7 características que deben tener todos los softwares de flujo de trabajo

¿Cómo controla usted las tareas de su equipo? ¿Por medio del correo electrónico? ¿Con hojas de cálculo?

Definitivamente. Esas no son las herramientas más adecuadas.

¿Alguna vez has oído hablar de automatización de procesos de flujo de trabajo?

Se trata de una herramienta tecnológica que puede proporcionar varias ventajas para su empresa y la más importante es, sin duda, tener más control de las tareas y la capacidad de acceder a los datos mediante paneles de gestión.

Pero para lograr estos resultados, también tienen que existir otras ventajas. Vea, en este post, más detalles acerca de estos y otros beneficios que proporciona el software de flujo de trabajo.

Vea también: 5 sorprendentes ejemplos de la transformación digital para entender este concepto de una vez por todas

 

7 recursos de un software de flujo de trabajo que no pueden faltar

Controlar procesos en búsqueda de la eficiencia y eficacia requiere ciertas características mínimas de un software de automatización de flujo de trabajo.

Vea seis de las más importantes:

1 – El uso de una notación estándar internacional

No hay duda de que un software de automatización de flujo de trabajo debe emplear la notación BPMN, la más conocida y utilizada en el mercado.

De esta manera, todos los implicados pueden comunicarse más fácilmente y en el caso de entrar nuevos miembros en el equipo, o incluso en el momento de hacer presentaciones y dar explicaciones a los clientes, todo el mundo sabrá qué referencias hay que utilizar para entender los diagramas de proceso con mayor facilidad.

Todo esto permitirá que su cliente tenga una percepción mayor del valor del producto o servicio proporcionado por su organización.

Vea un ejemplo de Modelador BPMN:

2- Permitir la creación de normas e integraciones fáciles

Ya pasó la época de las plataformas complejas y que requerían el dominio de códigos y programación avanzada por parte de los usuarios.

Hoy en día, la última generación de software de automatización de flujo de trabajo utiliza el llamado Low CodeBPM , con interfaces intuitivas, del tipo arrastrar y soltar, que le permiten configurar las reglas y formularios de manera intuitiva.

Además, el software de flujo de trabajo debe permitir integraciones a través de los web services y aplicaciones conectoras como Zapier y IFTTT. Vea algunos ejemplos:

• Al rellenar un formulario en Typeform iniciar un procedimiento en HEFLO.
• Cuando haya finalizado la tarea en HEFLO enviar un mensaje a Slack.
• Al insertar una línea en una hoja de cálculo de Google Docs iniciar un proceso en HEFLO.

Estos son algunos ejemplos de aplicaciones que se pueden integrar usando Zapier:

 

3 – Acceso remoto y uso compartido en tiempo real

La transformación digital es una realidad que cambió los hábitos de trabajo y la forma en que las empresas operan sus negocios.

Hoy en día, independientemente de donde se encuentra el empleado, es muy común que tenga acceso a los datos y herramientas para trabajar basado en la nube, tanto trabajando en tránsito, como en su propia casa.

En este contexto, el software de flujo de trabajo debe tener características de movilidad y colaboración, que permitan aprovechar al máximo esta nueva cultura.

Y más:

Una solución de automatización de procesos basada en la nube promueve una mayor colaboración entre los equipos, permite que los procesos se controlen en tiempo real y desencadenen acciones y correcciones rápidamente.

4- Plazos y alertas

Su software de automatización de procesos debe permitir la configuración de los plazos en el flujo de trabajo.

Además debe permitir la creación de “disparadores” que avisen al personal y los gerentes de los avances de este plazo, lo que facilita la priorización y promueve la participación.

Veamos otro ejemplo:

• Para un proceso de solicitud de viaje, la reserva debe hacerse en no más de cuatro horas.
• En el mismo caso anterior, si se alcanzó el 50 % del plazo, se debe enviar un correo electrónico al coordinador responsable.
• En el mismo proceso, si se alcanzó 70 % del plazo, se debe escalarlo de forma automática al coordinador.

Además de las características que ayudan al equipo en el cumplimiento del plazo, el software de automatización de flujo de trabajo también ofrece el registro de los plazos cumplidos y no cumplidos, que sirve como base de datos para las acciones de compensación financiera o la evaluación de los méritos del equipo involucrado.

Un buen ajuste de los plazos permitirá que los gerentes deleguen un mayor número de tareas, para ocuparse sólo de casos excepcionales.

Administre, delegue, permita que lo que usted no puede cargar solo, no se torne inviable y se pierda. - Mirna Rosa Click Para Twittear

 

Vea también Los 10 pecados del control de tareas por medio del correo electrónico.

5. En el ordenador, teléfono inteligente o tableta

Sin importar el dispositivo. Su software de automatización debe proporcionar la interfaz a cualquier tamaño de pantalla. Este es un atributo llamado “capacidad de respuesta”.

De esta manera, el personal y los gerentes serán más ágiles, ya que pueden realizar sus tareas en cualquier momento en cualquier lugar.

Vea por ejemplo, cómo HEFLO presenta la misma información en una versión de ordenador de escritorio y en un móvil, respectivamente:

Esta es una de las mayores ventajas de contar con un software de flujo de trabajo, pero no es sólo esa.

6- Infraestructura de nube

El software de flujo de trabajo en la nube libera al usuario de diversas tareas de mantenimiento e infraestructura de TI, tales como el mantenimiento del servidor, la compra y el mantenimiento de costosos enlaces de Internet, copia de seguridad de bases de datos y archivos, los gastos de personal para la administración del ambiente y muchos otras.

El coste de adquisición tradicional es sólo la punta del iceberg. Hay un alto costo por detrás del mantenimiento y soporte, que a menudo se pasa por alto en la adquisición.

La computación en nube llegó para cambiar este escenario. Con ella, los sistemas se mantienen en centros de datos de alta disponibilidad, seguridad y coste competitivo.

En la nube, los costes de mantenimiento se dividen entre todos los clientes, y el valor final es una fracción mínima del modelo clásico.

Vea más abajo un estudio sobre el coste total de propiedad comparando el “software como servicio” (nube) con el modelo “in situ” (tradicional):

Fuente: Software Advice.

¿Desea calcular el coste total de su TCO? Utilice esta calculadora en línea: Total Cost of Ownership Calculator.

Sin embargo, ¡Esté atento! No todo es “color de rosa”.

No es suficiente que el proveedor diga que todo está en la nube y que usted no tiene que preocuparse.

Pregunte:

• ¿Qué proveedor de data center se utiliza?
• ¿En qué países se alojan se alojan la aplicación y la base de datos?
• ¿Cómo funciona la copia de seguridad?
• ¿Hay replicación de datos?
• ¿Cuáles son las empresas que utilizan el mismo centro de datos?

En HEFLO tratamos de dar detalles de cómo funciona nuestra arquitectura y usted puede comprobarlo en la página sobre infraestructura.

7 – Automatización y gestión de su negocio

Además de permitir un mayor control de las actividades del proceso, la automatización del flujo de trabajo facilitará la gestión, eliminando en gran medida el flujo de correo electrónico y el uso de hojas de cálculo.

Por último, se puede analizar los indicadores clave de rendimiento o KPI, en tiempo real, y tomar decisiones con mucho más agilidad y asertividad, usando paneles de control.

 

¿Qué opina usted de estos recursos?

¿Usted conoce otro que sea esencial en un software de flujo de trabajo?

Deje su comentario y comparta su conocimiento con nuestros lectores.