Connaissez-vous le concept de gestion par processus ?

Il n’existe aucun moyen de définir et de mettre en œuvre une stratégie BPM sans maîtriser au préalable la gestion par processus. Ce concept s’avère fondamental pour toute entreprise soucieuse d’ajouter de la valeur à chaque étape de sa chaîne de production. La gestion par processus permet, de manière efficace et efficiente, de livrer au client un produit d’une valeur qu’il percevra comme élevée.

Pour que le concept de gestion basée sur les processus soit pleinement compris et correctement appliqué dans une stratégie BPM, nous aborderons dans cet article les définitions et les caractéristiques de ce concept.

Gestion des processus : concept et mise en pratique dans la stratégie BPM

Selon le célèbre expert Gart Capote, le concept de gestion des processus pourrait être défini comme suit :

« Le Business Process Management est une approche disciplinaire pour identifier, concevoir, exécuter, documenter, mesurer, surveiller, contrôler et améliorer les processus d’affaires, automatisés ou non, pour obtenir des résultats cohérents alignés avec les objectifs stratégiques de l’organisation. ».

Notez que Gart Capote recense dans cette définition 8 activités nécessaires à la gestion par processus : identifier, dessiner, exécuter, documenter, mesurer, surveiller, contrôler et améliorer. En outre, il rappelle que le concept de gestion par processus ne se limite pas aux processus automatisés et que les résultats, en plus d’être cohérents, doivent converger avec les objectifs de l’entreprise définis par la direction.

Parmi les exemples de mise en pratique de gestion de processus présentés par cet auteur, on peut souligner l’importance des points suivants :

1. La compréhension et formalisation des processus d’entreprise ;
2. La perception de la chaîne de valeur du produit et de les processus qui la compose ;
3. L’agilité requise dans la fourniture de nouveaux services et produits aux clients ;
4. La réutilisation des ressources technologiques, des connaissances et des pratiques accumulées par l’entreprise ;
5. La gestion proactive et le suivi des tâches et des activités qui composent le processus ;
6. Une réduction importante des coûts et du temps consacré lors de l’adoption de nouvelles solutions ;
7. Une meilleure utilisation et valorisation des ressources humaines ;
8. La nécessité de revoir entièrement les concepts traditionnel de gestion d’entreprise ;
9. Le recours à des simulations et tests d’améliorations du processus.

Roger Tregear, autre auteur respecté de cette discipline, appréhende, quant à lui, la gestion des processus comme suit :

« Les processus métiers sont les canaux par lesquels les entreprises apportent de la valeur aux clients externes, à eux-mêmes et aux autres parties prenantes. L’entreprise n’a pas d’autre recours pour fournir une telle valeur. Les domaines fonctionnels seuls ne sont pas suffisants. Par conséquent, chaque organisation doit mettre en oeuvre ses objectifs stratégiques au travers de processus d’affaires. ».

Vous devez impérativement réaliser que la stratégie BPM est entièrement guidée par la façon dont le concept de gestion des processus est mis en œuvre dans l’entreprise. Pour Roger Tregear, les étapes ci-dessous sont primordiales pour appliquer la stratégie BPM et en tirer tous les avantages :

1. Les organisations existent pour apporter de la valeur aux clients et autres parties prenantes. C’est une stratégie.
2. Elles apportent cette valeur au travers d’une série d’activités coordonnées. C’est un processus.
3. Il est logique d’optimiser ces processus afin qu’ils répondent aux exigences des clients et des autres parties prenantes. C’est l’amélioration des processus.
4. Avoir un panorama de la performance des processus par lesquels une organisation ajoute de la valeur permet d’optimiser la performance du processus. C’est la gestion de processus.
5. La gestion des processus permet aux organisations de se concentrer sur les processus qui créeront la différence de stratégie entre les acteurs d’un même marché. C’est la mise en pratique de la gestion des processus.

Pour résumer, la stratégie BPM doit suivre ces 5 étapes qui impliquent respectivement la stratégie, les processus, l’amélioration, la gestion des processus et leur mise en pratique.

Gestion des processus : ce concept impacte-il l’organisation ?

La gestion des processus a pour but d’améliorer la production et le suivi de cette production par l’entreprise. Dans ce contexte, le responsable de la stratégie BPM doit être en mesure d’appréhender les conséquences de la mise en pratique de la gestion des processus sur chacun des services. Il est donc nécessaire de :

• Formaliser et comprendre les processus de l’entreprise ;
• Percevoir correctement et dans son intégralité la chaîne de valeur et les processus liés ;
• Générer plus d’agilité dans les processus pour être en mesure d’offrir de nouveaux produits et services aux clients ;
• Réutiliser les ressources technologiques dominées par l’entreprise.
• Tirer parti des connaissances et des pratiques accumulées.
• Surveiller les tâches et les processus en temps réel.
• Diminuer des coûts
• Réduire le temps d’exécution des tâches.
• Valoriser les compétences et le savoir de chacun des participants au processus et réaliser une meilleure utilisation de leurs compétences.
• Simuler des améliorations dans un environnement contrôlé.

La mise en place de la stratégie BPM sera facilitée par l’assistance d’outils et de logiciels BPM appropriés. Plus ces logiciels sont agiles et intuitifs plus la stratégie BPM paraîtra simple à mettre en place.