Tino comercial, talento para los negocios, emprendedor nato.
Cuando Juan comenzó su empresa, hace 15 años, creía que eso iba a ser suficiente para administrarla con la máxima eficiencia.
Hoy, con 250 empleados y 4 filiales (dos de ellas en otros estados), él sabe que habría quedado atrás, aproximadamente en el tercer o cuarto año de negocios, cuando la empresa estaba despegando y los procesos que él creía dominar tan bien comenzaron a complicarse.
Papeles acumulándose por todas partes, pedidos retrasados, quejas de clientes, problemas fiscales (por error, no por mala fe).
Juan no tenía control ni de lo recibido. Algunas veces, él ni siquiera estaba seguro si los clientes estaban pagando por los pedidos que entregaba.
En esa época, él necesitaba contratar a un encargado para una nueva filial, y el entrevistado vino con esa historia de BPM, por qué razón usar BPM es necesario en una empresa. Fue un divisor de aguas en la empresa.
Vea también en nuestro blog: Los 10 pecados del control de tareas por e-mails
El día en que en Juan aprendió por qué es necesario usar BPM
Para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo, las empresas tienen que mejorar la eficiencia de sus procesos.
De esta forma, los controles hechos en papel, los procesos manejados por e-mails e incluso las planillas electrónicas y otros softwares más simples, tienen que dar lugar a herramientas de gestión empresarial que hagan posible organizar una empresa desorganizada.
BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos de Negocios, permite a los gerentes tener más conocimiento sobre todo lo que está sucediendo en la empresa.
Con el método BPM, es más fácil definir las actividades con claridad y coordinarlas, además de identificar oportunidades de mejora de los resultados.
El secreto, como usted verá más adelante, es que toda la información está disponible para todos los involucrados en tiempo real.
Nada de papeleo, hojas de cálculo complejas o mensajes de correo electrónico perdidos: todo se puede ver en un dashboard, o tablero de instrumentos, en el momento que sea necesario.
Hoy usted descubrirá un poco más sobre esta metodología y sabrá responder a 3 preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo del BPM?
- ¿Por qué utilizar BPM es necesario para los negocios?
- ¿Cuáles son las ventajas que ofrece el uso de BPM?
¿Qué es BPM?
El método Business Process Management surgió durante la década de 1990. Este modelo de administración combina gestión de negocios con tecnología de la información.
El método BPM posibilita hacer el mapeo de todas las actividades de una empresa, cada etapa de los procesos y cada tarea que se debe realizar.
Así, el gestor tiene más control sobre los procesos corporativos, haciéndolos más productivos y eficientes.
Cuando se implementa exitosamente en la organización, el BPM hace que los equipos trabajen en sincronía para alcanzar sus metas y objetivos.
Además, esta herramienta es también una manera para que el empresario conozca mejor su empresa.
La organización que no conoce bien sus procesos ya sale en desventaja al mercado y está condenada al fracaso.
Objetivo del BPM
La Gestión de Procesos de Negocio sirve para definir, ejecutar, medir, analizar, evaluar, optimizar y monitorear procedimientos organizacionales.
¿Cómo?
Es así mismo: el BPM es un sistema que ayuda a la empresa a definir bien lo que necesita realizar en cada proceso para entregar el mejor producto o servicio a sus clientes.
No obstante, no es sólo eso: puesto que BPM automatiza los procesos, usted tiene acceso a los resultados y al despempeño de cada proceso en cualquier momento que lo necesite. Se puede analizar en ese momento y tomar medidas para resolver los problemas inmediatamente, o también analizar todo más tarde, con calma, para pensar en procesos más eficientes. Esto se conoce como la mejora continua de los procesos.
En otras palabras: El objetivo del BPM es garantizar que el gestor conduzca las actividades de la empresa de manera rentable y eficaz, alineando las estrategias que le aporten una ventaja competitiva al negocio.
Otra finalidad del BPM es asegurar que los productos y servicios se entreguen con calidad, generando valor a los clientes.
Como el enfoque del BPM está en la mejora constante de los procesos, la empresa logrará satisfacer a su público y ofrecer soluciones superiores a las que ofrece la competencia.
¿Por qué utilizar BPM es necesario?
Para responder a esta pregunta, imagine la siguiente situación. Una confitería tiene que hacer una torta por encargo. Para ello, son necesarios algunos ingredientes específicos (azúcar, leche, huevos, harina, etc.) en las medidas correctas, y un buen confitero.
Cualquier falla durante este proceso puede comprometer el resultado final y el cliente no estará satisfecho con la torta que ha encargado.
Cuando esto sucede, hay que saber responder algunas preguntas:
- ¿El problema estaba en los ingredientes?
- ¿El confitero no era lo suficientemente competente?
- ¿El tiempo de preparación estaba equivocado?
- ¿Cómo evaluar el error?
- ¿Qué hacer para que esto no se repita?
Es decir, el BPM es fundamental para que la empresa pueda evaluar todo el recorrido de sus procesos, de principio a fin, es decir, el flujo de las tareas.
Así, será posible hacer determinados ajustes que coloquen los negocios en el camino cierto.
Por eso, BPM optimiza la gestión y la hace más asertiva y eficiente.
Su implementación es capaz de minimizar los desperdicios, reducir los costos operativos, potenciar la calidad de los productos y servicios y garantizar una mayor competitividad en el mercado.
¿Todavía no está convencido de que el uso de BPM es necesario en cualquier empresa que quiera crecer?
Entonces, vea a continuación una lista de 6 ventajas que el Business Process Management puede ofrecer.
Vea también: 10 factores clave al adquirir un sistema de automatización de procesos de negocio
6 ventajas del uso de BPM para los negocios
1 – Transparencia
Con el BPM, los empleados pueden comprender mejor su papel en los procesos de la empresa y, por lo tanto, ejecutar sus actividades con más eficiencia.
El gestor, a su vez, tendrá acceso al progreso de estos procesos y podrá visualizar lo que cada colaborador está haciendo.
2 – Control
El gestor logra evaluar el desempeño y hacer el control de calidad de cada uno de los procesos.
Con el BPM, es posible cambiar los flujos de trabajo de la manera que sea más conveniente.
3 – Agilidad
La metodología BPM garantiza más fluidez y agilidad a los procesos, pues los mismos ya están diseñados para evitar que se pierda tiempo en actividades innecesarias, retrasos y desperdicios.
4 – Seguridad
BPM aumenta la seguridad dentro de la empresa, pues el intercambio de información es absolutamente rastreable, los documentos se guardan en servidores seguros y es posible determinar quienes son los responsables y los niveles de acceso.
5 – Reducción de costos
BPM ayuda a evitar desperdicios: de tiempo, de mano de obra, de dinero.
Con ello, los costos operativos son reducidos, pues los recursos pasan a ser dirigidos con más racionalidad e inteligencia.
6 – Productividad
Los flujos de trabajo más fluidos y la claridad sobre el papel de cada uno dentro de la empresa contribuyen (¡y mucho!) a mejorar la productividad.
Con la implementación del método BPM, los colaboradores pasan a producir mejor y con menos fallas.
¿Está tan claro para usted, como lo es hoy para Juan, por qué usar BPM es necesario en cualquier empresa que intenta ser más eficiente y crecer de forma sostenible?
Vea este vídeo y entienda mejor todos los beneficios que aporta el sistema BPM para su negocio:
