Tenha um sistema de gestão do conhecimento e conheça as vantagens

Conforme os anos dentro de uma empresa vão passando é comum e esperado que o conhecimento gerado por ela vá apenas se multiplicando. Mas o que fazer para que essas informações não fiquem concentradas em uma única pessoa ou em um pequeno grupo?

Bom, para isso existe a gestão de conhecimento. Que, para possuir uma boa efetividade, além de precisar do potencial humano, deve contar também com um bom sistema de gestão de conhecimento.

Está curioso sobre como isso funciona e como deve ser colocado em prática? Então continue sua leitura e torne-se um verdadeiro especialista no assunto!

O que é gestão do conhecimento?

Gestão do conhecimento, também sendo chamada Knowledge Management (KM), nada mais é do que uma área de atuação que engloba a descoberta, retenção e compartilhamento do conhecimento dentro de uma organização.

Essa prática se vale de áreas como gestão estratégica, teoria das organizações, sistemas de informação, gestão da tecnologia, economia, sociologia, psicologia, marketing e entre outras.

Para gerar conhecimento as empresas podem utilizar diversos meios, sendo o principal deles a capacitação dos colaboradores. Assim, usando os seus dois ativos fundamentais: o conhecimento e as pessoas.

É comum que as empresas capacitem seus funcionários a partir de treinamentos corporativos, sendo eles presenciais ou a distância.

Qual a importância da gestão de conhecimento?

Agora que você já sabe o que é gestão de conhecimento, é importante entender qual a sua importância para sua empresa se tornar um negócio escalável.

Dentre os bens mais valiosos de uma organização, podemos encontrar o capital humano e intelectual. Ambos estão estreitamente ligados e devem andar juntos para um bom aproveitamento.

Por exemplo, se o novo gestor de equipe criou e implantou na empresa um novo sistema de organização, fazendo com que o tempo das tarefas fosse otimizado e consequentemente a produtividade subisse, podemos analisar a importância do indivíduo e também o conhecimento gerado. Basicamente fazer uma boa gestão do tempo e produtividade!

Ainda trabalhando essa hipótese, podemos dizer que o gestor decidiu se desligar da empresa e ninguém sabe como continuar gerindo o nome sistema de organização. Dessa forma, se perdeu tanto o capital humano quanto o conhecimento adquirido.

Para evitar esse tipo de situação é possível implementar a gestão de conhecimento, prevenindo que o conhecimento adquirido seja perdido. Muito pelo contrário, ele é retido e compartilhado, a fim de melhorar os processos dentro da organização.

Qual a importância do sistema da gestão de conhecimento?

Evidentemente, gerir o conhecimento e a informação produzida pelos profissionais é importante e fundamental para o desenvolvimento e diferencial competitivo da empresa. E isso deve ser realizado de maneira eficaz para que dê os resultados esperados.

Então, é preciso aliar o uso de um planejamento adequado a um bom sistema de gestão de conhecimento. Afinal, todo o conhecimento gerado pelos diversos colaboradores da empresa não pode constar apenas em uma folha de papel ou em arquivos espalhados.

Ao utilizar um sistema de gestão de conhecimento, se torna mais fácil e eficaz armazenar, analisar e consultar os dados já existentes para futuras necessidades.

O que é sistema de gestão de conhecimento?

Ok, agora que você já entendeu o que é gestão de conhecimento e qual a sua importância dentro da organização, é necessário entender também o papel do sistema de gestão de conhecimento.

O sistema de gestão de conhecimento funciona como o agente de união entre o planejamento da gestão e sua execução em si. Normalmente um software desenvolvido para codificar e classificar as informações nele inseridas, avaliando-as de acordo com os critérios selecionados pelo usuário.

Em resumo, todas as informações geradas pelos diferentes setores da organização são estruturadas para atender um objetivo da empresa. Assim, cria-se um canal onde todo o potencial de conhecimento gerado possa fluir e ter a destinação correta, aperfeiçoando os processos do negócio.

Como funciona um sistema de gestão do conhecimento?

Depois que as informações são inseridas, cabe ao sistema classificá-las de acordo com a importância e impacto que elas possuem. Prevendo assim qual será o resultado que determinada informação irá desencadear na organização, baseando-se em experiências anteriores.

Por exemplo, se a empresa está enfrentando um problema com um dos seus maiores fornecedores, o sistema de gerenciamento do conhecimento irá analisar:

  • Se isso já ocorreu antes;
  • Quais foram os profissionais que lidaram com situações semelhantes e o que fizeram para resolver o problema;
  • Quais as práticas que podem ser aplicadas para ajudar a evitar esse tipo de acontecimento.

Em resumo, insere-se no sistema de gestão de conhecimento as informações necessárias. Ali ficam disponíveis para consulta, afim de solucionar ou reduzir o tempo de solução de problemas futuros. Sendo que o sistema de gestão de conhecimento analisa as conclusões mais adequadas a cada objetivo apresentado.

Sistema de gestão do conhecimento

Quando já se possui um sistema de gestão do conhecimento é fundamental que se possua também o hábito e a autonomia para utilizá-lo. Isso vale tanto para a consulta de dados quanto para a inserção de  novas informações.

Vale ressaltar que os sistemas ainda auxiliam a integração completa de pessoas, processos e tecnologia dentro da organização. No entanto, para ocorrer de forma eficaz é preciso:

  • Estimular a troca de experiência;
  • Comunicar a todas sobre a maneira correta de usar o sistema;
  • Desenvolver uma estrutura tecnológica que permita capturar e compartilhar as informações.

Exemplos de sistema de gestão do conhecimento

Se você entendeu a importância de possuir um sistema de gestão do conhecimento e está pensando em inserir isso na sua empresa conheça abaixo algumas boas opções:

Groupware

Ideal para incentivar para que colaborem com diversas tarefas, comunicação interna, geração de ideias e iniciativas para aperfeiçoamento da empresa.

Sistemas especialistas

Sistemas de informações especialistas oferecem as vantagens de uma alta capacidade e resoluções de problemas específicos. Por isso, é altamente indicado que as empresas com condições financeira construam o próprio sistema de gestão do conhecimento.

Dessa forma, o sistema acompanhará todos os setores da empresa, categorizando de maneira mais eficiente as informações. Ainda está com alguma dúvida sobre o assunto? Então deixe sua dúvida abaixo e nós responderemos todas as suas questões!

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