7 dicas de modelagem de processos de negócios para leigos

Quando se fala em modelagem de processos, para leigos, isso pode parecer um mistério.

É claro que dominar todos os símbolos da notação não é uma tarefa simples, mas seus conceitos são bastante claros e podem ser entendidos facilmente.

Assim, explicar para leigos as etapas e técnicas da análise e mapeamento de processos pode ajudá-los a entender as decisões tomadas pelos técnicos, consultores e especialistas, sem que tenham que se tornar PhDs no assunto.

Da mesma forma, ao se depararem com exemplos de fluxos de processo e diagramas, terão uma noção adequado do que está acontecendo e poderão dar sua opinião sobre as decisões tomadas com muito mais assertividade.

Veja também: Definição e exemplos de fluxograma de subprocesso BPMN 2.0

Noções de modelagem de processos de negócios para leigos

Agregando valor para o cliente e para o negócio

Antes de falarmos da cadeia de processos, as atividades que a compõem e como torná-la mais eficiente e produtiva, diminuindo gargalos, atrasos e desperdícios (entre outras providências possíveis para a melhoria contínua dos processos), é preciso entender o conceito de valor agregado ao longo da cadeia produtiva.

Pense assim: ao entregar um produto ou serviço a um cliente final, este consumidor paga um preço por ele, em dinheiro, baseado no valor que aquela solução traz para ele. Ou melhor: na sua percepção de valor daquela solução.

Pode ser uma panela, uma viagem, um carro, um software, uma sessão de fisioterapia, não importa: algum problema foi resolvido para o cliente, algum desejo ou vontade dele foi atendida, e isso vale alguma coisa para ele. Tanto, que está disposta a pagar por isso.

Do outro lado, a empresa realiza uma série de tarefas e atividades para entregar esse produto ou serviços ao cliente. Planeja, compra, estoca, transforma, pinta, junta, orça, delega, corta, embala, entrega etc.

Cada uma dessas tarefas individualmente tem um custo, e a soma de todas elas definirá um custo total. Essa soma deve ter um valor menor que aquele que o cliente está disposto a pagar pelo produto ou serviço que adquiriu. Caso contrário, não haverá lucro, concorda?

Pronto: esse é o conceito (para leigos) de valor agregado ao longo de uma cadeia de processos produtivos: ele deve ser maior na percepção do cliente do que o quanto custou para a empresa.

Aliás, quanto mais eficientemente uma empresa consegue criar essa percepção de valor em um produto ou serviço para seus clientes, gastando o menos possível, mais valiosa a empresa em si será considerada, e mais valor terá sido agregado ao negócio ( ações na bolsa, por exemplo).

 

Cadeia de processos, processos e atividades

A modelagem de processos de negócios (para leigos) já deve estar ficando mais fácil de enteder para você.

Mesmo assim, algumas definições de BPM para leigos sempre podem ajudar ainda mais:

Processo: Conjunto de atividades inter-relacionadas e realizadas em uma ordem cronológica (algumas em paralelo) para realização de um trabalho que tem o objetivo de atender necessidades de alguém ou de uma organização. Ex.: Processo de entrega de uma mercadoria.

Atividade: Tarefas ou trabalhos realizados por pessoas ou softwares por meio de recursos específicos. Ex.: Atividade de arquivar o tíquete da nota fiscal referente a mercadoria entregue.

Cadeia produtiva, cadeia de processos ou cadeia de valor: todos os processos que se inter-relacionam para a entrega final de valor (serviço ou produto) de uma organização a um cliente final: Ex.: A cadeia de processos de um e-commerce envolve diversos processos, entre eles, a entrega da mercadoria.

Com tudo isso em mente, a modelagem de processos, mesmo para leigos, começa a ficar mais clara: como fazer com que essa cadeia produtiva apresente o menor custo possível e entregue o maior valor percebido?

É isso que analisaremos em seguida.

 

Modelagem de processos de negócios para leigos e a melhoria contínua

Melhoria contínua é uma técnica de BPM usada para se garantir que os processos estão sempre sendo realizados da maneira mais eficiente possível, isto: empregando menos recursos e entregando mais valor para o processo seguinte.

Existem diversas maneiras de se analisar isso e se desenhar um novo processo, melhorado e otimizado, mas como se trata de descrever a modelagem de processos de negócios para leigos, vamos apresentar 3 exemplos simples de entender:

  • Gargalos: gargalo é aquele momento de um processo em que todas as atividades seguintes serão paralisadas se ele não estiver ocorrendo de forma adequada. Conheça também a definição CBOK para gargalo.

Por exemplo: Um restaurante está com os pedidos em ordem, tem lugares suficientes, a cozinha está trabalhando com eficiência e todas as demais atividades também, com exceção da entrega dos pedidos nas mesas, pois um garçom faltou.

  • Atrasos: Seguindo o exemplo do restaurante, um forno localizado em local inadequado está demorando para preparar os alimentos. Toda as tarefas que dependem dele estão atrasadas.
  • Desperdícios: o uso inadequado das geladeiras está levando ao gasto excessivo de energia e ao vencimento de alguns alimentos.

Assim, a melhoria contínua analisa esses processos e atividades para descobrir maneiras de evitar os gargalos, os atrasos e os desperdícios.

 

Como modelar processos: dicas para leigos

Na sequência vou te fornecer vários recursos valiosos para você modelar o seu processo, mas antes gostaria de saber sua opinião sobre as notações mais utilizadas. Compartilhe sua opinião com nossos leitores!

Qual sua opinião sobre as notações usadas para modelar processos?

 

Se você está procurando orientação para modelar o seu primeiro processo, então veja este passo a passo para desenhar um fluxo simples.

Quer aprender mais? Então dê uma olhada neste e-book que vai ajudar você a entender ainda mais de BPM:

The BPM Cookbook: Um guia completo com tudo que você precisa saber sobre BPM.

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