Análise de gargalos em processos: responda 5 perguntas

Já parou para pensar porque o trânsito para quando há um afunilamento de pista?

Ok, a resposta é meio óbvia:

Só há espaço para passarem menos carros que o normal, de cada vez, portanto, forma-se uma fila atrás desse funil, com os motoristas esperando sua vez para passar daquele ponto estreito.

Nesse contexto, tente responder à pergunta: o que é um gargalo nas empresas?

É exatamente isso: uma limitação no andamento de um processo que faz com que ocorra um acúmulo de tarefas esperando para serem realizadas.

Quer aprender como fazer a análise de gargalos em processos? Dê uma olhada nas cinco perguntas a seguir e como respondê-las.

Veja também: Como organizar um pequeno negócio utilizando o Modelo Canvas

 

5 perguntas que vão facilitar a análise de gargalos em processos

Agora que você já sabe o que é um gargalo em processos, é hora de entender como analisá-los em busca de uma solução para esse acúmulo indesejado de trabalho.

Para isso, basta fazer quatro perguntas e tirar suas conclusões.

Vou iniciar com questões abertas de de propósito geral, e depois apresentarei itens mais específicos.

1- O que está sendo impedido de prosseguir em função do gargalo?

A primeira resposta que você deve buscar durante sua análise de gargalo em processos são os componentes do processo que estão sendo restringidos.

Normalmente, eles se dividem em três tipos:

  • Informação: para dar sequência ao processo, alguém ou algum sistema precisa de uma informação para tomar uma decisão ou proceder da maneira correta. Por exemplo: para realizar uma autorização o gestor precisa de um acesso a um sistema de informação para fazer a aprovação. Se ele não dispõe de um acesso móvel, então precisa ir até a empresa para realizar a atividade.
  • Produto: a produção de um item está sendo restringida por algum fator, que analisaremos mais adiante.
  • Serviço: a entrega de um serviço está sofrendo restrições e é preciso descobrir esta causa.

Agora que sabemos o que está sendo vítima de um gargalo, as três próximas perguntas vão nos ajudar a descobrir o que causa isso.

2- Qual o motivo da existência do gargalo e os fatores que contribuem?

Três fatores costumam ser os responsáveis pela existência de um gargalo. Veja os motivos que podem levar cada um deles a ser a causa do gargalo:

  • Pessoas: treinamento inadequado, faltas constantes ao trabalho, atrasos ao trabalho, formação profissional inadequada, seleção de pessoal ineficiente e outras.
  • Sistemas: o sistema tem falhas, é ultrapassado, não é compatível com os hardwares, é de difícil utilização ou, até mesmo, não existe um sistema, é preciso adquirir um.
  • Organizacional: falta de objetivos claros, hierarquia confusa, cultura da empresa inadequada, liderança falha, clima organizacional ruim, falta de planejamento estratégico e outras causas semelhantes.

Como você viu, o objetivo desta pergunta, em sua análise de gargalos em processos, é definir os motivos que levam cada fator a gerar o funil. Pode ser tanto um, como vários deles, dependendo do caso.

3- O gargalo está acontecendo devido à restrição de recursos?

Há, usualmente, três tipos de recursos que podem estar sendo insuficientes para o processo fluir adequadamente:

  • Recursos Humanos: falta de pessoal.
  • Recursos sistêmicos: falta de sistemas que integrem a complexidade do processo, ou que o integrem adequadamente.
  • Equipamentos: insuficiência de máquinas e hardwares.

Até aqui apresentei itens de análise de gargalo abertos e genéricos.

É hora de partir para questões mais específicas…

4- Um hand-off está gerando um gargalo?

A descoberta de um hand-off é uma ocorrência muito comum quando se faz a modelagem de processos.

Sempre que há a necessidade de troca de informações, seja entre pessoas ou entre sistemas, ou entre ambos, existe um hand-off.

E durante esta troca de informações existe o risco de acontecerem demoras ou falhas, que levam ao surgimento do gargalo.

Para saber mais sobre hand-offs, leia esta postagem: Estratégias de hand-off se traduzem em resultados.

Os departamentos da sua organização "batem cabeça" quando uma demanda é encaminhada entre eles?

 

5- Existem aprovações em excesso?

Em uma cadeia de aprovações complexa basta um participante estar de férias e todo o desempenho do processo está comprometido.

Além disso, quando realizamos o desenho do processo precisamos ter em mente que gestores são pessoas ocupadas e, apesar de todas as exigências de controles, precisamos prever situações de redundância para contornar gargalos.

No BPMN podemos utilizar a técnica de eventos intermediários de borda do tipo timer

Nossa! Que nome longo!

Relax! Vou mostrar abaixo um exemplo em um diagrama.

Repare no diagrama abaixo que existe um evento de timer (elemento circular com ícone de relógio) “colado” em uma tarefa de aprovação do Gerente. Nesse evento existe um intervalo de 4 horas, e isso significa que o processo permanecerá nessa tarefa até finalizar esse prazo. Assim que o prazo é atingido, então a máquina de processos fará uma transição automática para a aprovação do Coordenador, que entra como backup de aprovação.

Com certeza você precisa considerar situações como essa quando for lidar com gargalos em aprovações, porém antes você precisa pensar:

O negócio realmente precisa dessa aprovação? Não seria melhor enviar uma simples notificação.

Reflita:

Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito. - Peter Drucker Click To Tweet

 

Após responder a estas cinco perguntas e cada item destacado, será possível ter uma visão ampla e sua análise do gargalo no processo da empresa estará completa, propiciando a busca da solução adequada.

O uso de softwares de BPM, nestes casos, é altamente recomendada, pois são uma ferramenta que ajuda a modelar os processos com muito mais agilidade e facilitam o trabalho em equipe.

Quer saber mais sobre o desenho de processos? Confira este artigo de nosso blog: Os 9 princípios do desenho de processos de negócio.

Você conhece algum outro tipo de gargalo?

Sua empresa ou seus clientes sofrem com esse tipo de problema? Envie seu caso para que possamos discutir aqui no blog.

Você tem algum caso de sucesso em solucionar gargalos em empresas? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência com nossos leitores.

Gargalo é aquele tipo de problema que existem em todas as empresas.

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