El proceso de la comunicación en las empresas es de vital importancia para que el negocio logre sus objetivos. Esta afirmación puede incluso parecer obvia, pero muchas empresas desprecian este concepto valioso y siguen utilizando las formas precarias de control y seguimiento de sus tareas. Las viejas hojas de cálculo y el correo electrónico siguen siendo utilizados de manera indiscriminada para tareas que están más allá de sus capacidades operativas, generando errores, fracasos y ruido de comunicación que pueden causar consecuencias graves.
Por lo tanto, la falta de un método adecuado afecta a los procesos de la empresa en su conjunto. Algunos de los problemas más comunes causados por los controles y la vigilancia realizados manualmente son los siguientes:
- Datos inseguros
- Información obsoleta
- Poca capacidad de monitoreo
- Dificultad para atribuir responsabilidades
Por estas y otras razones, es que se recomienda la adopción de herramientas de BPM, y nos gustaría enumerar algunas de las prácticas que se deben evitar a toda costa en su empresa:
No utilice un flujo manual de información
Una empresa que se basa únicamente en la disciplina y la organización de sus empleados para asegurar el flujo adecuado y confiable de la información, realmente se está arriesgando. ¿Y si se produce un fallo, un documento se pierde o un integrante alega que no recibió un determinado informe? Todos los procesos pueden verse comprometidos y causar graves consecuencias para la empresa.
La solución ideal es hacer uso de una herramienta de BPM para optimizar el proceso de comunicación en los negocios y garantizar la seguridad, fiable y disponible en tiempo real.
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No adopte soluciones aisladas
Los diferentes departamentos y setores de la empresa no sólo deben registrar su información de forma aislada, sino compartirla con los otros departamentos, generando un flujo de información que facilita no sólo el proceso de comunicación en las empresas, sino la correcta ejecución de las tareas que componen sus procesos.
De esa forma, un departamento no iniciará un proceso sin que los otros sectores implicados estén conscientes o hayan dado su aprobación. Para ello, un sistema de BPM es necesario y HEFLO asegura la comunicación eficiente y el control de la continuidad del flujo de información.
No hay que buscar el BPM sólo después de sufrir serios problemas de comunicación
Prevéngase, anticípese a los hechos. Se deben controlar, monitorizar y agilizar los procesos. Y para ello, la información debe fluir y ser de fácil acceso. El uso de BPM puede reducir drásticamente las fallas del proceso de comunicación de las empresas, la integración de sus diferentes sectores permite optimizar los resultados a través de la mejora continua de los procesos, su control y su seguimiento por medio de indicadores. La buena comunicación es la clave para que las empresas cultiven un ambiente favorable para una gestión alineada con los objetivos estratégicos de la organización y logren mejores resultados.
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No utilice el correo electrónico para controlar el proceso de comunicación en las empresas
Las empresas necesitan sistemas mucho más avanzados para que sus procesos ocurran de manera eficiente. Hay una verdadera necesidad de contar con características que aseguren un monitoreo automatizado, absoluta claridad en la asignación de responsabilidades y sobre todo las alertas automáticas que indican cualquier falta de conformidad que pueda suceder. Y este tipo de eficiencia operativa sólo se puede lograr con el uso de herramientas de BPM como HEFLO, en que usted puede construir flujos e interactuar intuitivamente con el sistema.
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De vida a su proceso de negocio. ¡Automatizar!
Elimine las tareas realizadas por correo electrónico, papel o hoja de trabajo. Con las listas de tareas y formularios electrónicos de HEFLO, conocerá el estado de cada demanda en tiempo real.
