado por empresas de tecnología, el tiempo de las reuniones se vuelve más “compacto”, haciendo que las personas logren sintetizar sus palabras.

Después de todo, no es muy cómodo permanecer en pie durante un largo período de tiempo.

Como consecuencia, este proceso se vuelve mucho menos agobiante, los colaboradores logran enfocarse en lo que es realmente importante y todos prestan más atención.

Otra forma muy utilizada por nombres como Mark Zuckerberg, fundador de Facebook, y el ex presidente de Estados Unidos, Barack Obama, es hacer las reuniones caminando.
 Las llamadas “walking meetings”, por lo tanto, además de ser realizadas en pie, se hacen caminando.

Además de que una caminata es beneficiosa para la salud, el método es útil para aumentar la creatividad de los involucrados, dejándolos lejos de computadoras y teléfonos, que son aparatos responsables de captar mucha atención de los empresarios.

El clima más confortable también crea un sentimiento de conexión, una manera menos formal y más productiva de reunirse.

El lugar para las “walking meetings” debe estar cerca de la sede de la empresa, en cualquier ambiente tranquilo, agradable y sin mucho ruido, ideal para una caminata.

Vale la pena, además, optar por reuniones en la mañana, cuando todos están más dispuestos y atentos.

Además, trate de hacer previamente una planificación sobre el itinerario de las caminatas y de los asuntos de la reunión, para asegurarse de que se tratarán todas las cuestiones relevantes.

Necesitamos espacio para ser productivos, necesitamos lugares para ir y ser libres - Laure Lacornette Click Para Twittear

3- Organizar tareas y procesos

Workflow es un conjunto de herramientas o métodos que sirven para automatizar los procesos de una empresa.

Su importancia en un momento marcado por innovaciones tecnológicas constantes, conversa – y mucho – con la idea de cómo aumentar la productividad.

Por lo tanto, reevalúe el flujo de trabajo de las principales actividades de su empresa y establezca cuáles son los tipos de flujo que recibirán más atención de su parte.

Por ejemplo, usted puede establecer 5 tipos de flujos principales y 1 genérico, analizarlos y averiguar cómo mejorarlos.

Con el paso del tiempo, con esos flujos ya consolidados, cree nuevos flujos, teniendo en cuenta las demandas detectadas a través del flujo genérico.

De esta forma, será posible aumentar la cantidad y el alcance de los procesos de su empresa debidamente organizados.

Vea más sobre cómo organizar los procesos en nuestro blog:

“El trabajo es un proceso, y se debe controlar todo el proceso. Para hacer que el trabajo sea productivo, por lo tanto, se requiere la construcción de los controles adecuados para el proceso de trabajo”.

Mark Zuckerberg

4- Asigne más tareas

Un gestor que intenta centralizar en sí mismo la mayor parte de las tareas es un gran problema para cualquier organización.

En vez de transmitir la imagen de un liderazgo altamente responsable, se crea una sobrecarga al profesional, además de una sensación de impotencia a los subordinados.

Tal situación afecta drásticamente el compromiso del equipo y la propia productividad de los procesos en su empresa.

Es importante tener en cuenta que un buen líder no busca concentrar las tareas, haciendo todo solo, sino que sabe delegarlas a sus colaboradores.

Por eso, una de las sugerencias de productividad es que el gestor realice las tareas necesarias, al mismo tiempo que logra delegar actividades a sus colaboradores.

En estos casos, también puede establecer plazos y parámetros de alertas y tratar de interferir más profundamente sólo cuando se detectan problemas.

Por ejemplo, se puede establecer que si un colaborador tarda hasta el 40 % del plazo para enviar la tarea completada, se le notificará por medio de un mensaje.

Pero, si ese tiempo se extiende al 70 % del límite estipulado, el caso se enviará directamente al gestor, que entonces intervendrá directamente en el proceso.

Al delegar tareas, es muy importante dejar bien claro quién será responsable de las actividades, así como las fechas límite para la conclusión de cada una de ellas.
 Si no queda muy evidente lo que cada uno debe hacer y para cuando, la tendencia es que nada se realice, ya que cada colaborador podrá pensar que la responsabilidad no es suya.

Además, trate de conocer a fondo las características, habilidades y debilidades personales de cada miembro de su equipo.

De esa forma será posible dirigir a los profesionales más aptos para cada tarea determinada, aumentando las posibilidades de que los resultados estén de acuerdo con lo deseado.

Además, al delegar tareas, es posible influir en los resultados del propio gestor, ya que al concentrar menos trabajo sobre sí, él podrá dedicarse a otras actividades más estratégicas, que es su verdadero papel en la empresa.

Una de las sugerencias de productividad más relevantes, pero a menudo dejada en segundo plano, es que el profesional debe equilibrar el trabajo y su vida personal.

Por eso, con más tiempo libre, podrá dedicarse también a cuestiones fuera de la empresa, ligadas a la familia y a los amigos, que hará que se sienta mejor y más dispuesto para el trabajo.

“Lo perfecto es el enemigo de lo bueno” Voltaire

5- Invierta en su equipo

¿Alguna vez se ha detenido para analizar cuánto valora a su equipo? ¿O el nivel de compromiso de sus colaboradores?

El factor humano es realmente determinante para garantizar el éxito – o el fracaso – de todo y cualquier negocio.

Y es por eso que uno de los consejos de productividad más importantes está relacionado, justamente, con el factor humano de su empresa.

Primero, hay que considerar que todo gestor que busca como aumentar la productividad en su empresa, debe invertir en su equipo.

Por lo tanto, preste mucha atención al reclutamiento y selección, además de la retención de colaboradores.

Intente dar preferencia a personas talentosas, que estén comprometidas y demuestren ser responsables.

Además, es muy importante buscar constantemente que se mantengan los niveles de compromiso elevados.

Nada es más productivo que un profesional que se sienta verdaderamente motivado en su trabajo.

Por consiguiente, trate de estar cerca de sus colaboradores, detectando problemas y proporcionando retroalimentación constante.

Es aconsejable ofrecer elogios e incluso recompensas a quien presenta resultados expresivos.

No se olvide de invertir en un estímulo continuo al conocimiento, proporcionando capacitaciones, charlas o cursos capaces de traer nueva información relevante para la productividad de su equipo.

Lee Iacocca“Comience con buenas personas, defina las reglas, comuníquese, motive y recompense a sus empleados. Si usted hace todas estas cosas de forma eficaz, usted no tiene cómo equivocarse “
 Lee Iacocca

 

6- Practique una actividad física

Se engaña el gestor que piensa que para saber cómo aumentar la productividad, sólo se debe enfocar en sus actividades dentro de la empresa.

El cuidado de su salud es un factor esencial para una vida más sana y también puede influir directamente en su nivel de productividad como profesional.

Los estudios científicos afirman que mantener una rutina de ejercicios no es sólo algo bueno para sus músculos, sino también para su cerebro.

La actividad física todavía es capaz de proporcionar más energía a lo largo del día, haciéndole sentirse más dispuesto y enfocado, tanto en el trabajo, como en otros compromisos.

Por eso, trate de ser una persona activa, practique diariamente algún ejercicio que le parezca placentero.

Y no vale la pena afirmar que no tiene tiempo para dedicarse a algunas horas en la academia o a una larga carrera en el parque.

Usted puede tratar de moverse de manera muy simple, como aparcar el coche más lejos del edificio de la empresa y caminar durante algunos minutos hasta el lugar de trabajo, además de usar escaleras en lugar de los ascensores.

Con este pequeño cambio de hábito, usted verá buenos resultados, no sólo en el aumento de su energía en el trabajo, sino también en su cotidiano como un todo.

“Después de acciones eficaces, inicie una reflexión silenciosa. A partir de la reflexión silenciosa, vendrá una acción aún más eficaz ”
Peter F. Drucker

7- Sea un gestor previsible

En el ambiente corporativo, mucho se habla de la meritocracia para incentivar de manera continua los mejores resultados entre los empleados.

Para lograr estimular el compromiso de su equipo, además de delegar tareas e invertir en sus colaboradores, también es necesario ser un gestor más previsible.

Pero, ¿cómo puede ser considerado uno de los consejos de productividad más importantes para un gestor?

Ser un líder previsible es conseguir dejar bastante claro lo que los colaboradores deben hacer para alcanzar los objetivos de la empresa y con ello, recibir algún tipo de recompensa.

Por ejemplo, establecer una meta de ventas para ganar un bono mensual, o dejar claro lo que se espera de cada uno para que reciban una promoción.

Al saber con exactitud lo que deben hacer para alcanzar un objetivo, los profesionales se mostrarán más dedicados en la realización de sus tareas.

Steve Jobs¿El resultado? ¡Más productividad!

“Usted no puede imponer la productividad. Usted debe proporcionar las herramientas para permitir que las personas den lo mejor de sí mismos”
Steve Jobs

8- Metas y objetivos claros

Como se ve en el asunto anterior, saber dónde se quiere llegar y qué hacer para alcanzar esa meta, es esencial para comprometer debidamente a un equipo.

Por eso, procure también dejar muy bien delimitadas cuáles son las metas y objetivos de su equipo, o de la empresa como un todo.

Utilice metodologías y herramientas capaces de ayudarle a definir claramente lo que se debe alcanzar y que faciliten la compartición del progreso de los procesos.

Para aumentar la productividad, es imprescindible que los empleados estén bien informados, puedan seguir los progresos y detectar posibles problemas con claridad.

Por ejemplo, se puede colocar un monitor en un lugar públicamente visible por su equipo, mostrando datos referentes a las actividades y tareas del departamento, la llamada gestión a la vista.

Al acompañar tales informaciones con frecuencia, el sentimiento de victoria al alcanzar las metas establecidas fortifican también al trabajo en equipo.

Si se percibe algún problema, el esfuerzo para solucionarlo también se vuelve común, con los colaboradores uniéndose para resolver la situación de la mejor manera posible.

Pero, ¿cómo establecer las metas y objetivos de su empresa de una forma adecuada?

Para ello, usted puede contar con la técnica SMART.

Esta importante metodología consiste en analizar sus metas y objetivos considerando 5 puntos:

  • Específica: los objetivos deben ser bastante claros, y que se consideren de fácil comprensión para cualquier persona.
  • Medible: es necesario poder medir si se alcanzó el objetivo como se esperaba, y preferentemente, por medio de números.
  • Alcanzable: sus objetivos deben tener un toque de osadía, pero deben ser palpables. Estudie las limitaciones de sus negocios antes de establecer un objetivo.
Es necesario que se pueda lograr ese objetivo.
  • Relevante: todo objetivo debe ser relevante a sus negocios y estar de acuerdo con las estrategias establecidas.
  • Tiempo: determinar un plazo muy bien demarcado y posible de cumplirlo es la pieza clave para hacer que las tareas sean priorizadas como deberían.
La productividad nunca es un accidente. Es siempre el resultado del compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y el esfuerzo enfocado - Paul J. Meyer Click Para Twittear

9- Utilizar el fenómeno de la transformación digital

La transformación digital es un fenómeno que ocurre en el cotidiano de los individuos, influenciando la manera como interactúan, se comunican y consumen. Este cambio de comportamiento crea oportunidades para que las empresas produzcan nuevos productos y servicios y por consiguiente, nuevas oportunidades de negocio.

Pero poner en práctica la transformación digital significa implantar un cambio verdaderamente significativo en su organización, orientado hacia su personal, los procesos y sus clientes.

No se trata sólo de adoptar nuevas tecnologías, sino de hacer esto con el propósito de atender mejor a las necesidades de sus clientes, facilitando el trabajo de su personal y empleando procesos más productivos y eficaces.

Este fenómeno es una tendencia irreversible y en los próximos años, guiará el poder competitivo de las empresas en el mercado.

Mayor productividad significa menos sudor humano, no más - Henry Ford Click Para Twittear

10- Consistencia en la productividad

Es importante destacar que de nada sirve seguir los consejos de productividad anteriores, pero acabar pecando por la falta de consistencia.

Es decir, ¿cuál será la funcionalidad de apostar en los cambios citados por apenas un mes o dos?
Es necesario que usted haga del aumento de la productividad una verdadera rutina, un hábito, así como los procesos que hacen posible ese objetivo.

De hecho, la persistencia quizá sea la parte más difícil de cualquier proceso, pero al mismo tiempo será el factor que definirá el verdadero éxito de sus estrategias.

Es como ocurre en las actividades físicas: hay que seguir esforzándose constantemente para mantener los resultados adquiridos y mejorarlos cada vez más.

El atleta que para de ejercitarse, tiene el rendimiento más bajo.

En su gestión, intente hacer lo mismo y persista para que el aumento de la productividad sea constante en sus negocios.

El camino para empezar es dejar de hablar y empezar a hacer -Walt Disney Click Para Twittear

¿Qué le parecieron esas frases y consejos de productividad?

¿Ya practica alguno de esos hábitos en su día a día? ¿Tiene alguna otra frase que le gustaría compartir?

¡Cuéntenos en los comentarios!

2 Comments. Dejar nuevo

  • buenas tardes me ha encantado poder leer estos consejos de productividad y me han nutrido y enriquecido grandemente grande serán los resultados cuando los convertimos en “ciclo” habitual en nuestra vida diaria en cualquier aspecto o bloque de la sociedad en que estemos involucrados

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