10 dicas de produtividade de gestores de sucesso

Os resultados de toda empresa dependem de seus colaboradores e de como eles realizam suas tarefas.

E, para isso, o papel dos gestores é essencial.

Afinal, não há como falar no aumento da produtividade – o verdadeiro sonho comum do mundo corporativo – sem passar por uma gestão eficaz, que saiba como conduzir os negócios.

É como em um time de futebol: para que o clube seja vitorioso, é essencial contar com um técnico que saiba extrair o melhor, tanto dos jogadores, quanto de suas próprias habilidades.

Mas, como aumentar a produtividade nas empresas?

Essa é uma das questões que mais preocupam os administradores.

Além disso, é bem comum que esses profissionais pensem que a resposta está em um grande conjunto de segredos e atividades difíceis de serem realizados.

Mas, na verdade, não é bem assim.

Conheça, a seguir, algumas dicas de produtividade para gestores que são verdadeiros hábitos de liderança que qualquer um pode adotar, se for disciplinado.

10 dicas de produtividade para gestores que você pode implantar agora mesmo

Um dos objetivos mais frequentes nas empresas é aumentar sua produtividade.

E isso é bastante compreensível, afinal, em um mundo empresarial onde a competitividade é cada vez mais acirrada, é preciso conseguir superar seus concorrentes.

E para alcançar excelentes resultados, é fundamental para qualquer organização contar com uma gestão verdadeiramente produtiva.

Para isso, é preciso levar em conta vários fatores, como mudanças de comportamentos pessoais, hábitos de trabalho e até o uso de ferramentas de gestão mais adequadas.

Imagine uma empresa que utiliza apenas e-mails para se comunicar internamente.

Agora, pergunte-se: quanto tempo é desperdiçado no envio de mensagens entre os departamentos para que as tarefas sejam concluídas?

Ou quantos erros podem ser cometidos durantes os mais variados processos?

Encaminhar um e-mail para o gestor liberar a requisição, solicitar dados ao setor financeiro, tratar sobre suas férias como RH…

Realmente essas práticas não caracterizam um ambiente de trabalho produtivo.

Por isso, para saber como aumentar a produtividade nas empresas, é preciso realizar análises e mudanças na forma como os seus negócios são gerenciados.

Que tal conhecer dicas de produtividade para gestores que irão mudar a maneira como você planeja seu dia, suas tarefas e organiza os processos de seu negócio?

1- Planeje seu dia

Uma das dicas de produtividade mais importantes envolve uma palavra-chave: planejamento.

Afinal, para conseguir realizar todas as suas atividades da maneira mais ágil possível, é preciso saber organizá-las.

Por isso, crie o hábito de, no começo de cada manhã (ou na noite anterior), planejar quais tarefas deverão ser realizadas naquele dia (ou no dia seguinte).

Não se esqueça de levar em conta o nível de complexidade de cada uma delas.

Assim, se programe para realizar atividades que demandam maior esforço (de concentração, intelectual, criativo etc.) para o período da manhã, quando você está menos cansado e mais atento.

Da mesma forma, deixe para o final de sua jornada as tarefas mais repetitivas e rotineiras.

Essas atividades, por não te exigirem tanta energia, são mais adequadas para um período do dia em que certamente você estará mais cansado.

Revise frequentemente sua lista de tarefas diárias, mas, lembre-se: algumas vezes, um imprevisto poderá acontecer e fazer com que precise reorganizar suas atividades.

Assim, haja com naturalidade e faça as mudanças necessárias em seus planos.

O segredo não é priorizar o que está em sua agenda, e sim agendar suas prioridades. -Stephen Covey Click To Tweet

Dicas de produtividade

2- Reuniões rápidas a pé

Reuniões são necessárias em qualquer negócio, mas, só de pensarem nesse tipo de compromisso, muitos empresários já se mostram desanimados e entediados.

Afinal, permanecer sentado por horas, ouvindo muitas informações – à vezes desnecessárias -, não é exatamente um sinônimo de como aumentar a produtividade na empresa.

Pode, inclusive, ter o efeito contrário.

Por isso, têm-se tornado cada vez mais comuns métodos diferentes de se fazer reuniões mais produtivas, como as realizadas em pé, ou, até mesmo, caminhando.

Ao não adotar a imagem tradicional de todos sentados ao redor de uma grande mesa, as reuniões em pé, chamadas de “stand up meetings”, são uma boa solução.

Através desse modelo, muito utilizado por empresas de tecnologia, o tempo das reuniões se torna mais “compacto”, fazendo com que as pessoas conseguissem sintetizar suas falas.

Afinal, não é muito confortável ficar em pé durante um longo período de tempo.

Como consequência, esse processo se torna muito menos cansativo, os colaboradores conseguem focar no que é realmente importante e a atenção de todos é maior.

Outra forma muito utilizada por nomes como Mark Zuckerberg, fundador do Facebook, e o ex-presidente dos Estados Unidos, Barack Obama, é fazer as reuniões caminhando.
As chamadas “walking meetings”, portanto, além de serem realizadas em pé, são feitas andando.

Além de uma caminhada ser benéfica à saúde, o método é útil para aumentar a criatividade dos envolvidos, ao deixá-los longe de computadores e telefones, aparelhos responsáveis por captar muita atenção dos empresários.

O clima mais confortável traz também um sentimento de conexão, criando uma maneira menos formal e mais produtiva de se fazer reuniões.

O local para as “walking meetings” deve ser próximo da sede da empresa, em qualquer ambiente tranquilo, agradável e sem muito barulho, ideal para uma caminhada.

Vale a pena, ainda, optar por reuniões no período da manhã, quando todos estão mais dispostos e atentos.

Além disso, procure fazer previamente um planejamento sobre o roteiro das caminhadas e dos assuntos da reunião, para garantir que todas as questões relevantes serão abordadas.

Nós precisamos de espaço para sermos produtivos, nós precisamos de lugares para ir e sermos livres. -Laure Lacornette Click To Tweet

Dicas de produtividade

3- Organizar tarefas e processos

Workflow é um conjunto de ferramentas ou métodos que servem para automatizar processos em uma empresa.

Sua importância em um momento marcado por inovações tecnológicas constantes, conversa – e muito – com a ideia de como aumentar a produtividade.

Por isso, reavalie o workflow das principais atividades de sua empresa e estabeleça quais são os tipos de fluxo que irão receber sua maior atenção.

Você pode, por exemplo, estabelecer 5 tipos de fluxos principais e 1 genérico, debruçar-se sobre eles e descobrir como melhorá-los.

Com o passar do tempo, com esses fluxos já consolidados, crie novos fluxos, levando em consideração as demandas detectadas através do genérico.

Dessa forma, será possível aumentar a quantidade e a abrangência dos processos de sua empresa devidamente organizados.

Veja mais sobre como organizar processos em nosso blog:

“O trabalho é um processo, e todo o processo tem de ser controlado.Para tornar o trabalho produtivo, portanto, requer-se a construção dos controles adequados para o processo de trabalho”. 

Mark Zuckerberg

4- Delegue mais tarefas

Um gestor que tenta centralizar em si mesmo a maior parte das tarefas é um grande problema para qualquer organização.

Ao invés de passar a imagem de uma liderança altamente responsável, cria-se uma sobrecarga ao profissional, além de uma sensação de impotência nos subordinados.

Tal situação afeta drasticamente o engajamento da equipe e a própria produtividade dos processos em sua empresa.

É importante ter em mente que um bom líder não busca concentrar as tarefas, fazendo tudo sozinho, mas sabe delegá-las aos seus colaboradores.

Por isso, uma das dicas de produtividade é que o gestor realize as tarefas necessárias, ao mesmo tempo que consegue delegar atividades a seus colaboradores.

Nesses casos, você pode ainda definir prazos e parâmetros de alertas e procurar interferir mais profundamente somente quando problemas forem detectados.

Por exemplo, pode ser estabelecido que, se um colaborador demorar até 40% do prazo para enviar a tarefa concluída, ele será notificado por mensagem.

Mas, caso esse tempo se estenda a 70% do limite estipulado, o caso deverá ser encaminhado diretamente ao gestor, que irá, então, intervir diretamente no processo.

É muito importante, ao delegar tarefas, deixar bem claro quem será responsável pelas atividade, assim como as datas limites para a conclusão de cada uma delas.
Caso não se deixe muito evidente o que cada um deve fazer e para quando, a tendência é de que nada seja feito, já que cada colaborador poderá pensar que a responsabilidade não é sua.

Além disso, procure conhecer a fundo as características, habilidades e fraquezas pessoais de cada membro de sua equipe.

Assim, será possível direcionar os profissionais mais aptos para cada tarefa determinada, aumentando as chances de os resultados estarem de acordo com o desejado.

Ao delegar tarefas, é possível, ainda, influenciar nos resultados do próprio gestor, já que, ao concentrar menos trabalho sobre si, ele poderá dedicar-se a outras atividades, mais estratégicas, seu verdadeiro papel na empresa.

Uma das dicas de produtividade mais relevantes, mas frequentemente deixada em segundo plano, é a de que todo profissional precisa equilibrar o trabalho e a sua vida pessoal.

Por isso, com mais tempo livre, poderá se dedicar também a questões fora da empresa, ligadas à família e amigos, sentindo-se melhor e mais disposto para o trabalho.

“O perfeito é o inimigo do bom”

Voltaire

5- Invista em sua equipe

Você já parou para analisar o quanto você anda valorizando sua equipe? Ou o nível de engajamento de seus colaboradores?

O fator humano é realmente determinante para garantir o sucesso – ou o fracasso – de todo e qualquer negócio.

E é por isso que uma das dicas de produtividade mais importantes está relacionada, justamente, ao fator humano de sua empresa.

Primeiramente, é preciso colocar em mente que todo gestor que está buscando como aumentar a produtividade em sua empresa precisa investir em sua equipe.

Por isso, dê atenção máxima ao recrutamento e seleção, além da retenção de colaboradores.

Procure dar preferência a pessoas talentosas, que sejam comprometidas e demonstrem ser responsáveis.

Além disso, é muito importante estar sempre buscando manter os níveis de engajamento elevados.

Nada é mais produtivo que um profissional que se sinta verdadeiramente motivado em seu trabalho.

Assim, procure estar próximo de seus colaboradores, detectando problemas e fornecendo feedbacks constantes.

Vale oferecer elogios e até mesmo recompensas diante de resultados expressivos.

Não se esqueça ainda de investir em um estímulo contínuo ao conhecimento, fornecendo capacitações, palestras ou cursos capazes de trazer novas informações relevantes para a produtividade de sua equipe.

Lee Iacocca“Comece com boas pessoas, defina as regras, comunique-se, motive e recompense seus funcionários. Se você fizer todas essas coisas de forma eficaz, você não tem como errar” 

Lee Iacocca

Antes de conhecer as outras 5 dicas de produtividade para gestores, confira abaixo o infográfico que preparamos a partir de um vídeo da Harvard Business Review.

dicas de produtividade6- Pratique uma atividade física

Engana-se o gestor que pensa que para saber como aumentar a produtividade é preciso apenas focar em suas atividades dentro da empresa.

Cuidar de sua saúde é um fator essencial para uma vida mais saudável e também pode influenciar diretamente em seu nível de produtividade como profissional.

Estudos científicos afirmam que manter uma rotina de exercícios não é apenas algo bom para seus músculos, mas, também, para o seu cérebro.

A atividade física ainda é capaz de proporcionar uma maior energia ao longo do dia, fazendo você se sentir mais disposto e focado, tanto no trabalho, quanto em demais compromissos.

Por isso, procure ser uma pessoa ativa, pratique diariamente algum exercício que te pareça prazeroso.

E não vale afirmar que não tem tempo para se dedicar a algumas horas na academia ou a uma longa corrida no parque.

Você pode buscar se movimentar de maneira bem simples, como estacionar o carro mais longe do prédio da empresa e caminhar durante alguns minutos até o local de trabalho, além de usar escadas, no lugar dos elevadores.

Com essa pequena mudança de hábito, você verá bons resultados, não somente no aumento de sua energia no trabalho, mas também em seu cotidiano como um todo.

“Depois de ações eficazes, inicie uma reflexão silenciosa. A partir da reflexão silenciosa, virá um ação ainda mais eficaz”

Peter F. Drucker

7- Seja um gestor previsível

No ambiente corporativo, muito se fala da meritocracia para incentivar de maneira contínua  melhores resultados entre os funcionários.

Para conseguir estimular o engajamento de sua equipe, além de delegar tarefas e investir em seus colaboradores, é preciso ser, também, um gestor mais previsível.

Mas como isso pode ser considerado uma das dicas de produtividade mais importantes para um gestor?

Ser um líder previsível é conseguir deixar bastante evidente o que os colaboradores precisam fazer para alcançar os objetivos da empresa e, com isso, receber algum tipo de recompensa.

Por exemplo, estabelecer uma meta de vendas para ganhar um bônus mensal, ou deixar claro o que se espera de cada um para que recebam uma promoção.

Ao saberem com exatidão o que devem fazer para atingir um objetivo, os profissionais se mostrarão mais dedicados na realização de suas tarefas.

O resultado? Mais produtividade!

“ Você não pode impor a produtividade. Você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor”

Steve Jobs

dicas de produtividade

8- Metas e objetivos claros

Como visto no item anterior, saber onde se quer chegar e o que fazer para alcançar essa meta é essencial para engajar devidamente uma equipe.

Por isso, procure também deixar muito bem delimitadas quais são as metas e objetivos de sua equipe, ou da empresa como um todo.

Use metodologias e ferramentas capazes de te ajudar a definir claramente o que deve ser alcançado e que facilitem o compartilhamento do andamento dos processos.

Para aumentar a produtividade, é imprescindível que os colaboradores estejam bem informados, consigam acompanhar os progressos e detectar possíveis problemas com clareza.

Por exemplo, você pode colocar um monitor em um local publicamente visível por sua equipe, mostrando dados referentes às atividades e tarefas do departamento, a chamada gestão à vista.

Ao acompanhar tais informações com frequência, o sentimento de vitória ao alcançar as metas estabelecidas fortificam, inclusive, o trabalho em equipe.

Caso problemas sejam percebidos, o esforço para solucioná-los também se torna comum, com os colaboradores se unindo para contornar a situação da melhor maneira possível.

Mas, como estabelecer adequadamente as metas e objetivos de sua empresa?

Para isso, você pode contar com a técnica SMART.

Essa importante metodologia consiste em analisar suas metas e objetivos considerando 5 pontos:

  • Específico: toda meta precisa ser bastante clara, sendo considerada de fácil compreensão para qualquer pessoa.
  • Mensurável: é preciso conseguir mensurar se seu objetivo foi devidamente alcançado, e, de preferência, através de números.
  • Alcançável: suas metas precisam ter um toque de ousadia, mas devem ser palpáveis. Estude as limitações de seus negócios antes de estabelecer um objetivo.
    Ele precisa ser possível de ser alcançado.
  • Relevante: todo objetivo precisa ser relevante a seus negócios e de acordo com as estratégias estabelecidas.
  • Tempo: determinar um prazo muito bem demarcado e possível de ser cumprido é a peça-chave para fazer com que as tarefas sejam priorizadas como deveriam.

“A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de comprometimento com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.”

Paul J. Meyer

dicas de produtividade

9- Usar o fenômeno de transformação digital

A transformação digital é um fenômeno que ocorre no cotidiano dos indivíduos, influenciando a maneira como interagem, se comunicam e consomem. Essa mudança de comportamento gera oportunidades para empresas criarem novos produtos e serviços e, consequentemente, novas oportunidades de negócios.

Mas colocar em prática a transformação digital significa implantar uma mudança verdadeiramente significativa em sua organização, voltada para seu pessoal, processos e clientes.

Não se trata apenas de adotar novas tecnologias, mas de fazer isso com o propósito de atender melhor às necessidades de seus clientes, facilitando o trabalho do seu pessoal e empregando processos mais produtivos e eficazes.

Esse fenômeno é uma tendência irreversível e guiará o poder competitivo das empresas no mercado nos próximos anos.

Maior produtividade significa menos suor humano, não mais -Henry Ford Click To Tweet

10- Consistência na produtividade

É importante destacar que, de nada adianta você seguir as dicas de produtividade anteriores, mas acabar pecando pela falta de consistência.

Ou seja, qual será a funcionalidade de apostar nas mudanças citadas por apenas um mês ou dois?

É preciso que você faça do aumento da produtividade uma verdadeira rotina, um hábito, assim como os processos que tornam possível esse objetivo.

De fato, a persistência é, talvez, a parte mais difícil de qualquer processo, mas, ao mesmo tempo, será o fator que definirá o verdadeiro sucesso de suas estratégias.

É como ocorre nas atividades físicas: é preciso continuar se esforçando constantemente para manter os resultados adquiridos e melhorá-los cada vez mais.

O atleta que para de se exercitar, cai de performance.

Em sua gestão, procure fazer o mesmo e persista para que o aumento da produtividade seja constante em seus negócios.

O caminho para começar é parar de falar e começar a fazer -Walt Disney Click To Tweet

 

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