Devenez maître en management par les processus grâce à l’approche BPM

Il a le “truc” pour les affaires, c’est un vrai entrepreneur, il est sur tous les fronts et ne lâche rien.

Il y a 15 ans, lorsque Frédéric a lancé son entreprise, il pensait que ces compétences seraient suffisantes pour gérer son entreprise efficacement.

Aujourd’hui, avec 250 employés et 4 filiales dont deux implantées à l’étranger, lorsque Frédéric regarde en arrière, il se rappelle très bien comment tout a failli virer à la catastrophe, autour de la 3e et la 4e année d’activité. En effet, alors que la croissance de son entreprise prend son envol à grande vitesse, les processus de l’entreprise qu’il croyait maîtriser jusqu’alors ont commencé à lui échapper.

Des piles de documents s’accumulent de toute part, les commandes souffrent de retard, les clients se plaignent, et dans la course quotidienne des erreurs de comptabilité conduisent à des problèmes avec l’administration fiscale. La récompense d’une croissance mal préparée.

Frédéric n’arrivait même plus à contrôler son flux de caisse pour vérifier quand les clients règlaient leurs factures.

À cette époque, Frédéric a recruté un nouveau responsable pour l’une de ses filiales. Et il se trouve que le nouveau collaborateur connaissait la puissance du management par les processus à l’aide des solutions BPM. Il a alors expliqué à Frédéric en quoi le BPM est essentiel pour une entreprise.

Ce fut un tournant pour l’entreprise.

Lire également sur ce blog : Les 10 raisons pour lesquelles il faut éviter le contrôle des tâches par e-mail

Le jour où John a appris pourquoi l’utilisation du BPM est essentielle

Pour survivre dans un marché de plus en plus concurrentiel, les entreprises doivent améliorer l’efficacité de leurs processus en les contrôlant.

Pour ce faire, elles implémentent des outils de gestion d’entreprise qui permettent de mettre de l’ordre même dans une entreprise désorganisée, en contribuant à:

  • Réduire ou supprimer les contrôles effectués sur papier
  • Diminuer le nombre de processus et tâches contrôlés par email
  • Diminuer l’usage de tableurs et autres logiciels.

Un logiciel de Business Process Management (BPM) permet aux responsables de mieux contrôler tout ce qui se passe dans l’entreprise.

Grâce au BPM, il leur est, en effet, plus facile de définir clairement les activités de l’entreprise. Ils peuvent mieux les coordonner et identifier les opportunités qui pourraient leur permettre de booster leurs résultats.

En effet, il n’est possible d’améliorer que ce qui est mesuré. L’implémentation de processus permet de disposer d’indicateurs clés (KPI), afin de détecter le manque de performance d’un processus.

Par exemple, pour une franchise, l’ensemble de la chaîne d’activité qui conduit à l’ouverture d’un nouveau magasin peut être modélisé par des processus. Grâce au management par processus, il est possible de savoir combien de temps est dédié à chaque étape du processus, et de détecter les étapes les plus longues pour enfin comprendre comment améliorer leur rapidité (goulot d’étranglement).

Le secret, comme nous allons vous l’expliquer dans cet article, est de rendre toutes les informations accessibles à toutes les personnes impliquées dans la réalisation de l’activité et en temps réel.

Plus de paperasse, de feuilles de calcul complexes ou d’emails égarés. Les informations doivent dorénavant être disponibles sur un tableau bord consultable par tous et à tout moment.

En lisant cet article, vous en découvrirez un peu plus sur cette méthodologie et vous pourrez enfin répondre à ces 3 questions :

  • Quel est l’objectif du management par processus ?
  • Qu’est-ce que le BPM ?
  • Pourquoi utiliser un outil BPM dans une entreprise ?

Lisez également pour vous familiarisez avec les processus: Mieux comprendre le cycle de vie d’un processus

Qu’est-ce que le BPM ?

Le Business Process Management est apparu dans les années 90. Ce modèle de management par les processus associe la gestion d’entreprise aux technologies de l’information.

Le BPM permet de cartographier toutes les activités d’une entreprise, chaque étape des processus ainsi que chaque tâche à effectuer.

Le responsable accroît ainsi son contrôle sur les processus d’entreprise, en cherchant à les améliorer pour qu’ils soient sans cesse plus performants et efficients.

Lorsque le management par les processus est déployé avec succès par l’entreprise, cela permet aux aux équipes de travailler de manière synchronisée pour atteindre leurs objectifs.

Ainsi, au-delà d’une simple cartographie des processus, cela permet au responsable de mieux connaître son entreprise.

Vous vous demandez encore ce qu’est un processus? Replongez dans cet épisode de Bref, il y a un excellent exemple de processus commercial (le script d’appel):

55 - Bref. Je m'appelle Eric Dampierre.

Objectif du du management par les processus

Le Business Process Management permet de définir, d’exécuter, de mesurer, d’analyser, d’évaluer, d’optimiser et de contrôler les procédures organisationnelles.

Mais comment ?

Le management par les processus vise à définir exactement le fonctionnement de chaque processus pour maximiser la chaîne de valeur finale pour le client ( = délivrer le meilleur produit / service pour le client, en terme de perception de valeur du produit / service).

Mais cela ne s’arrête pas là. Modéliser les processus et les améliorer n’est que le premier pas. Pour passer la 5e dans le management par les processus, il est nécessaire de penser à l’AUTOMATISATION des processus métiers, rendue possible grâce à des outils BPM.

En ayant accès aux résultats et aux performances de chaque processus en temps réel, vous serez capable, d’analyser, de prendre des décisions rapidement, de résoudre des goulots d’étranglement et de réfléchir à comment optimiser vos processus en vous basant sur des résultats chiffrés et objectifs. En bref: c’est l’amélioration continue des processus.

Voici quelques uns des objectifs du management par les processus:

  • Prioriser les changements qui permettent d’améliorer les avantages concurrentiels de l’entreprise et les profits.
  • Améliorer la qualité du service / du produit, et donc la chaîne de valeur.
  • Augmenter la satisfaction du client.

Pourquoi utiliser le BPM est-il essentiel ?

Pour répondre à cette question, imaginez la situation suivante.

Prenez par exemple une pâtisserie qui doit livrer des commandes spéciales pour des clients. Il lui faut par conséquent se fournir en ingrédients spécifiques (sucre, lait, œufs, farine, etc.), dans des quantités précises, mais également, un bon pâtissier. La pâtisserie doit absolument être approvisionnée en ingrédients en quantité suffisantes. Par ailleurs, chaque commande exige un certain temps d’une ou plusieurs personnes pour effectuer sa préparation.

Il s’agit d’un processus dans lequel l’absence de l’un des éléments peut compromettre le résultat final et risquer que le client ne soit pas satisfait de sa commande.

En cas d’insatisfaction, vous devez être en mesure de répondre à certaines questions :

  • Y avait-il un problème de qualité ou de quantité des ingrédients ?
  • Le pâtissier n’était-il pas assez compétent ?
  • Le temps de préparation avait-il été mal mesuré ?
  • Comment évaluer l’erreur ?
  • Que peut-on faire pour empêcher que cela ne se reproduise ?

Par ailleurs, imaginez que le chiffre d’affaires ne soit pas au rendez-vous, alors que tout le monde a l’impression de faire un travail acharné:

  • Est-ce que pour chaque commande, vous savez quel est le coût individuel des ingrédients?
  • Pour chaque commande, connaissez-vous le temps dédié par chaque personne? Avez-vous une idée du coût en personnel associé à chaque commande?
  • Quels sont les produits qui ont la plus grande marge, en calculant tous les coûts associés?

En d’autres termes, le BPM se révèle fondamental pour permettre à l’entreprise d’évaluer le déroulement complet de ses processus grâce à l’analyse de ses flux, du début à la fin.

Cette analyse rendra par la suite possible la mise en place d’ajustement afin de remettre les activités de l’entreprise dans la bonne direction.

Voilà comment le BPM optimise le management par les processus, le rend plus dynamique et plus efficace.

La mise en œuvre du BPM minimise le gaspillage, réduit les coûts opérationnels, améliore la qualité des produits et des services et assure une plus grande compétitivité de l’entreprise sur son marché.

Voir aussi : Automatisation des processus métier : les avantages et les tendances

6 avantages de l’utilisation du BPM pour les entreprises

1 – Transparence

Avec le BPM, les collaborateurs de l’entreprise comprennent mieux quelle est leur place et le rôle de leur travail au sein des processus de l’entreprise. Cette compréhension améliore leur efficacité dans l’exécution des tâches quotidiennes.

De son côté, le responsable peut accompagner l’état des processus et l’activité de chacun des collaborateurs.

2 – Contrôle

Grâce au BPM, le responsable évalue les performances et le contrôle qualité de chacun des processus. Il pourra également modifier les workflows afin de rendre les flux de travail plus efficace.

3 – Agilité

La méthodologie BPM garantit plus de fluidité et d’agilité des processus. Les processus sont,  en effet, modélisés et optimisés éviter de perdre du temps sur des activités inutiles, des retards et des pertes.

4 – Organisation

Le BPM améliore l’organisation au sein de l’entreprise. L’échange d’informations est, en effet, entièrement traçable: les documents et les base de données sont connectés au logiciel BPM afin de récupérer les données et l’échange d’information est centralisé autour du flux de processus modélisé dans l’outil BPM.

5 – Réduction des coûts

Le BPM vous aide à éviter le gaspillage de temps, de travail et d’argent.

Les ressources sont allouées avec plus de rationalité et d’intelligence permettant à votre entreprise de réduire ses coûts opérationnels.

6 – Productivité

Enfin, grâce à ce gain de fluidité des flux de travail et à une meilleure compréhension par chacun des collaborateurs de son rôle au sein de l’entreprise, l’efficacité des équipes est fortement améliorée.

La mise en œuvre du BPM permet aux collaborateurs de produire mieux et limite leurs échecs dans la réalisation du processus.

À l’instar de Frédéric, utilisez le management par les processus pour accroître l’efficacité de votre entreprise et sa croissance dans une optique durable.

Mettez en pratique ces concepts avec HEFLO, un logiciel BPM facile à prendre en main et basé sur le cloud, où les utilisateurs peuvent modéliser et améliorer leurs processus avant de les automatiser. Le tout de manière totalement collaborative. Créer un compte et modéliser ses processus est gratuit, seules les fonctionnalités d’automatisation sont payantes.

A bientôt!

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