CRM, ERP, BPM, BPA…
São tantos softwares de gestão empresarial que um negócio pode adotar, que muitos líderes e empreendedores ficam na dúvida de quais são os mais importantes para suas organizações.
A verdade é que só analisando as particularidades de seu negócio – de preferência com ajuda de um bom planejamento estratégico – você poderá definir as ferramentas de gestão mais úteis para atingir seus objetivos.
No entanto, é importante levar um fator em conta nessa equação: a análise de processo de negócios, ou BPA – Business Process Analysis, na sigla em inglês.
Por quê?
Por dois motivos:
- Em primeiro lugar, porque sem uma correta gestão de processos organizacionais e sua otimização, outras ferramentas talvez não sejam adequadamente aproveitadas.
- Em segundo lugar, porque a própria análise e otimização dos processos pode determinar quais ferramentas devem ser adquiridas ou descontinuadas para otimizar processos.
Nesse sentido, vamos apresentar para você, neste post, o que são ferramentas de análises de processos, as chamadas BPA tools, e como aplicá-las na implantação de processos organizacionais.
Veja também em nosso blog: 7 recursos que todo software de automatização de fluxo de trabalho deve ter
O que são BPA tools?
BPA tools ou Business Process Analysis Tools são algumas das mais empregadas ferramentas para desempenhar, analisar, documentar e redesenhar processos de negócios.
Mas, antes de nos aprofundarmos na definição do que são BPA tools, que tal entender melhor o que é a análise de processos propriamente dita?
O que é a análise de processos?
Análise de processos é o conjunto de procedimentos usados para se realizar uma revisão profunda, com o objetivo de se obter um entendimento claro dos processos de negócio de uma empresa.
Esses procedimentos envolvem a revisão de cada um dos componentes do processo, incluindo:
- Entradas
- Saídas
- Tarefas
- Procedimentos
- Atores
- Aplicações
- Sistemas
- Controles
- Documentos
- Dados
- Tecnologias
Em seguida, analisam-se as interações entre cada um desses elementos e como levam aos resultados desejados.
A análise de processos abrange a avaliação de fatores importantes, como o tempo gasto; o custo; a capacidade produtiva; recursos empregados e a qualidade do processo e de suas entregas.
Para isso, são usados modelos visuais dos processos, diagramas e fluxogramas; é feita a coleta de dados; é realizada a análise da cadeia de valor e a modelagem dos processos.
Saiba mais: Entenda o que é análise de processos de negócios e aplique já em sua empresa
Agora que você já está dominando o conceito de análise de processos, vamos entender mais a fundo o que fazem as BPA tools.
Business Processes Analysis tools: o que elas fazem, afinal?
Muitos profissionais confundem BPA tools com meras ferramentas de desenho de processos.
Na verdade, para uma gestão de processos organizacionais adequada, é preciso muito mais que desenhá-los e obter um diagrama de processos.
Você sabe o que é um diagrama de processo? Veja um exemplo de um diagrama de processos de Service Desk:
Nesse contexto, as Business Process Analysis Tools proporcionam um trabalho bem mais detalhado e abrangente do que apenas o desenho do processo. Isso inclui 6 componentes:
- Repositório de processos
- Modelagem gráfica e documentação
- Publicação dos processos
- Controle de versões dos processos
- Tratamento de melhorias em processos
- Colaboração
Confira detalhes de cada um desses componentes nos itens a seguir.
Confira também: Business Process Management Suite: todas as ferramentas BPM reunidas
Os 6 componentes das BPA tools
O uso de BPA tools tornará a implantação de processos organizacionais muito mais ágil e assertiva.
E se a ferramenta for online, acessível pela nuvem e com uma interface agradável e intuitiva, o engajamento da equipe será muito mais natural e espontâneo.
Confira os seis componentes das Business Process Analysis tools:
1- Repositório de processos
Um dos componentes que poucos se lembram na hora de analisar BPA tools é a forma como os processos serão arquivados e acessados.
Um bom repositório de processos precisa de uma base centralizada, uma “única fonte da verdade”.
Além disso, os processos precisam estar bem organizados e serem encontrados com facilidade, por meio de um diretório estruturado ou bons mecanismos de busca.
É claro que algumas medidas de segurança precisam ser tomadas:
- O acesso ao repositório é restrito a usuários autorizados
- São usadas senhas e outros dispositivos de autenticação dos usuários
- Deve-se estipular níveis de interação com os diagramas de processos, como visualização, edição e exclusão.
HEFLO conta com um repositório de processos na nuvem permitindo que você modifique ou divulgue utilizando apenas um navegador web.
2- Modelagem gráfica e documentação
A modelagem gráfica de processos envolve a criação de uma representação desse processo na forma de um diagrama de processos ou fluxograma.
Para isso, o processo é estudado em busca dos recursos e dos elementos envolvidos em sua execução. Entre esses elementos, podemos citar os agentes, os documentos usados, a regras de negócio, os clientes e donos do processo, as informações que precisam fluir, tomadas de decisão, as entradas e as saídas.
Com todos esses elementos devidamente conhecidos, é criado o diagrama do processo, para que fique fácil de entender tudo isso de forma visual.
Usualmente, bons BPA tools usam a notação BPMN, a mais empregada pelo mercado. Dessa forma, todos aqueles que tiverem acesso ao diagrama, “falarão uma linguagem comum”, evitando erros de interpretação.
Confira este infográfico e descubra como fazer a representação gráfica de um processo por meio de um fluxograma:
Saiba mais: 7 dicas de modelagem de processos de negócios para leigos
Depois de fazer a modelagem, é fundamental fazer a documentação de processos.
Muitos se perguntam qual a importância disso e chegam a alegar que se trata de uma burocracia desnecessária.
Na verdade, a documentação de processo é muito importante e traz uma série de vantagens para a gestão de processos organizacionais, veja:
Benefícios da documentação de processos de negócios
- Formação de uma base de conhecimento sobre os processos documentados, que pode ser usada como modelo de novos processos semelhantes.
- Referência para tirar qualquer dívida de usuários, clientes, donos de processo e mesmo de analista e consultores.
- Os objetivos, etapas, procedimentos e demais elementos do processo estão formalmente descritos, evitando controvérsias.
- Ótima fonte de informações para a criação de manuais ou treinamentos.
- Com a entrada de novos colaboradores, a documentação dos processos garantirá que eles possam consultar uma fonte confiável e formalizada.
Com HEFLO, você poderá criar a documentação imediatamente, sem sair da interface, com alguns cliques de seu mouse.
Veja como fazer isso neste vídeo tutorial de nosso canal no YouTube, o Somos HEFLO:
Veja também: A documentação de processos é realmente necessária?
3- Publicação dos processos
Agora que sua modelagem está pronta, como fazer a publicação dos diagramas de processos para que todos tenham acesso a eles?
O ideal é que isso seja feito de uma forma ágil e prática, sem complicações.
As melhores Business Process Analysis tools fazem a publicação na nuvem, facilitando o acesso por todos na empresa. Dessa forma, os participantes do processo podem acessar os diagramas de onde estiverem e, em muitos casos, com o uso de dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Evidentemente, os dados precisam estar seguros, protegidos por meio de criptografia de dados.
Veja um diagrama de processos sendo visualizado por meio de um smartphone:
4- Controle de versões dos processos
Ora, disponibilizar os processos dessa forma é realmente muito prático e, com certeza, vai facilitar a vida de analistas, consultores, agentes e clientes dos processos que precisarem consultá-lo.
Mas como gerenciar as novas versões de cada processo?
Toda vez que uma melhoria for adicionada, será preciso criar um novo diagrama de processo? Como nomear todas essas versões e saber qual é a mais recente?
Com HEFLO, a cada mudança ou melhoria em um diagrama de processo, as versões anteriores são automaticamente salvas.
Dessa forma, não é preciso criar uma série de arquivos individuais, um para cada diagrama de processo melhorado. E para consultar as versões anteriores, basta acessar o próprio processo e verificar as alterações que já foram feitas.
5- Tratamento de melhorias em processos
O objetivo das BPA tools não é apenas analisar os processos de negócios.
O que se deseja, depois da análise, é iniciar a melhoria contínua.
Para isso, com ajuda do diagrama de processos, o analista procura pelas chamadas oportunidades de melhoria.
Tratam-se de procedimentos, tarefas ou outros elementos do processo que o estão tornando menos eficiente e produtivo.
Alguns exemplos de oportunidades de melhoria são:
- Gargalos: pontos do processo em que há um acúmulo de tarefas que impede as de mais de seguirem o fluxo.
- Desperdícios: usa excessivo de recursos.
- Atrasos: quando uma tarefa foi mal dimensionada em relação às demais e demora mais tempo do que o desejado.
- Handoffs: troca de informações ou de responsabilidades entre equipes, pessoas ou sistemas. Se isso não for feito de forma adequada, pode ocasionar erros no processo.
Esses são apenas alguns dos exemplos de oportunidades de melhoria que podem ser detectadas pela análise dos diagramas de processos e de outros meios.
Em seguida, deve-se fazer o tratamento dessas melhorias. Assim, é preciso buscar formas alternativas de executar o processo sem que aconteçam os atrasos, os desperdícios, as inconformidades, os gargalos e os handoffs identificados, entre outras possíveis melhorias.
Veja mais:
- Análise de gargalos em processos: responda 5 perguntas
- Handoff agereement: uma das melhores estratégias de handoff
6- Colaboração
As melhores BPA tools são baseadas na nuvem exatamente para proporcionar uma fácil colaboração entre os integrantes das equipes e usuários dos processos.
No caso do HEFLO, um Portal de Colaboração agiliza tudo isso, auxiliando na aprovação de processos e também na captação de sugestões por parte de outros integrantes da empresa.
Para isso, depois de finalizar a modelagem e documentação do processo, você publica tudo isso no Portal de Colaboração.
Em seguida, você notifica o dono do processo que utilizará o próprio portal para estudar e aprovar o processo recém modelado.
Mas o ciclo de melhoria não acaba aí!
Depois disso, todos aqueles que quiserem – e tiverem acesso ao portal – podem analisar os processos publicados e oferecer sugestões de melhoria.
Dessa forma, a colaboração se torna muito mais ágil e dinâmica. Tudo isso é feito por meio de comentários que são discutidos entre os participantes, sem sair do ambiente da ferramenta.
Entenda como fazer isso assistindo a mais este tutorial de nosso canal no YouTube:
Leia mais: Promova a colaboração com um software de controle de processos
Confira um resumo dos 6 elementos principais das BPA tools neste infográfico:
Você tem usa uma ferramenta BPA ou BPM em sua empresa?
Com é feita a análise, a modelagem e a automatização de processos BPM em sua organização?
Quais os softwares são usados para isso?
Compartilhe sua experiência com a gente nos comentários!
