Está claro que en los últimos años las empresas han prestado cada vez más atención a sus controles internos, como una manera de prevenir el fraude y la manipulación en sus procesos.
Pero vale la pena señalar que para las organizaciones, la importancia de los controles internos no está sólo en su carácter preventivo, sino también en su gran eficacia en apoyo de la gestión empresarial en sus diversas instancias: la planificación estratégica, la implementación y control de procesos y la toma de decisiones críticas.
Pero después de todo, ¿qué son exactamente los controles internos y para qué sirven?
Definición teórica de los controles internos de las organizaciones
De acuerdo con la definición del experto Francisco José de Araújo en su obra “La estructura de los controles internos y la independencia de la auditoría interna”:
“Los controles internos corresponden a los planes de organización y al conjunto coordinado de métodos y medidas adoptadas por una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la fiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las directrices establecidas por la dirección de la empresa.”
Los controles internos representan una fuente importante y esencial para proporcionar información y apoyo a las decisiones más importantes de los administradores, ayudándoles a dirigir las empresas para la consecución de los objetivos previstos.
Es importante tener en cuenta que tanto el estilo de gestión de negocios como la manera de gestionar la comunicación interna son factores que de una compañía a otra, pueden causar una variación u otra de la finalidad y utilidad de los controles internos.
Pero por regla general, las organizaciones que invierten fuertemente en tecnología de la información y por lo tanto tienen sistemas altamente informatizados, tienen ventaja frente a la competencia, ya que sus controles internos les permiten una rápida detección y corrección de fallos y desajustes en sus diferentes procesos, lo que significa una gran ventaja competitiva.
Principales objetivos de los controles internos
Basado en el concepto teórico, se puede decir que los principales alcances de un sistema bien estructurado de los controles internos son:
- Promover fiabilidad e imparcialidad en la producción de informes financieros.
- Proporcionar información oportuna y de fácil acceso, lo que permite la conducción eficiente y eficaz de los procesos de negocio.
- Asegurar el cumplimiento de los procesos internos y de las acciones en general a los objetivos de planificación estratégica, evitando desviaciones de las directrices.
- Salvaguardar los activos de la empresa, apoyando la gestión de riesgos y reducir al mínimo las eventuales pérdidas financieras causadas por una mala gestión.
Supuestos básicos para la implementación de controles internos
- Asignación y documentación clara de las obligaciones de todos los empleados de la empresa, de modo que en caso de una posible irregularidad, se puedan imputar las debidas responsabilidades.
- Estandarización y documentación de las reglas, procedimientos y rutinas internas.
- Las funciones y responsabilidades relacionadas con la ejecución de los procesos críticos deben estar bien segmentadas y administradas en equipo, para que no haya sobrecargas que afecten la eficiencia.
- Análisis costo beneficio y priorización de ciertos controles internos para que los recursos que se consumen mediante la ejecución de ellos no sean más grandes que las ganancias obtenidas.
Después de descubrir la respuesta a lo que es el control interno, compruebe cómo el uso del software BPM puede mejorar drásticamente sus procesos de negocio.
