Workflow Management, o gestión de Workflow, es una actividad que tiene como objetivo analizar, detectar puntos de mejora, diseñar nuevos procesos y ponerlos en práctica en una organización con el fin de hacerlos más productivos y eficaces.
Una de las etapas más importantes dela gestión de workflow es el análisis de los procesos.
A través del análisis es posible entender cómo se desarrollan los procesos de la empresa en este momento, para luego poder estudiarlos en busca de puntos de mejora.
En este artículo, usted conocerá los 3 pasos del análisis de los procesos y los 10 puntos que deben ser estudiados en ellos.
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Gestión de Workflow y las 3 etapas del análisis de los procesos
Incluso antes de iniciar estas 3 etapas de análisis, con el fin de practicar una buena gestión de flujo de trabajo en la empresa, hay que tener un conocimiento profundo de la planificación estratégica de la organización.
Sólo así se pueden alinear correctamente los objetivos del negocio con la eficiencia de sus procesos. Con este conocimiento, se comienza la primera etapa del análisis de los procesos.
1- Entrevista con los actores
No hay forma más eficaz para comprender el workflow, que entrevistar a las personas que trabajan en el mismo, o de alguna manera se relacionan con dicho proceso.
En esta etapa del análisis de los procesos hay que identificar:
- Las actividades del proceso y su secuencia
- Sus participantes, las responsabilidades y el nivel jerárquico de cada uno
- La información que se utiliza, que se crea o se transforma en el proceso
2- Análisis de los modelos de proceso
Para analizar los modelos del proceso, es necesario responder a 10 preguntas:
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¿Cuál es la razón de la existencia del proceso?
Lo que se pretende lograr, los sistemas utilizados, qué valor se añade al producto final y cuál es su nivel de rendimiento actual.
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¿Qué métricas de rendimiento se utilizan?
Cuáles son los indicadores clave de rendimiento definidos, en qué puntos se miden y si el proceso está dentro de los estándares de rendimiento esperados.
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¿Cuántas y cuáles son las interacciones con los clientes?
También hay que entender quién es el cliente, cuáles son sus necesidades, y si está satisfecho. Verificar si existen interacciones con los clientes redundantes o innecesarias.
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¿Cuántos y cuáles son los handoffs?
Los handoffs son los momentos del proceso cuando la información pasa a otro agente. Compruebe si alguno de ellos está creando obstáculos a la información y si se está midiendo el tiempo entre ellos.
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¿Cuáles son las reglas del negocio?
Las reglas de negocio son procedimientos estandarizados que agilizan la toma de decisiones. Comprobar si son apropiadas, si están creando barreras, cuáles son sus pasos y niveles de aprobación. Descubrir la razón de su creación y si se puede eliminar alguna de esas reglas sin causar daños al proceso.
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¿Hay otros obstáculos en el proceso?
Es necesario descubrir lo que está restringido en el proceso (información, producto o servicio), qué factores están causando el obstáculo (de personal, de los sistemas o de la organización) y si el mismo deriva de un
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¿Hay variaciones en el proceso?
Determinar dónde se producen con más frecuencia, cuál es el límite de tolerancia y si la automatización de tareas puede eliminar las variaciones.
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¿Cuál es el costo del proceso?
Comprobar si este costo es compatible con el mercado y si se puede optimizar el proceso para reducir los costos.
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¿Qué grado de variación causa la actividad humana en el proceso?
Averiguar si esta variación es tolerable y se puede eliminar mediante la automatización de alguna tarea en un sistema de gestión de workflow.
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¿Cómo se realiza el control del proceso?
Qué documentos se utilizan para controlarlo y los pasos necesarios para su aprobación.
Si usted desea mantener una correcta gestión del workflow, es necesario responder a estas preguntas de la forma más completa posible durante esta etapa del análisis de los procesos.
Después, es necesario documentar el proceso.
3- Documentación del Proceso
El documento más importante de esta etapa del análisis de procesos es el diagrama del proceso As Is, es decir, el modelo del proceso como actualmente ocurre.
Algunos otros documentos adjuntos pueden ser las hojas de trabajo, las listas de control, los manuales de procedimientos e incluso, las declaraciones de los participantes.
Lo importante en esta etapa de análisis de los procesos es entender cómo se producen y poder contar con formas de compartir con otros miembros del equipo, para buscar oportunidades de mejora.
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