Definición y 5 ejemplos de mapas de procesos

El mapa de procesos es un ejemplo típico de un concepto de BPM que mucha gente aun utiliza de una manera inadecuada.

En una tentativa de gestionar las actividades y procesos, buscando una manera de cómo organizar el tiempo y los recursos, muchos profesionales bien intencionados terminan por confundir estos términos.

Es por eso que en este artículo vamos a aclarar la diferencia entre mapa de procesos y diagrama, así como modelo de procesos BPM.

Vea también: Mapeo de procesos: cómo hacerlos correctamente en la empresa

Configuración del mapa de procesos, del diagrama y del modelo

Cuando se utiliza una herramienta de modelado de procesos, el objetivo es crear un modelo de procesos de negocios, que es algo mucho más amplio que el diagrama y el mapa de procesos.

El modelo contiene una información más completa, la forma en que fluye la información, y ya cuenta, incluso con la capacidad de simulación.

Hay una jerarquía de complejidad que empieza con el diagrama del proceso, después el mapa del proceso, (vea los ejemplos a continuación), y finalmente el modelo del proceso, que es mucho más amplio.

A modo de resumen, podríamos decir que:

• El diagrama de procesos: es una representación más inicial y simplificada del proceso que se va a modelar, e incluye sólo las actividades detalladas en orden.
• El mapa del proceso: es el segundo paso hacia el modelo del proceso y allí también se incluyen los actores, los resultados, los eventos e incluso las reglas de negocio y otros elementos.
• El modelo del proceso: es el resultado final de esta secuencia en el que, además de los elementos antes mencionados y el flujo de información, se pueden incluir más detalles que contribuirán al modelado, como fórmulas, descripciones, sistemas, servicios y más.

Ahora que fueron clarificados estos conceptos, podemos ver ejemplos de mapas de procesos y diagramas.

Vea también: Los 5 tipos de mapeo de procesos más comúnmente utilizados y la solución definitiva

Ejemplos del mapa de procesos y diagrama

Vamos a empezar con un ejemplo sencillo de diagrama, que será suficiente para entender este concepto. Ahora presentaremos mapas de processos con ejemplos detallados.

Ejemplo de un diagrama del proceso de recepción de pagos

Vea que no hay mucha información, sólo el inicio, final y las tareas “crudas”, sin detallar.

Fig. 1 – Diagrama del proceso

En los ejemplos del mapa de flujo a continuación, observe cómo hay una riqueza mucho mayor de información.

 

El mapa del proceso: Ejemplo de mejora de los procesos

Fig. 2 – El mapa del proceso: ejemplo de mejora

Note que en este ejemplo de mapa del proceso de mejora existen muchos otros detalles, como desvíos, tipos de eventos iniciales, instancias, usuarios y otras informaciones.

 

Mapa de procesos: ejemplo de Service Desk

Fig. 2 – El mapa del proceso: ejemplo de Service Desk

Ahora, vea en este modelo de mapa de procesos Service Desk como además de los detalles mencionados arriba, hay también escalada de procesos y mensajes. Y todo eso queda muy claro para todos, por medio de la notación BPMN 2.0, ¡la más aceptada en el mundo!

 

Mapa de procesos: ejemplo de Contratación y Selección

Fig. 4 – Mapa de procesos: ejemplo de contratación y selección

Este ejemplo de mapa del flujo del proceso de contratación y selección incluye un elemento nuevo: los objetos de datos.

 

Ejemplo de flujograma de proceso de ventas

Fig. 5 – Mapa de procesos: ejemplo de ventas

Tenga en cuenta que en este modelo del flujo del proceso de ventas, aparece más una notación BPMN 2.0, el temporizador, en la esquina inferior izquierda de algunas tareas.

 

Ejemplo de un mapa de flujo de atención al cliente

Fig. 6 – mapa de procesos ejemplo de atención al cliente

Para finalizar estos ejemplos, ofrecemos esta plantilla de flujo del proceso de atención al cliente, en que las novedades son las notaciones de la base de datos y la salida de información.

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La gestión con BPM es una de las formas más eficaces de aumentar la productividad y la competitividad de su empresa efectivamente.