Les 12 points essentiels à la mise en place d’une procédure de gestion documentaire des processus

Utiliser une procédure de gestion documentaire des processus adéquate est un facteur déterminant pour atteindre le succès escompté dans la mise en place du BPM au sein d’une organisation.

Contrairement à ce que certains pensent, la documentation n’est pas uniquement destinée à créer un manuel des projets d’amélioration dans l’entreprise, se transformant en une pile de papiers peu utile.

Bien au contraire ! La documentation des processus fait partie intégrante et active d’un projet BPM. Elle aide à l’analyse, la collecte de données, la conception, la cartographie et la refonte des processus. La documentation se révèle être la seule manière adéquate de rendre la chaîne de production efficace et efficiente apportant les améliorations et les résultats attendus par la direction.

Lors de la mise en place du BPM, la documentation des processus joue un rôle central à trois moments clés :

  1. Lors de la définition de la chaîne de valeur de l’entreprise.
  2. Lors de la définition du processus actuel c’est à dire la définition du processus avant mise en place du BPM.
  3. Lors de la définition du processus amélioré c’est à dire la définition du processus tel que vous souhaiteriez qu’il soit suite à la mise en place du BPM.

Pour aider votre entreprise à réaliser avec succès cette tâche, nous allons vous présenter les points essentiels à la mise en place d’une procédure de gestion documentaire des processus. Nous vous avons sélectionné les pratiques les plus couramment utilisées par les experts de l’industrie.

N’hésitez pas à consulter également l’article : Qu’est-ce qu’une approche processus et pourquoi faut-il adopter cette méthode?

Procédures de gestion documentaires des processus

1 – Ne pas s’écarter de la chaîne de valeur

La colonne vertébrale de la gestion documentaire des processus est la chaîne de valeur. Par conséquent, l’étude, la compréhension et la représentation de la chaîne de valeur sous forme d’un flux d’activités représentant clairement les produits et services générés ainsi que les processus impliqués sont essentielles et doivent être réalisées en amont de tout projet de documentation.

Dans votre organisation, les processus sont définis en fonction de la chaîne de valeur?

2 – Ne concevez pas une documentation axée sur un des services de votre entreprise

Si la chaîne de valeur n’est pas clairement définie, le risque est de mettre en place un projet de BPM restreint à un service particulier. Ce n’est pas le but de la documentation. Une documentation adéquate représente la chaîne de valeur dans son ensemble c’est à dire la chaîne de valeur montrant le gain et les pertes de valeur à chaque étape du processus et ce jusqu’à la livraison finale au client.

3 – Comprendre les objectifs du processus

Un autre facteur clé réside dans la compréhension des objectifs du processus.

La procédure de gestion documentaire doit guider les analystes afin que ces derniers ne dévient jamais des buts et objectifs de l’entreprise, y compris des buts et objectifs définis au niveau stratégique.

Rappelez-vous, la chaîne de valeur finalisée doit fournir au client un produit qu’il percevra comme ayant plus de valeur que tous les efforts et toutes les ressources utilisés au cours de la chaîne de production.

C’est le seul moyen de faire du profit pour l’entreprise.

4 – Choisissez de bons indicateurs

Le choix des indicateurs pour mesurer l’efficacité des processus est également un point clé. Ne vous mettez pas des bâtons dans les roues en optant pour des indicateurs qui ne mesurent pas adéquatement les objectifs que l’entreprise veut atteindre.

Ce choix erroné pourrait aboutir à une amélioration des processus qui fonctionne, mais qui mesurée par un mauvais paramètre, ne donnera pas satisfaction aux objectifs attendus.

5 – Documenter les opportunités d’amélioration

Afin de souligner les points d’amélioration possibles, il est nécessaire de détecter les problèmes et les faiblesses de chacune des étapes des processus. Pour cela, il est fortement conseillé d’utiliser une feuille de travail spécialement conçue sur laquelle les possibilités d’amélioration seront documentées.

Si vous avez sous la main un logiciel qui est propice à la gestion des améliorations, encore mieux, n’hésitez pas à l’utiliser ! Nous vous invitons à voir ci-dessous en pratique comment un acteur d’un processus accède à la documentation et soumettre une suggestion :

6 – Gardez un œil sur les attentes

N’oubliez pas, la gestion de documentaire des processus recommande de garder en permanence à l’esprit les objectifs définis en amont. Avoir pour objectif d’améliorer vos processus donne tout son sens à l’effort de documentation fourni.

Cependant, il est primordial que la documentation soit en ligne avec les objectifs définis par la direction de l’entreprise afin d’éviter toute déconvenue à l’obtention et la présentation des résultats.

7 – Analyser des processus de taille adéquate

Déterminer un ensemble de projets que vous pourrez documenter dans un délai raisonnable. Se concentrer sur de trop grands projets ou sur un très grand nombre de projets peuvent accroître de manière disproportionnée le travail de gestion de documentation des processus. Vous risquez dans ce cas de ne pas être en mesure de pouvoir présenter les résultats en temps opportun et voir ainsi vos efforts discrédités.

8 – Compter sur les bonnes personnes lors des réunions

Les réunions de conception et de cartographie des processus doivent rassembler exclusivement sur le personnel travaillant sur le processus analysé ou en lien direct avec celui-ci. Ces personnes, grâce à leurs expériences respectives, seront en mesure de contribuer à la réunion et d’émettre des avis pertinents.

Jetez un coup d’oeil à l’article : 11 étapes pour apprendre à faire une cartographie des processus métiers.

9 – Déterminer le niveau d’information en profondeur

Veillez à ne pas trop détailler la documentation. Pour cela, reprenez connaissance des objectifs que vous souhaitez atteindre. Gardez à l’esprit qu’il existe un niveau d’information nécessaire et suffisant auquel risque de s’ajouter des éléments inutiles.

Il est fortement recommandé pour parvenir à un consensus sur la documentation finale de réunir les équipes aussi souvent que nécessaire plutôt que d’essayer de trouver un accord en une seule réunion qui pourrait devenir interminable et source de démotivation pour les équipes.

10 – La communication est fondamentale

Il est essentiel d’établir des canaux de communication afin que l’information circule entre tous les services concernés. Cette information doit reprendre clairement les mesures prises et l’avancement du processus.

Mettez en place avec l’aide des services ressources humaines et communication des techniques d’intra-marketing.

11 – Obtenir un soutien des niveaux stratégiques de l’entreprise

Il sera très difficile de faire avancer ce projet sans l’engagement de la direction. Elle doit apporter son soutien en permettant aux équipes impliquées de se dégager du temps à consacrer au projet et en leur fournissant les salles de réunion, l’équipement et les ressources nécessaires.

Comment vous sentez-vous soutenu par la direction de votre entreprise ? Participez à ce sondage et partagez votre expérience avec d’autres lecteurs.

Quels obstacles ou difficultés rencontrez-vous en essayant de promouvoir la gestion des processus dans votre organisation ?

Rappelez-vous que tous ceux qui collaborent à la gestion documentaire des processus ont également leurs fonctions quotidiennes dans l’entreprise et peuvent éprouver des difficultés à concilier du temps à la gestion simultanée de plusieurs projets.

12 – Utiliser un outil BPM moderne

Le dernier point essentiel à une bonne gestion documentaire des processus est l’utilisation de logiciels BPM dont l’utilisation est facile et intuitive.

Ils faciliteront grandement le travail de gestion documentaire des processus, ainsi que le partage d’idées et la visualisation des flux et des diagrammes.

Connaissez-vous d’autres bonnes pratiques à appliquer à la gestion documentaire des processus ?

Postez un commentaire et partagez vos connaissances avec nos lecteurs.

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