O que significa ECM? Como ele pode ajudar seu negócio a gerenciar a informação?

2,5 quintilhões de bytes.

Essa é a quantidade de dados criados todos os dias no mundo, segundo pesquisa realizada pela BSA – Business Software Alliance.

O relatório ainda aponta que 90% de todos os dados que há no mundo foram criados nos últimos dois anos em que a pesquisa foi realizada. Os 10% restantes foram gerados durante toda a história anterior da humanidade.

Coma as oportunidades geradas pela transformação digital, uma série de tecnologias impulsionou a coleta e o acesso aos dados.

São exemplos dessas tecnologias:

  • A Computação em Nuvem
  • O Big Data
  • O Machine Learning
  • A Inteligência Artificial – AI
  • A IoT (Internet das Coisas)
  • Fábricas inteligentes
  • Sistemas cyber-físicos

A convergência dessas tecnologias e algumas outras culminou com o que chamada quarta revolução industrial, focada no uso inteligente da informação.

Veja mais sobre esse tema aqui: A indústria 4.0 chegou! Você está preparado para a quarta revolução industrial?

Nesse contexto, com tantos dados, conteúdos e informações disponíveis, como fazer a gestão de conteúdos nas empresas, o chamado ECM – Enterprise Content Management?

Neste post, você vai entender o que é ECM, seus conceitos e como usá-lo em seu negócio para gerenciar conteúdos de forma objetiva, transformando-os em conhecimento útil para o crescimento da organização.

Confira mais alguns dados divulgados pela pesquisa “Whats’s the Big Deal with Data?”, divulgada pela BSA:

ecmO que é ECM?

Você sabe o que significa ECM?

Bem, além de seu significado em inglês – Enterprise Content Management – que traduzimos por Gerenciamento de Conteúdo Empresariais, o que é ECM, na prática?

Para que você entenda o que é ECM sem sombra de dúvidas, fomos buscar a definição de ECM do ABPMP BPM CBOK V3.0, que se baseia na definição oficial criada pela organização internacional AIIM, em 2000:

Gerenciamento de conteúdo empresarial (Enterprise Content Management) é o conjunto de tecnologias usadas para gerenciar o ciclo de vida da informação não estruturada, passando pelas fases de criação ou captura, armazenamento, controle de versão, indexação, gerenciamento, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivo, relacionando os conteúdos com processos de negócio”

Atualmente, para desenvolver todas essas atividades, softwares ECM em conjunto com BPM são usados com bastante sucesso.

Para isso, diversos recursos podem ser empregados por um software ECM, ou ser integrados a ele, para auxiliá-lo na transformação de dados não estruturados em estruturados.

Confira esta ilustração que mostra alguns deles:

ecm

Fonte: Kyocera

Agora que você já sabe o que significa e o que é ECM, confira mais informações importante sobre essa tendência na gestão de informações nas empresas.

Confira também em nosso blog: Tenha um sistema de gestão do conhecimento e conheça as vantagens

Enterprise Content Management: como funciona?

O ECM vai muito além da mera armazenagem de conteúdos. Na verdade, ele é usado para fazer o gerenciamento de documentos e outros conteúdos escaneados, digitados ou capturados de outras formas, inclusive com dispositivos móveis.

O objetivo do ECM é ajudar a agilizar todo o ciclo de vida das informações.

Ele faz isso por meio do gerenciamento de documentos de forma automatizada, isto é: os fluxos de tarefas ligados a esses processos ocorrem de forma automática e o acesso às informações e documentos é transparente e ágil.

Normalmente, um bom software ECM é compatível com a maioria dos tipos de arquivos. E isso inclui suítes de aplicativos para escritórios, como o G Suíte, por exemplo, ou o Microsoft Office; arquivos de imagem dos mais variados formatos; e-mails e até arquivos de design e 3D, gerados por softwares específicos.

Por que as empresas procuram um software ECM?

As empresas estão lidando com um volume cada vez maior de dados, informações e conteúdos.

E simplesmente armazená-los sem poder acessar a informação certa e relevante na hora em que ela é mais necessária, não trará vantagem competitiva algum para seu negócio.

Pelo contrário: manter esses conteúdos armazenados e seguros será apenas um custo, sem retorno prático!

Nesse sentido, é fundamental para qualquer empresa que tem acesso a um volume considerável de conteúdo, que ela tenha um procedimento claro de como lidar com ele.

Por isso, o ECM tem sido amplamente usado para eliminar ineficiências operacionais, reduzir custos e garantir que as informações e dados estão sendo tratados segundo os melhores protocolos de segurança. Tudo isso sem dificultar o acesso a eles pelos colaboradores que precisam consultá-los.

Mas como isso é posto em prática?

Para que atenda às necessidades das empresas, o ECM conta com 5 componentes mais relevantes.

São esses os 5 componentes do ECM:

  1. Capturar
  2. Gerenciar
  3. Armazenar
  4. Preservar
  5. Entregar

Vamos entender em detalhes o papel de cada um deles para a gestão eficiente dos conteúdos do seu negócio.

Os 5 componentes essenciais do ECM

Um software ECM precisa contar, de alguma forma, com esses 5 componentes. Eles foram definidos pela Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens, a AIIM.

Confira como eles atuam em uma organização:

1- Capturar

Esse elemento do ECM envolve a consolidação de informações, capturando-as de diversas formas.

Isso pode envolver a conversão de documentos em papel para formatos eletrônicos; dados de aplicativos usados pela empresa, como CRM, ERP e automação de marketing; conteúdos encontrados na internet e, é claro, em softwares de BPM.

Para isso, é preciso obter e coletar esses arquivos e disponibilizá-los para consulta de uma forma estruturada e sistemática, para que as informações fiquem organizadas.

As informações capturadas podem incluir estatísticas, notas fiscais, faturas, plantas, planilhas, contratos, relatórios de pesquisa, checklists e muitas outras.

Você entende a importância de manter seu conteúdo documentado de uma forma estruturada?

Então, responda a esta enquete e descubra como está acontecendo a documentação de processos de negócios nas empresas que responderam à pesquisa:

Na sua organização os processos são documentados e mantidos atualizados?

2- Gerenciar

O gerenciamento em ECM consiste em 3 pontos:

  • Conectar,
  • Modificar e
  • Empregar as informações.

O ideal é que esses pontos sejam gerenciados por meio de um de um software colaborativo, baseado na nuvem, e que permita acesso remoto até com dispositivos móveis.

3- Armazenar

Os conteúdos precisam estar armazenados em uma fonte única da verdade, isso, é: em um repositório que evita a entrada de dados em duplicidade.

Além disso, devem ser feitos backups frequentes, para evitar a perda de dados, e permitir acesso a alterações de informações agilmente, sempre contanto com a última versão dos documentos e arquivos.

Um diretório estruturado em pastas é uma forma muito comum de organizar as informações armazenadas. Isso permitir que os colaboradores visualizem ou editem informações sem dificuldade.

Além disso, o uso de mecanismos de pesquisa e filtros também pode ser bastante útil para se encontrar a informação desejada no momento em que mais se precisa dela.

4- Preservar

Além das medidas apontadas acima, a preservação dos dados deve garantir sua segurança e integralidade.

Portanto, senhas, criptografia, autenticação de dois fatores e outros mecanismos de preservação dos dados devem ser empregados de forma bastante profissional.

O uso de backups em mais de um servidor remoto é uma providência que deve ser levada em consideração.

5- Entregar

Manter os diretórios organizados de uma forma que facilite a busca das informações é uma das funções do ECM.

Mas ele pode ir além. Integrações com sistemas BPM podem permitir que as informações e os conteúdos já sejam encaminhados para quem precisa deles em suas rotinas diárias e fluxos de trabalho.

Assim, por exemplo, sempre que um relatório da conjuntura econômica é enviado para a empresa por seu banco de investimentos, ele pode ser automaticamente disponibilizado para os colaboradores que sabem fazer um bom uso desse conteúdo.

Isso agiliza os processos e facilita a tomada de decisão e a melhoria contínua.

Confira este infográfico que ilustra os 5 elementos principais do ECM:

EcmSaiba mais: Fluxo de informação

Quais as vantagens do ECM, afinal

Falamos muito sobre o que é ECM, seu significado, seus 5 componentes e as características de cada um deles.

Mas quais as vantagens práticas de trabalhar com um software ECM em sua organização?

Segundo dados de pesquisa, a maioria dos executivos, quase 3 em cada 4 deles, procura incrementar a produtividade em seu negócio com o uso do ECM.

Em seguida, podem ser encontrados objetivos como eliminar atividades não eficientes e flexibilizar a operação.

Confira este gráfico com os dados completos da pesquisa:

Independentemente das expectativas dos executivos que utilizam o ECM, podemos listar uma série de vantagens que esse tipo de sistema de gerenciamento de conteúdos pode trazer para uma organização:

1- Centralização das informações

Um software ECM fornece uma plataforma centralizada onde o conteúdo pode ser mantido e disseminado de uma maneira que atenda às necessidades da empresa.

2- Redução de conteúdos duplicado

Uma vantagem bastante específica do ECM é exatamente a diminuição de dados armazenados. Para isso, é necessário documentar todos os conteúdos e identificar quem lida com eles.

O software ECM encontrará conteúdos duplicados ou muito semelhantes, reduzindo drasticamente o excesso de armazenamento.

3- Mitigação de riscos

Um bom ECM elimina o risco de se empregar processos de uso da informação de forma não formalizada ou corretamente estruturada. Isso evita expor uma empresa a riscos de perda, alteração ou vazamento de informações e um melhor gerenciamento de riscos.

Veja mais: O que é gerenciamento de riscos? Finalidades e conceito

4- Facilidade de encontrar conteúdos e mantê-los seguros

Os softwares de ECM mais robustos incluem funções como:

  • Taxonomias de conteúdo (classificação por meio das palavras usadas)
  • Auditoria
  • Check-in e check-out
  • Controles de fluxo de trabalho
  • Mecanismos de segurança

5- Governança e compliance

Com tudo isso que você viu, fica claro que um software ECM torna a governança de informações muito mais eficiente e transparente.

6- Otimização de processos

O ECM pode agilizar os processos de negócios ao:

  • Eliminar gargalos
  • Reduzir o armazenamento de dados
  • Diminuir drasticamente a necessidades de papel
  • Eliminar diversos tipos de correspondência
  • Manter a integridade da informação
  • Minimizar o excesso de dados a ser analisado

Evidentemente, tudo isso leva ao aumento da produtividade.

Veja também: Como a nova forma de trabalhar pode acabar com os ruídos na comunicação empresarial

Como você compartilha os diagramas de processo em sua empresa?

Mesmo que você ainda não use ECM em seu negócio, existem ferramentas que já podem ajudar a tornar mais fácil encontrar e compartilhar conteúdos importantes.

O software de modelagem, documentação e automatização de processos BPMN HEFLO conta com duas formas muito práticas de gerenciar a informação em sua empresa.

Uma delas é o portal de colaboração, onde você pode compartilhar os processos criados para conseguir aprovações e até opiniões de colegas.

E a outra é a Biblioteca de Processos.

Veja como ela funciona neste vídeo:

Você usa um software ECM ou BPM em sua organização?

Como é feita o ECM, Enterprise Content Management em sua empresa?

Você já conta com um software ECM ou uma ferramenta BPM?

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