Quando se fala em modelagem de processos, para leigos, isso pode parecer um mistério.
É claro que dominar todos os símbolos da notação não é uma tarefa simples, mas seus conceitos são bastante claros e podem ser entendidos facilmente.
Assim, explicar para leigos as etapas e técnicas da análise e mapeamento de processos pode ajudá-los a entender as decisões tomadas pelos técnicos, consultores e especialistas, sem que tenham que se tornar PhDs no assunto.
Da mesma forma, ao se depararem com exemplos de fluxos de processo e diagramas, terão uma noção adequado do que está acontecendo e poderão dar sua opinião sobre as decisões tomadas com muito mais assertividade.
Veja também: Definição e exemplos de fluxograma de subprocesso BPMN 2.0
Noções de modelagem de processos de negócios para leigos
Agregando valor para o cliente e para o negócio
Antes de falarmos da cadeia de processos, as atividades que a compõem e como torná-la mais eficiente e produtiva, diminuindo gargalos, atrasos e desperdícios (entre outras providências possíveis para a melhoria contínua dos processos), é preciso entender o conceito de valor agregado ao longo da cadeia produtiva.
Pense assim: ao entregar um produto ou serviço a um cliente final, este consumidor paga um preço por ele, em dinheiro, baseado no valor que aquela solução traz para ele. Ou melhor: na sua percepção de valor daquela solução.
Pode ser uma panela, uma viagem, um carro, um software, uma sessão de fisioterapia, não importa: algum problema foi resolvido para o cliente, algum desejo ou vontade dele foi atendida, e isso vale alguma coisa para ele. Tanto, que está disposta a pagar por isso.
Do outro lado, a empresa realiza uma série de tarefas e atividades para entregar esse produto ou serviços ao cliente. Planeja, compra, estoca, transforma, pinta, junta, orça, delega, corta, embala, entrega etc.
Cada uma dessas tarefas individualmente tem um custo, e a soma de todas elas definirá um custo total. Essa soma deve ter um valor menor que aquele que o cliente está disposto a pagar pelo produto ou serviço que adquiriu. Caso contrário, não haverá lucro, concorda?
Pronto: esse é o conceito (para leigos) de valor agregado ao longo de uma cadeia de processos produtivos: ele deve ser maior na percepção do cliente do que o quanto custou para a empresa.
Aliás, quanto mais eficientemente uma empresa consegue criar essa percepção de valor em um produto ou serviço para seus clientes, gastando o menos possível, mais valiosa a empresa em si será considerada, e mais valor terá sido agregado ao negócio ( ações na bolsa, por exemplo).
Cadeia de processos, processos e atividades
A modelagem de processos de negócios (para leigos) já deve estar ficando mais fácil de enteder para você.
Mesmo assim, algumas definições de BPM para leigos sempre podem ajudar ainda mais:
Processo: Conjunto de atividades inter-relacionadas e realizadas em uma ordem cronológica (algumas em paralelo) para realização de um trabalho que tem o objetivo de atender necessidades de alguém ou de uma organização. Ex.: Processo de entrega de uma mercadoria.
Atividade: Tarefas ou trabalhos realizados por pessoas ou softwares por meio de recursos específicos. Ex.: Atividade de arquivar o tíquete da nota fiscal referente a mercadoria entregue.
Cadeia produtiva, cadeia de processos ou cadeia de valor: todos os processos que se inter-relacionam para a entrega final de valor (serviço ou produto) de uma organização a um cliente final: Ex.: A cadeia de processos de um e-commerce envolve diversos processos, entre eles, a entrega da mercadoria.
Com tudo isso em mente, a modelagem de processos, mesmo para leigos, começa a ficar mais clara: como fazer com que essa cadeia produtiva apresente o menor custo possível e entregue o maior valor percebido?
É isso que analisaremos em seguida.
Modelagem de processos de negócios para leigos e a melhoria contínua
Melhoria contínua é uma técnica de BPM usada para se garantir que os processos estão sempre sendo realizados da maneira mais eficiente possível, isto: empregando menos recursos e entregando mais valor para o processo seguinte.
Existem diversas maneiras de se analisar isso e se desenhar um novo processo, melhorado e otimizado, mas como se trata de descrever a modelagem de processos de negócios para leigos, vamos apresentar 3 exemplos simples de entender:
- Gargalos: gargalo é aquele momento de um processo em que todas as atividades seguintes serão paralisadas se ele não estiver ocorrendo de forma adequada. Conheça também a definição CBOK para gargalo.
Por exemplo: Um restaurante está com os pedidos em ordem, tem lugares suficientes, a cozinha está trabalhando com eficiência e todas as demais atividades também, com exceção da entrega dos pedidos nas mesas, pois um garçom faltou.
- Atrasos: Seguindo o exemplo do restaurante, um forno localizado em local inadequado está demorando para preparar os alimentos. Toda as tarefas que dependem dele estão atrasadas.
- Desperdícios: o uso inadequado das geladeiras está levando ao gasto excessivo de energia e ao vencimento de alguns alimentos.
Assim, a melhoria contínua analisa esses processos e atividades para descobrir maneiras de evitar os gargalos, os atrasos e os desperdícios.
Como modelar processos: dicas para leigos
Na sequência vou te fornecer vários recursos valiosos para você modelar o seu processo, mas antes gostaria de saber sua opinião sobre as notações mais utilizadas. Compartilhe sua opinião com nossos leitores!
Se você está procurando orientação para modelar o seu primeiro processo, então veja este passo a passo para desenhar um fluxo simples.
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