Hay muchas ventajas que un software de automatización del flujo de trabajo puede aportar para su empresa. Sin duda, las más importantes son, el modelado para lograr la mejora continua, y la posibilidad de acceder a los datos por medio de paneles de control.
No obstante, para obtener estos resultados, también se debe contar con otras ventajas. Vea en este artículo, más detalles sobre esos y otros beneficios que proporciona un software de automatización del flujo de trabajo.
Vea también: La matriz de madurez del modelo de transformación digital.
6 ventajas de un software de automatización del flujo de trabajo que no pueden faltar
Modelar los procesos para obtener eficiencia y eficacia requiere ciertos recursos mínimos de un software de automatización del flujo de trabajo.
Vea 6 de los recursos más importantes:
1- El uso de una notación de estándar internacional
No hay duda que un software de automatización del flujo de trabajo debe utilizar la notación BPMN, la más conocida y utilizada en el mercado.
Mediante su uso, todos los participantes se pueden comunicar más fácilmente y cuando entran nuevos miembros en el equipo, o incluso cuando hay que hacer presentaciones y dar explicaciones a los clientes externos, todos conocen muy bien las referencias que se deben utilizar para comprender los diagramas del proceso.
Vea un ejemplo de diagrama BPMN:
2- La posibilidad de crear diagramas fácilmente
Ya pasó la época de las plataformas complejas, que requerían el dominio de códigos y de programación avanzada.
Hoy en día, un software de automatización del flujo de trabajo de vanguardia, utiliza el así llamado Low Code BPM, que cuenta con interfaces intuitivas, del tipo que se arrastra y se suelta, que permite colaborar con más integrantes en los equipos y entrenarlos de forma más rápida.
Además, los dueños de los procesos y los usuarios finales también pueden ofrecer sugerencias utilizando el software de automatización de procesos, sin dificultades.
3- El acceso remoto y el uso compartido de la información en tiempo real
La transformación digital es una realidad que cambió los hábitos de trabajo y la forma en que las empresas manejan los negocios.
Actualmente, en cualquier lugar que se encuentre un funcionario, es muy común que tenga acceso a la información y a las herramientas de trabajo basadas en la nube, ya sea porque está en tránsito o por el hecho de ser, en verdad, un trabajador home office.
Además: una solución de automatización de procesos basada en la nube, fomenta mucho más la colaboración entre los equipos, permite que los consultores presenten sus diagramas a los clientes internos o externos más ágilmente, e inclusive, que desarrollen ideas de mejoras en su presencia, usando la herramienta de forma remota.
4- La documentación automática
No tiene sentido contar con un excelente software de automatización del flujo de trabajo y tener que crear la documentación manualmente.
Al hacer la documentación de forma automática, el software ayuda a gestionar y distribuir el conocimiento por toda la empresa, además de facilitar la elaboración de manuales o la consulta de dicha documentación por los usuarios.
5- El modelado para la mejora de los procesos
Todas las ventajas que mencionamos antes tienen un primer gran objetivo: permitir que se modele el proceso actual (AS IS), para analizarlo y encontrar oportunidades de mejora, y que luego se modele el nuevo proceso (TO BE), ya optimizado.
Esta es una de las ventajas más importantes que tiene un software de automatización del flujo de trabajo, pero no es la única.
6- La automatización de la gestión de su negocio
Además de permitir que disminuyan las actividades manuales, la automatización del workflow facilitará su control, eliminando gran parte del flujo de correos electrónicos, y el uso de planillas electrónicas.
Y finalmente, será posible analizar los indicadores KPI en tiempo real y tomar decisiones más ágiles y asertivas, mediante el uso de paneles de control. Vea como crear un tablero con HEFLO (subtítulos en español):
HEFLO es un software de automación de procesos que ofrece todas estas ventajas y muchas otras. Comprueba!
