7 recursos que todo software de automatização de fluxo de trabalho deve ter

Como você controla as tarefas da sua equipe? Por e-mail? Com planilhas?

Definitivamente. Essas não são as ferramentas mais adequadas.

Você já ouviu falar em automatização de processos de fluxo de trabalho?

Trata-se de uma ferramenta tecnológica que pode proporcionar várias vantagens para a sua empresa e as mais importantes delas são, sem dúvida, o maior controle das tarefas e a possibilidade de acessar dados por meio de painéis de gestão.

Mas para se atingir estes resultados, outras vantagens também precisam estar presentes. Veja, nesta postagem, mais detalhes sobre esses e outros benefícios proporcionados por um software de automatização de fluxo de trabalho.

Veja também: Processo de transformação digital nas empresas: 5 passos fundamentais

 

7 recursos de um software de automatização de fluxo de trabalho que não podem faltar

Controlar processos em busca da eficiência e da eficácia exige certas funcionalidades mínimas de um software de automação de fluxo de trabalho.

Confira 6 das mais importantes:

1- Usar uma notação de padrão internacional

Não há qualquer dúvida que um software de automação de fluxo de trabalho deve empregar a notação BPMN, a mais conhecida e usada no mercado.

Desta forma, todo os envolvidos poderão se comunicar com mais facilidade e, no caso da entrada de novos membros no time, ou mesmo na hora de fazer a apresentações e dar explicações a clientes, todos saberão que referências usar para compreender os diagramas de processo com mais facilidade.

Isso tudo permitirá que o seu cliente tenha uma maior percepção de valor do produto ou serviço prestado por sua organização.

Veja um exemplo de modelador BPMN:

Software de automatização de workflow - Modelagem BPMN

2- Permitir a criação de regras e integrações facilmente

O tempo das plataformas complexas e que exigiam o domínio de códigos e programação avançada por parte dos usuários já passou.

Hoje um software de automatização de fluxo de trabalho de última geração usa o chamado Low Code BPM , com interfaces intuitivas, do tipo arrasta e solta, que permitem configurar regras e formulários de forma intuitiva.

Além disso, o software de workflow deve permitir integrações por meio de web services e aplicativos conectores como o Zapier e IFTTT. Veja alguns exemplos:

  • Ao preencher um formulário no TypeForm iniciar um processo no HEFLO.
  • Ao finalizar uma tarefa no HEFLO enviar uma mensagem para o Slack.
  • Ao inserir uma linha em uma planilha do Google Docs iniciar um processo no HEFLO.

Veja alguns exemplos de aplicativos que você pode integrar utilizando o Zapier:

 

3- Acesso remoto e compartilhamento em tempo real

A transformação digital é uma realidade que modificou os hábitos de trabalho e a maneira como as empresas operam seus negócios.

Hoje, independentemente de onde o colaborador se encontra, é muito comum que ele tenha acesso a dados e às ferramentas de trabalho baseadas na nuvem, tanto porque está trabalhando em trânsito, quanto pelo fato de ser, na verdade, um trabalhador home office.

Neste contexto, o software de automatização de fluxo de trabalho deve dispor de recursos de mobilidade, colaboração, que permitem tirar o máximo dessa nova cultura.

E mais:

Uma solução de automatização de processos baseada na nuvem promove muito mais colaboração entre as equipes, permite que os processos sejam monitorados em tempo real e desencadeiem ações e correções rapidamente.

4- Prazos e alertas

software de automatização de fluxo de trabalho - PrazosO seu software de automatização de processos deve permitir a configuração de prazos no fluxo de trabalho.

Além disso deve permitir a criação de “gatilhos”, que alertarão a equipe e os gestores sobre o progresso desse prazo, facilitando a priorização e promovendo o engajamento.

Veja um exemplo:

  • Para um processo de solicitação de viagem a reserva deve ser feita em no máximo 4 horas.
  • No mesmo processo acima, se atingido 50% do prazo enviar um e-mail para o coordenador do responsável.
  • Ainda no mesmo processo, se atingido 70% do prazo escalar automaticamente para o coordenador.

Além dos recursos que auxiliam a equipe no cumprimento do prazo, o software de automatização de workflow oferece também o registro dos prazos atendidos e não atendidos, servindo como banco de dados para ações de compensação financeira ou avaliação de mérito da equipe envolvida.

Uma boa configuração de prazos permitirá aos gestores delegar uma quantidade maior de tarefas, sendo acionado apenas em casos excepcionais.

Administre, delegue, faça com que aquilo que você não pode carregar sozinho, não torne-se inviável e se perca. - Mirna Rosa Click To Tweet

 

Veja também como funciona o recurso de prazos do HEFLO.

5- No computador de mesa, smartphone ou tablet

Não importa o dispositivo. Seu software de automatização deve oferecer interface para qualquer tamanho de tela. Esse é um atributo chamado “responsividade”.

Desta forma, equipe e gestores serão mais ágeis, pois poderão executar suas tarefas a qualquer momento em qualquer lugar.

Veja por exemplo como o HEFLO apresentar a mesma informação em uma versão de computador de mesa e celular, respectivamente:

Controle de tarefas do Workflow

Esta é uma das maiores vantagens de se poder contar com um software de automatização de fluxo de trabalho, mas elas não param por aí.

6- Infraestrutura de Nuvem

Automatização de processos de negócios na nuvemO software de workflow em nuvem livra o usuário de diversas tarefas de manutenção e infraestrutura de TI tais como manutenção de servidor, aquisição e manutenção de links Internet caros, backup do banco de dados e arquivos, custos de pessoal para administração do ambiente e muitos outros.

O custo de aquisição tradicional é apenas a ponta do iceberg. Existe um custo altíssimo por trás da manutenção e suporte, que muitas das vezes é ignorado na aquisição.

A computação em nuvem veio para mudar esse cenário. Com ela sistemas são mantidos em data centers de altíssima disponibilidade, segurança e custo competitivo.

No modelo cloud os custos de manutenção são divididos entre todos os clientes, e o valor final é uma fração mínima do modelo clássico.

Veja abaixo um estudo sobre o Custo Total de Propriedade comparando o “software as a service” (nuvem) com o modelo “on-premise” (tradicional):

Fonte: Software Advice.

Quer calcular o seu TCO? Utilize essa calculadora online: Total Cost of Ownership Calculator.

Mas fique atento! Nem tudo é “mar de rosas”.

Não basta o fornecedor dizer que tudo está na nuvem e você não precisa se preocupar.

Questione:

  • Qual é o fornecedor de data center utilizado?
  • Em que países o aplicativo e o banco de dados estão hospedados?
  • Como funciona o backup?
  • Existe replicação de dados?
  • Quem são as empresas que utilizam este mesmo data center?

No no HEFLO procuramos dar detalhes de como funciona nossa arquitetura e você pode conferir tudo na página sobre infraestrutura.

Sua organização vem adotando a tecnologia de computação em nuvem?

 

7- Automatização e gestão de seu negócio

Além de permitir maior controle das atividades do processo, a automatização do workflow vai facilitar a gestão, eliminado em grande parte o fluxo de e-mails e o uso de planilhas eletrônicas.

Por fim, será possível analisar KPIs em tempo real e tomar decisões com muito mais agilidade e assertividade, com o uso de painéis de controle. Veja como isso é feito no HEFLO:

Criação de Painéis de Gestão Empresarial | Dashboards

>> Assistir: Criação de Painéis de Gestão Empresarial

O que você achou desses recursos? Você conhece outro que seja essencial em um software de fluxo de trabalho?

Deixe o seu comentário e compartilhe seu conhecimento com nossos leitores.

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