Malgré les outils collaboratifs, le « Cloud computing » et le télétravail, il n’est pas possible, dans certaines activités, d’éliminer radicalement les voyages et les réunions présentielles.
Et afin que ces frais de déplacement, d’alimentation et d’hébergement – souvent internationaux – soient correctement contrôlés et vérifiés, il est nécessaire de faire une modélisation efficace des processus de remboursement de frais de déplacements professionnels.
Mais par où commencer ? Qui est impliqué ? Quelles sont les étapes et les tâches ?
Si ce sujet vous préoccupe, sachez que nous avons un modèle de flux de remboursement de frais de déplacements professionnels prêt à l’emploi pour votre entreprise.
En plus de définir des agents, des tâches et des critères de décision conformes aux meilleures pratiques de modélisation des processus, ce modèle est intégré dans un logiciel de processus modélisé gratuit.
Le flux est entièrement modifiable selon le besoins et les circonstances de votre entreprise, de manière très pratique, type « drag and drop ».
Téléchargez dès maintenant ce modèle de processus de remboursement de frais de déplacements professionnels en cliquant sur le lien : Remboursement de frais de déplacements professionnels. Il suffit de vous inscrire pour commencer à l’utiliser, et accéder à bien d’autres flux de processus dans notre bibliothèque.
En outre, vous pourrez créer le diagramme de processus que vous voulez, au moyen de notre Outil BPMN dans le Cloud, accessible où que vous soyez via les dispositifs mobiles, avec une interface conviviale et intuitive.
À voir aussi : Flux de processus de gestion des incidents ITIL
Flux de remboursement de frais de déplacements professionnels
Le flux de remboursement de frais de déplacements professionnels est relativement simple, avec un portail unique et trois lignes d’eau correspondantes au Requérant, au Département financier, et au Manager.
Jetons un œil à chacune de ces lignes d’eau.
À voir aussi : Flux de processus du Service Desk
1- Ligne d’eau du Requérant
Ce collaborateur débute le processus ; il envoie, pour examen, vers le Département financier, un formulaire et les factures correspondantes aux frais de déplacements, tel qu’illustré ci-dessous :
Voyez aussi : Flux de processus de demande de vacances
2 – Ligne d’eau du Département financier
Ici, la première tâche est l’analyse des dépenses, qui doivent être envoyées au Manager (dans une autre ligne d’eau) pour approbation du remboursement de frais de déplacements professionnels.
Dès le remboursement approuvé, celui-ci retourne vers la Ligne d’eau du Département financier qui effectuera le paiement des dépenses, et fournira une preuve de paiement clôturant de cette manière le processus, comme ceci :
Découvrez également : Flux de processus de demande de voyage
3- Ligne d’eau du Manager
Le Manager pourra décider du sens du flux de remboursement de frais de déplacements professionnels dans le cas où il ne donne pas son accord au sujet des dépenses, qui, dès lors, annulera le remboursement, marquant la fin de ce flux.
Découvrez un autre diagramme utile prêt à l’emploi : Flux de processus de licenciement/démission de l’employé
Un contrôle efficace des procédures de remboursement de frais de déplacements professionnels est une mesure qui va au-delà de la simple vérification de gaspillage ou de dépenses non autorisées.
Ce type de procédure apporte plus de transparence aux processus organisationnels, en plus de réduire les erreurs un mode systématique de responsabilisation plus performant et souvent, moins gênant que la remise à un employé des notes et des formulaires faits à la main.
Avez-vous des suggestions sur le processus de remboursement de frais de déplacements professionnels ? Laissez votre commentaire ci-dessous !
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