5 exemples de diagrammes de processus RH pour tout cas de figure

Les exemples de diagrammes de processus RH sont de plus en plus recherchés.

En effet, de nos jours, la transformation numérique est le mot à la mode dans les entreprises. Chacune d’elles recherche une nouvelle manière d’utiliser les nouvelles technologies et, ainsi, de saisir l’avantage sur sa concurrence.

L’automatisation des processus RH est l’une des tendances qui s’est consolidée pour s’adapter à cette période de transformation numérique des entreprises. Ce recours aux nouvelles technologies marque un tournant pour les employés des entreprises, ils sont dorénavant considérés comme de véritable partenaire.

Une étude Deloitte intitulée « L’avenir des ressources humaines – un aperçu de l’avenir » a débouché sur quatre scénarios possibles pour prédire les processus de gestion des ressources humaines en 2030.

Avant de pouvoir accéder à nos 5 exemples de diagrammes de processus RH gratuits et entièrement modifiables et de les télécharger, reprenons en détails quelques points de ce rapport sur l’avenir des processus RH.

RH 4.0 ou retour au bon vieux « département du personnel » ?

Vous noterez que les 4 scénarios mis en évidence par l’étude de Deloitte peuvent varier sur de nombreux aspects. Cependant, tous tiennent compte du degré d’automatisation de l’entreprise.

Prenez connaissance du graphique ci-dessous figurant dans le rapport. Il montre les 4 scénarios possibles, la relation de chacun de ses scénarios avec la technologie ainsi que dans chacun d’eux comment le salarié reporte à l’employeur.

Prenons le temps d’analyser ce graphique plus en détail :

1 – RH 4.0

Dans ce scénario, la plupart des processus RH sont hautement automatisés.

L’objectif de l’entreprise ici sera de faire de son mieux pour recruter et retenir les meilleurs talents. Elle fera en sorte de maintenir les équipes motivées et d’investir dans une relation avantageuse à la fois pour les employeurs et pour les employés.

2 – Welcome to 1984 : bienvenue en 1984

En référence au livre de George Orwell, les processus RH dans ce scénario seront fortement automatisés dans le but de mesurer en permanence l’efficacité et la productivité des employés.

La relation entre l’entreprise et ses employés sera réduite à une relation de travail dans son sens le plus pur : un échange de main-d’œuvre contre de l’argent. L’utilisation de solutions RH standardisées est dans ce scénario peu coûteuse.

Couverture du livre de George Orwell :

Source

3 – Old School in a New Sharing World: l’ancienne école des ressources humaines dans un monde connecté

Dans ce scénario, peu importe l’entreprise pour laquelle on travaille. Il serait envisagé en cas de stagnation du développement économique des entreprises les empêchant d’investir dans les ressources humaines.

4 – Only Humanity Matters : seule l’humanité compte

Ici, les entreprises se considèrent en partie responsables du développement de la carrière de leurs employés. L’entreprise et les salariés agissent sur ce terrain comme partenaires. Le retour aux anciennes valeurs, associées à une perspective économique positive, aboutit à des processus de gestion des ressources humaines personnalisés dans lesquels l’interaction de chacun est appréciée.

Avez-vous remarqué que dans la plupart des scénarios, même ceux considérés comme peu automatisés (à l’exception du scénario 3 « ancienne école des ressources humaines dans un monde connecté »), l’automatisation des processus est importante et a un impact considérable sur la gestion des ressources humaines ?

Après tout, comment gérez-vous des processus RH dit « personnalisés » (scénario « seule l’humanité compte ») sans l’aide d’une base de données qui permettrait de connaître en profondeur chacun des collaborateurs d’une entreprise et de les traiter comme s’il s’agissait du management d’une relation clients (CRM – Customer relationship management) ?

Par conséquent, quel que soit le scénario qui viendrait à se consolider, il est très important que votre entreprise puisse compter sur des processus automatisés.

Dans ce contexte, nous vous avons sélectionné 5 exemples de diagrammes de processus RH. Apprenez à les connaître et adopter les dans votre entreprise.

5 exemples de diagrammes de processus RH à modifier et à télécharger

Chaque exemple de diagramme de processus RH que nous vous présentons ci-dessous a été développé sur la plateforme HEFLO BPM Low Code.

La modélisation et la documentation des processus sur cette plateforme sont libres. Inscrivez-vous simplement sur ce lien : je souhaite modéliser des processus gratuitement.

Cette inscription vous permettra d’accéder gratuitement à la bibliothèque de processus préconçus d’HEFLO ainsi qu’aux logiciels de conception et à la documentation requise pour chaque processus.

Un simple identifiant et un mot de passe vous permettront d’y accéder où que vous soyez. Venez tester son interface très intuitive et facile à utiliser grâce à son système de glisser-déposer.

1 – Recrutement et sélection des collaborateurs

Le recrutement et la sélection des collaborateurs est un exemple de diagramme RH de plus en plus stratégique pour les entreprises.

Il est, en effet, essentiel pour elles d’attirer de nouveaux talents qui maîtrisent des compétences spécifiques leur permettant d’accomplir les tâches qui mèneront à la réalisation des objectifs commerciaux.

Dans ce contexte, l’automatisation de ce processus rendra la sélection et le recrutement plus agiles, certains et sujet aux améliorations.

Notre exemple de diagramme de flux de ressources humaines comporte trois lignes d’eau : le candidat, le responsable des ressources humaines et le responsable du service concerné par le recrutement.

Le processus commence par le remplissage d’un formulaire par le candidat. Il passe ensuite par plusieurs étapes, dont l’approbation du responsable de service, la diffusion du poste vacant, l’analyse et la sélection des CV, les entretiens, l’approbation des candidats et, même, les réponses par courrier électronique.

Voici ci-dessous le diagramme pour ce processus :

Accédez au processus en vous inscrivant sur ce lien : recrutement et sélection des collaborateurs

2 – Intégration des nouveaux employés

L’un des processus RH les plus complexes est l’intégration de nouveaux collaborateurs. Il implique, en effet, pas moins de cinq sous-processus évoluant en parallèle et à recours au moins à 8 agents différents.

Jetez un coup d’œil à cet exemple de diagramme de processus RH pour l’intégration :

Parmi les tâches nécessaires à l’intégration d’un nouveau collaborateur, nous pouvons souligner :

• L’intégration des collaborateurs. Cette tâche coordonne du début à la fin chaque processus. Elle répartit les tâches entre les services et leur responsable, en faisant circuler les informations jusqu’à la finalisation du processus d’intégration.
• La fourniture du mobilier de bureau. C’est un détail mais non des moindres pour que le collaborateur se sente le bienvenu et trouve rapidement sa place dans l’entreprise. Il est important de noter que c’est l’équipe chargée des infrastructures qui organisera et installera le mobilier de bureau mais que cet aménagement reste soumis à l’approbation finale du service RH.
• La connection aux ressources de téléphonie. L’installation d’une ligne téléphonique et éventuellement la fourniture d’un smartphone au collaborateur doivent faire partie du processus d’intégration à l’entreprise.
• L’autorisation d’accès aux ressources informatique. Cette tâche inclut, entre autres, la fourniture d’un ordinateur portable ou d’un PC fixe, la configuration des mots de passe, l’installation des e-mails et la configuration des différents logiciels et outils informatiques utilisés par l’entreprise : médias sociaux d’entreprise, l’intranet, Slack et autres outils.
• Environnement. C’est l’une des parties fondamentales du processus d’intégration d’un collaborateur. Cette tâche peut être réalisée par un analyste des ressources humaines. Il fera le tour de l’entreprise avec le nouveau collaborateur pour lui présenter tous les autres employés de l’entreprise, ou, a minima, les collaborateurs avec lesquels il sera amené à travailler directement. Une autre manière de procéder consiste à organiser des discussions sur l’intégration en planifiant une séquence de petits événements lors desquels les salariés sont répartis en groupe.

Pour en savoir plus sur cet exemple de diagramme de flux RH : L’intégration de nouveaux employés accélère vos résultats.

Accédez à ce processus RH sur ce lien, inscrivez-vous gratuitement dans l’outil : Inscription et intégration des nouveaux employés

3 – Demande d’autorisation pour déplacement professionnel

Les demandes d’autorisation pour un voyage professionnel requièrent différents niveaux d’approbation, allant de celle du responsable de service à l’approbation du responsable financier.

Dans l’idéal, cette tâche requiert de réaliser différents devis comportant plusieurs options d’hôtels et de billets d’avion et d’envoyer les différents devis pour analyse du responsable de service concerné par la demande du voyage.

Si ce budget est rejeté, le processus est réinitialisé et de nouveaux devis devront être établis afin de proposer de nouvelles offres et de soumettre une nouvelle proposition de budget.

Au retour du voyage, le demandeur devra toujours demander le remboursement de dépenses additionnelles, ce qui peut être fait par le biais d’un autre exemple de diagramme RH tel que présenté ci-dessous.

Améliorez votre compréhension des détails de ce processus : Contrôle du remboursement des frais de déplacement

Voici un bon exemple de diagramme de processus RH :

Accédez à ce diagramme dès maintenant afin de l’utiliser et de l’adapter à vos besoins : Demande de voyage

4 – Remboursement des frais

Chaque fois qu’un collaborateur effectue un voyage d’affaires pour l’entreprise, celui-ci réalisera,  entre autres, une série de dépenses d’hébergement, d’alimentation et de déplacement.

Le processus de remboursement des frais se déclenche également lorsque vous engagez des dépenses par exemple lors d’un repas avec un client, lors de votre présence à un salon commercial ou pour le défraiement de l’essence consommée dans votre cadre professionnel.

Contrôler et approuver toutes ces remboursements est une procédure complexe impliquant plusieurs services.

Dans la plupart des cas, le contrôle et l’approbation se font au moyen d’e-mails, de l’envoi de factures ou, pire, de formulaires papier circulant pendant des semaines en interne, du service financier en charge de son analyse au service des ressources humaines chargées de son approbation.

En créant un flux de processus automatisé, toutes ces tâches se déroulent plus rapidement. Cette efficacité permet le contrôle et l’analyse des coûts pour vérifier les écarts ou les procédures susceptibles de les réduire.

Cette rapidité peut même motiver vos collaborateurs, en particulier ceux travaillant dans les services commerciaux où le remboursement des frais est fréquent.

Analysez la complexité de cet exemple de diagramme des ressources humaines pour le remboursement des frais. Il est possible de mettre en place ce diagramme dans votre entreprise.

Vous en conviendrez vite, l’automatisation est un processus irréversible ! Voyez par vous-même :

Accédez à cet exemple de diagramme RH dès maintenant en vous inscrivant gratuitement sur la plateforme : Remboursement des frais

5 – Processus de sortie de poste

Le diagramme de processus RH concernant la sortie d’un collaborateur est le diagramme qui représente la plus grande source de stress.

La sortie d’un collaborateur, spécialement dans le cas d’un licenciement, est toujours un moment difficile pour l’entreprise. Que celle-ci cherche à réduire les coûts de charge salariale, à effectuer des réductions de personnel, ou simplement à se séparer d’un collaborateur lorsque son travail n’est pas jugé satisfaisant au regard des attentes de l’entreprise, la sortie de poste est un processus critique.

Par conséquent, l’objectif est de rendre ce processus fluide et agile et que son exécution se déroule sans erreur ni retards.

C’est pourquoi l’automatisation du processus de sortie de poste d’un collaborateur facilitera grandement le travail des ressources humaines. L’automatisation évitera également d’éventuelles erreurs de calcul des indemnités ou d’échecs de collecte de documents qui représentent un risque de sanctions financières ou même un risque de poursuites judiciaires à l’encontre la société.

Le processus de sortie de poste doit principalement inclure 3 étapes :

• La sortie de poste de l’employé, impliquant le service des ressources humaines, le chef de service et le collaborateur ;
• La suppression des accès aux ressources informatiques et des accès physiques à l’entreprise. Cette suppression implique le service informatique et le service de sécurité ;
• La vérification financière par un analyste financier.

Nous vous proposons ce modèle de diagramme de processus de sortie de poste d’un collaborateur :

Voir plus de détails sur ce processus de ressources humaines : comment effectuer le processus de sortie de poste ?

Accédez à cet exemple et au processus RH gratuitement et modifiez-le à votre guise : Processus de sortie de poste

Avantages de l’automatisation et de l’intelligence artificielle pour les ressources humaines

Maintenant que vous avez vu plusieurs exemples de diagrammes RH, prenez conscience des avantages que l’adoption de l’automatisation des processus peut apporter à votre entreprise.

Selon les informations fournies par Digital HR Tech, l’automatisation et le recours à d’autres outils de la transformation numériques, tels que l’intelligence artificielle apporteront à vos processus de nombreux avantages pouvant se présenter en trois phases.

Cette infographie vous présente ces trois phases :

HEFLO est un logiciel de BPM Low Code intuitif et facile à utiliser, qui vous permet de créer et d’automatiser facilement vos processus.

Votre entreprise automatise-t-elle déjà ses processus RH ? Quels avantages tire-t-elle de cette pratique ? Partagez votre expérience en nous laissant un commentaire.