Quien trabaja con BPM suele tratar con los conceptos de flujo de trabajo y procesos. E incluso algunas personas con cierta experiencia en el campo pueden confundir estos dos términos, que, por cierto, es muy común.
En este post, usted entenderá mejor en qué consiste el flujo de trabajo y los procesos, además de percibir claramente cuáles son sus diferencias.
Entienda las definiciones de workflow y procesos
Es importante recordar que proceso es una palabra que se utiliza en diversos contextos, como en el legal, por ejemplo. En este caso, nos referimos a los procesos de negocio.
¿Qué son los procesos de negocio?
Podemos definir los procesos de negocio como una secuencia de actividades (divididas en tareas) ordenadas lógicamente, con relaciones de causa y efecto entre sí, y con el fin de hacer una entrega de productos, servicios, información, decisiones u otras salidas a un cliente interno o externo.
La cadena de procesos de una empresa, es decir, la secuencia de los diversos procesos de un negocio, tiene el objetivo de añadir valor a una entrega final, un producto o servicio, de modo que la percepción del valor por el mercado sea mayor que los costes incurridos para producirlo.
Cuanto mayor sea la diferencia positiva entre el valor percibido y los costos de producción, mayor será el beneficio de la empresa (en el caso de las organizaciones con fines de lucro).
En este contexto, analizar, modelar y mejorar continuamente los procesos para hacerlos más eficientes y eficaces es una excelente manera de hacer que las empresas sean más rentables.
Los flujos de trabajo y los procesos se relacionan en esta ocasión debido a que el flujo de trabajo es una herramienta utilizada en la mejora de procesos en las empresas, como veremos a continuación.
Vea más información en esta colección de artículos sobre los procesos de negocio: Artículos sobre BPM.
¿Qué es Workflow?
Flujo de trabajo en español, workflow es un conjunto de tecnologías y herramientas que permiten que los documentos, información, actividades y tareas fluyan adecuadamente a través de la empresa o departamento de una empresa para que los involucrados en el proceso sigan su secuencia y practiquen ciertos procedimientos con el fin de que los objetivos del proceso se logren adecuadamente.
El flujo de trabajo no necesariamente se debe hacer de una manera automática, con la ayuda de la tecnología, pero esta es sin duda, la mejor manera de utilizarlo para obtener resultados satisfactorios. ¡De hecho, el flujo de trabajo y la automatización son dos asuntos muy estrechamente relacionados!
Al utilizar el flujo de trabajo y sus herramientas, se reducen las fallas del proceso, los errores en la transferencia de datos, se gana tiempo, fiabilidad y precisión en los procedimientos, además de reducir los retrasos, obstáculos y desperdicios.
Más información. Lea nuestros artículos sobre Workflow.
Diferencia entre Workflow y proceso
Hicimos un breve resumen de los temas que muestran algunos contrastes interesantes entre los flujos de trabajo y los procesos. Léalo para entender mejor la diferencia entre estos dos conceptos:
- Un proceso es una secuencia de tareas, el flujo de trabajo es una manera de hacer que esa secuencia sea más productiva y eficiente.
- El proceso es algo que puede existir de forma natural e se puede conducir intuitivamente, un flujo de trabajo se analiza, planifica, modela y automatiza conscientemente y con objetivos bien definidos
- El proceso es cómo un equipo se coordina y se comunica para entregar un resultado, el flujo de trabajo es una tecnología o herramienta que puede ayudar a hacerlo de la mejor manera
- No todo los procesos se automatizan, el objetivo del software de flujo de trabajo es exactamente automatizar los procesos
- El flujo de trabajo es una consecuencia de la existencia de los procesos, se creó en función de los mismos, por lo que puede existir un proceso sin flujo de trabajo, pero no puede haber un flujo de trabajo sin el proceso correspondiente
El flujo de trabajo es una pequeña parte de lo que BPM puede hacer por los procesos de su empresa.
Con un software de modelado BPMN como HEFLO, es posible analizar, modelar y hacer mejoras en los procesos, además de documentarlos y automatizarlos, todo con la misma herramienta.
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