Des papiers accumulés sur les tables de travail, des boîtes de réception bondées d’emails, des doutes sur des données ou des informations commerciales (toujours trouvées en double), des difficultés à générer des rapports fiables et à surveiller la performance des processus et des collaborateurs.
Si ce scénario quelque peu chaotique vous semble familier, il est temps de revoir votre gestion de processus organisationnels et de prendre des mesures pour améliorer la gestion des processus BPM dans votre entreprise.
Dans ce post vous allez comprendre ce qu’est un processus organisationnel, et vous découvrirez quelques méthodologies de gestion de processus, ainsi que des exemples de processus organisationnels prêts à l’emploi.
Poursuivez votre lecture et découvrez comment la gestion de processus BPM peut être extrêmement avantageuse pour votre entreprise.
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Qu’est-ce que la gestion de processus organisationnels ?
L’ABPMP BPM CBOK V3.0 donne la définition, de la gestion de processus organisationnels, suivante :
« Il s’agit de l’application de principes, méthodes et processus BPM à une organisation, pour assurer l’alignement de l’architecture et du portefeuille des processus métier, sur sa stratégie et ses ressources, en proposant un modèle de gouvernance, de gestion et d’évaluation des initiatives BPM. ».
Peut-être ces termes vous paraissent-ils quelque peu complexes…
Pour mieux comprendre ce qu’est la gestion des processus organisationnels, il faut d’abord bien comprendre la fonction des processus.
Tout le monde sait que la concurrence est chaque jour plus féroce, quel que soit le type d’industrie.
Dans ce sens, afin de maintenir le niveau de compétitivité et de continuer à exister, les entreprises sont obligées d’investir chaque fois plus dans la qualité et dans la recherche de la meilleure performance possible, quelles que soient les variables impliquées dans leur activité.
Et quand nous disons toutes les variables, nous parlons des :
- Intrants et matériaux en général
- Informations et connaissances
- Employés et collaborateurs
- Machines et équipements
- Normes
- Règles et procédures
Mais savez-vous vraiment ce qu’est un processus organisationnel et comment il peut être déterminant pour l’amélioration des éléments mentionnés ci-dessus ?
Découvrez : qu’est que le processus organisationnel ?
Les processus organisationnels font référence à la séquence de tâches qui, en ajoutant de la valeur à ces variables et en travaillant dessus, génèrent comme résultat final le produit ou service offert par l’entreprise.
La gestion des processus organisationnels est simplement la manière dont toutes ces variables sont gérées.
Et pour revenir au vif du sujet, quelle est la meilleure façon de gérer tout cela ?
Existe-t-il une méthodologie de gestion de processus idéale pour coordonner tous ces facteurs ?
Avec les opportunités générées par la transformation numérique, quels outils technologiques peuvent aider votre entreprise à gérer les processus organisationnels ?
À voir aussi : Gestion des processus d’entreprise
Les deux principaux types de gestion organisationnelle
Actuellement il existe deux principaux systèmes de gestion de processus organisationnels, le système hiérarchique fonctionnel et le système intégré.
Gestion fonctionnelle de processus organisationnels
La gestion de processus organisationnels avec emphase fonctionnelle est plus traditionnelle et est toujours adoptée par la plupart des entreprises.
À nouveau, selon l’ABPMP BPM CBOK V3.0, on peut dire que :
« La structure fonctionnelle est la structure organisationnelle déterminée par la spécialisation du travail. Elle permet des économies d’échelle et simplifie la coordination, néanmoins, elle retarde la prise de décision et le temps de réponse aux changements. Elle est axée sur des buts internes et n’est pas orientée sur le client. »
Dans ce type de gestion, les relations de subordination hiérarchique prévalent et les processus de travail sont fragmentés.
Voyez quelques caractéristiques de la gestion fonctionnelle de processus :
- Les gestionnaires ne voient pas les départements ou services comme des éléments de coopération, mais plutôt comme une séparation et une dépendance au commandement des niveaux supérieurs.
- Les autres départements et leurs processus ne sont pas pris en compte par le chef d’équipe.
- Des « silos » sont créés lorsque les informations et procédures d’un domaine ne sont pas partagées avec d’autres.
- Chaque responsable de processus ou département fait tout ce qu’il peut pour atteindre les objectifs de son secteur, sans avoir une vision macro des objectifs stratégiques.
Cependant, sur un marché de plus en plus compétitif et avec la nécessité croissante :
- de gagner du temps pour les entreprises
- de réduire leurs coûts
- d’augmenter leur productivité
le système fonctionnel se voit progressivement remplacé par une méthodologie systémique.
Dans la gestion systémique, l’attention est portée sur les besoins du client. Nous traiterons cela plus profondément dans le sujet suivant.
Gestion systémique des processus organisationnels
Dans la gestion de processus organisationnels en mode intégré, les relations sont plus dynamiques, le travail en équipe est mis en valeur et les employés finissent par, en quelque sorte, devenir polyvalents, ils ne se limitent plus à leurs activités principales.
De plus, lorsque la méthodologie systémique est appliquée, on assiste à un changement significatif d’orientation de la part de l’entreprise, qui met davantage les clients en priorité.
L’orientation du mode opératoire de l’entreprise ne concerne pas uniquement le produit ou le service lui-même, mais plutôt la façon de produire, et comment améliorer les processus de l’entreprise.
De cette manière, on remet au client un produit ou un service qui lui apporte plus de bénéfices et de valeur ajoutée, et cela de façon plus rapide et à moindre coût.
Voyez ci-dessous quelques caractéristiques de la gestion systémique de processus :
- Les processus sont clairs, les responsables et les clients sont bien définis et leurs performances sont suivies.
- Les objectifs et les indicateurs de performance des processus sont déterminés à partir des besoins des clients.
- Une fois que la performance de chaque processus est évaluée, des mesures correctives et d’amélioration continue sont adoptées.
- La collaboration entre les propriétaires de processus est constante, car chacun cherche à satisfaire le client. Plus ils reçoivent des informations précises de leurs processus, et produisent des résultats en accord, plus le client sera satisfait.
- Le dépassement des attentes des clients via la culture de l’amélioration continue fait partie de l’ADN de l’entreprise.
Consultez cette infographie qui illustre des deux principaux systèmes de gestion des processus organisationnels :
Maintenant que vous avez mieux compris les avantages de l’approche systémique, répondez à cette enquête et voyez si votre entreprise utilise la gestion systémique (centrée sur le client) ou la gestion fonctionnelle (axée sur les processus) :
La quatrième révolution industrielle et la gestion des processus organisationnels
Aujourd’hui, la gestion des processus organisationnels a franchi une nouvelle étape vers l’optimisation et l’efficacité des processus dans les entreprises.
L’automatisation est déjà une réalité qui peut bénéficier encore plus des nouvelles technologies qui émergent avec la quatrième révolution industrielle.
Citons parmi elles, la BI, l’apprentissage automatique, le Big Data, le cloud computing, l’IoT (Internet of Things, ou Internet des objets en français) et les usines intelligentes, entre autres.
Il est vrai que l’automatisation commerciale est née à la fin de la troisième révolution industrielle. Mais c’est l’une des technologies qui est devenue récemment encore plus effective. Cela est dû à la compétitivité toujours croissante des entreprises.
Une usine intelligente regroupe plusieurs technologies employées par la quatrième révolution industrielle afin de rendre l’automatisation des processus encore plus effective, avec plus de précision dans les données et plus d’agilité dans les échanges d’informations.
Consultez cette infographie et comprenez l’évolution des révolutions industrielles et leur répercussions sur la production et le commerce :
À lire : L’industrie 4.0 est arrivée ! Êtes-vous prêts pour la quatrième révolution industrielle ?
La gestion des processus organisationnels via l’utilisation des logiciels BPMN s’est avérée de plus en plus pertinente, entraînant des résultats excellents.
Maintenant, nous allons présenter plus en détails cette technologie et voir comment l’utiliser dans votre entreprise.
Gestion des processus organisationnels avec la technologie BPM
Le concept de BPM (Business Process Management ou Gestion de Processus Métiers) fait référence à un ensemble d’éléments et de méthodologies dont l’objectif est précisément de faire une gestion systématique et intégrée de tous les départements/services d’une entreprise, ainsi que de déterminer les fonctions et responsabilités de chacun de ses collaborateurs.
Il n’est pas nécessairement évident de mettre en œuvre la gestion des processus organisationnels via la méthodologie BPM. Pour des raisons culturelles ou traditionnelles, certaines personnes peuvent montrer de la résistance ou des difficultés à assimiler des nouvelles idées. Et c’est précisément à ce stade que l’importance des technologies de l’information entre en jeu.
Venki propose deux options de logiciels BPMN, en fonction des besoins et des caractéristiques de votre entreprise.
Supravizio BPM
Afin de faciliter la vie des organisations et des personnes travaillant dans le domaine de la gestion, Venki, société spécialisée dans les solutions de gestion de processus, a développé le logiciel Supravizio BPM.
Supravizio BPM dispose d’une technologie de pointe et d’un certain nombre de fonctionnalités et de ressources exclusives. Celles-ci permettent aux gestionnaires de faciliter l’introduction à la culture des processus dans les entreprises où ils travaillent. Par conséquent, cela rend la gestion des processus et des services beaucoup plus larges, dynamiques et flexibles.
La gestion des processus organisationnels est beaucoup plus efficace et efficiente avec Supravizio BPM, car elle permet de :
- définir
- modéliser
- exécuter
- surveiller
- optimiser
les processus commerciaux. Supravizio BPM améliore de manière exponentielle les performances de l’entreprise, augmente sa rentabilité et la satisfaction de ses clients.
Voir aussi : Comprendre étape par étape comment utiliser le logiciel de gestion de processus BPMN
Découvrez quelques exemples d’entreprises à succès qui utilisent le logiciel Supravizio BPM dans la gestion de leurs processus organisationnels.
Exemples de processus organisationnels développés à l’aide d’un logiciel BPM.
- Bodytech : automatisation de processus, meilleure communication et productivité.
- Brasilcap : Entreprise de capitalisation de « Banco do Brasil », elle est spécialisée en support bureautique orienté par des processus.
- Bureau Veritas : productivité, surveillance et transparence de données.
- SEBRAE : amélioration et renforcement du système de médiateurs.
- Tour House : mise en place d’un centre partagé de services.
HEFLO
Il s’agit d’un logiciel BPM totalement partagé sur le cloud, dans un modèle du type logiciel SaaS, Software as a Service.
Votre entreprise opte pour un forfait mensuel et peut :
les processus et les activités de manière intuitive, avec une interface facile d’utilisation.
Découvrez 2 exemples de processus organisationnels modelés avec HEFLO
Il s’agit d’un processus de demande de remboursement de dépenses. C’est un exemple de processus organisationnel très simple nécessitant peu de tâches.
Celui-ci est un exemple de processus organisationnel plus complexe, mais comme vous pouvez le constater, il est assez simple à comprendre. Il s’agit d’un processus de RH.
L’utilisation de HEFLO comme système de gestion de processus présente un certain nombre d’avantages :
- Automatisation de processus métier
- Publication et amélioration
- Centre d’assistance
- Chaîne Youtube avec des tutoriels complets
Et plus encore !
Regardez cette vidéo (en anglais) et voyez comment HEFLO est parfait pour gérer vos processus organisationnels.
Pour en savoir plus : Suite Business Process Management : l’ensemble des outils BPM assemblés.
Découvrez aussi 2 exemples de processus organisationnels ayant utilisé la BPMS HEFLO avec grand succès :
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On Strategy et HEFLO : l’union des forces pour la gestion de processus au Mexique
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Exemple réel de cartographie des processus dans une maison d’édition
Votre entreprise utilise-t-elle des outils de gestion des processus organisationnels ?
Maintenant que vous avez compris ce qu’est la gestion des processus organisationnels et son concept, dites-nous si votre entreprise utilise la gestion fonctionnelle ou la gestion systémique.
Et utilisez-vous des logiciels BPM dans votre entreprise ?
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