El método Kanban nació en Japón con el fin de gestionar el suministro y el flujo de materiales en stock para las líneas de producción sin residuos o retrasos, de una manera muy visual y fácil de entender: mediante el uso de tarjetas de colores.
De hecho, Kanban puede ser traducido del japonés como “tarjeta” o “señal”.
El método Kanban fue ideado por la empresa Toyota en los años 60 y terminó siendo adaptada para gestionar otros flujos de procesos, a través de un cuadro con las listas de tareas como: “entrada”, “en ejecución”, “revisión” y “listo”. Las tarjetas que representan las tareas fluyen a través de las listas hasta su conclusión, como en la ilustración:
Fuente: Denver Peak Academy
Vea también: Kanban Workflow: Cree su cuadro en 5 pasos
Mejores prácticas cuando se utiliza el método Kanban
1- Visualice el flujo de trabajo
Cuando un cuadro Kanban se utiliza durante un proyecto, una de sus principales ventajas es que permite la visualización de forma visual e intuitiva de como fluyen y se ejecutan las tareas.
De esa forma, si existen etapas con exceso de actividad, obstáculos u otros inconvenientes que se advierten fácilmente, el equipo debe reunirse para determinar maneras de hacer las entregas de los trabajos más importantes de la mejor manera posible, superando esas dificultades.
Por ejemplo: en una línea de producción, al percibir que varias tarjetas se “apilan” en una cierta etapa, el equipo debe averiguar por qué este obstáculo está ocurriendo y determinar la mejor manera de solucionarlo.
2 – Limite el trabajo en curso
Al determinar un límite al así llamado WIP (Work in Progress, o trabajo en curso), el equipo define la cantidad óptima de trabajo que puede realizar con calidad y dentro de las especificaciones deseadas.
De este modo, se evita la formación de obstáculos o la realización de tareas fuera de los estándares requeridos.
Por ejemplo: en una empresa que produce contenidos para blogs, se puede establecer un máximo de 10 trabajos en revisión al mismo tiempo, porque de lo contrario, la calidad de esta tarea puede disminuir, causando muchos errores y trabajos repetidos.
Vea también: 6 ventajas que deben tener todos los softwares de flujo de trabajo
3- Establezca reglas claras para cada paso del proceso
Para que el método Kanban funcione correctamente, cada lista del cuadro debe tener una regla clara sobre cuando se puede considerar una tarea completada, para que su tarjeta se transporte a la lista siguiente.
Por ejemplo: en un concesionario de coches, cada etapa del proceso de revisión de un auto tiene una lista de verificación bastante completa, con elementos tales como: “el nivel de aceite del motor” o “probar la resistencia de las correas.” Solamente cuando todos los elementos se han completado se puede mover la tarjeta a la lista siguiente.
4- Utilice un indicador visual de “tarea completada”
A menudo una tarea está en una lista para ser ejecutada, pero el responsable de continuar el flujo de este proceso no se da cuenta fácilmente qué tareas se están ejecutando y cuáles se han completado.
Mediante el uso de un indicador claro de “tarea completada” no habrá más tareas paradas por falta de información sobre su estado.
Por ejemplo: para reanudar un ejemplo dado anteriormente, en los concesionarios de automóviles, además de una señal visual en el cuadro o software Kanban (como una etiqueta verde en la tarjeta), los coches que han sido completamente revisados y a espera de ser lavados antes de la entrega al cliente, pueden tener el limpiaparabrisas levantado, indicando para el lavador de autos que está listo para el lavado.
5- Indicador de tarea bloqueada
Es muy importante llamar la atención de todos sobre una tarea que no puede proceder en el flujo debido a razones ajenas a la voluntad de aquellos que la ejecutan.
Además de evitar la fricción, debido a que los otros miembros del equipo pronto serán informados del motivo del “bloqueo”, el director u otro integrante del equipo tomarán las medidas necesarias para remediar el problema tan pronto como sea posible.
Por ejemplo: añadir una etiqueta roja en una tarjeta que no puede proceder en el flujo porque falta materia prima para su producción. Esta señal hará que alguien del equipo avise a los responsables del suministro de esta materia prima.
6- Feedbacks periódicos
El método Kanban puede acabar convirtiéndose en algo extremadamente rígido e inflexible si los equipos no se reúnen regularmente para discutir cómo se están ejecutando algunos procedimientos.
Por ejemplo:se puede realizar una reunión mensual, para que los integrantes expongan posibles mejoras en los procesos que ellos crean que son beneficiosas, basados en sus experiencias diarias, métricas y resultados.
Vea también: Definición y 5 ejemplos de mapas de procesos
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