Si usted está pensando adoptar un sistema de automatización de procesos de negocio en su empresa, es importante comprobar algunas características presentadas por los diferentes programas disponibles en el mercado.
En este post, nos seleccionamos 10 puntos que se deben analizar antes de escoger el software adecuado para su empresa.
Cómo elegir un sistema de automatización de procesos de negocio en 10 pasos
1- Compruebe cuánto se dispone para la inversión
Antes de cualquier acción o análisis, establezca su presupuesto para la implementación de un sistema de automatización de procesos de negocio.
Recuerde que puede haber un alto coste inicial, dependiendo del sistema elegido, además de los gastos recurrentes, tales como el mantenimiento o cuotas.
El costo depende del número de procesos a ser modelados y automatizados. Cada proceso tendrá que conectarse a las bases de datos de su empresa, formularios y sistemas internos para enviar y recuperar datos. El proyecto puede tomar entre tres meses a dos años.
2- Pruebe los trails y las versiones gratuitas
Suscríbase a todos los trails y versiones Freemium (libre por un tiempo ilimitado, pero con menos funciones) de los sistemas que le resulten más adecuados.
No hay ninguna manera de elegir un sistema de automatización de procesos de negocio sin probarlo en la práctica, tanto con el equipo técnico, como con aquellas personas que van a utilizarlo diariamente, como usuarios.
3 – ¿Está disponible para el acceso remoto a través de la nube?
Un sistema de automatización de procesos de negocio basado en la nube hace que la comunicación y la colaboración del equipo de trabajo sea mucho más ágil, lo que permite compartir los flujos del proceso, y en algunos casos, incluso hacer el modelado en colaboración.
Esta colaboración hará que los procesos sean mucho más “vivos”, adaptables y transformables por todas las personas y entidades implicadas en el proceso. De tal forma, la optimización de los procesos se hace más fácil.
4- Compruebe si es un SaaS
Los softwares SaaS se venden como servicios mediante el pago de una cuota mensual. En la actualidad, estos softwares son una tendencia establecida y presentan varias ventajas.
Para utilizarlos, no se paga una licencia inicial cara, sino en cuotas mensuales, mucho más asequibles.
Por ser utilizados a través de Internet, no requieren instalación física en máquinas y cada vez que existe una actualización de una nueva versión del sistema de automatización de procesos de negocio, todos los usuarios pueden tenerla sin pagar nada extra por ello.
Sin embargo, ¡Esté atento!
Estar en la nube no es una cosa mágica.
El proveedor de servicios debe cumplir varios requisitos de seguridad y contar con una arquitectura moderna y apropiada para la nube. Muchas empresas hacen ajustes a sus productos tradicionales para ofrecer en la nube.
¡Y eso es un gran riesgo!
Nosotros, en HEFLO nos preocupamos mucho en comunicar cómo se protegerán sus datos y mantener su operación segura. Compruebe los detalles de nuestra tecnología en la página de infraestructura.
5- ¿Es compatible con los dispositivos móviles?
Poder comprobar las actualizaciones de procesos, nuevas ideas, o incluso enviar sugestiones por teléfono o tableta es una ventaja que, hoy en día, los profesionales de BPM necesitan constantemente.
Para aquellos que tienen la capacidad de trabajar en casa, o están haciendo una presentación para un cliente, ya sea interno o externo, o incluso en tránsito, poder utilizar su teléfono inteligente o tableta para realizar estas tareas, aporta más productividad para el equipo y agilidad en el trabajo.
Vea en la figura de abajo como una persona puede proseguir un proceso con un teléfono inteligent
6- ¿Cuál es la notación utilizada?
El uso de BPMN, a notación de modelado de procesos más aceptada en el mundo, es fundamental para que su sistema de automatización de procesos de negocio sea lo más actualizado posible.
Vea a continuación cómo funciona el modelador BPMN HEFLO, que es 100 % web.
Además, la notación BPMN facilita la entrada de nuevos miembros en el equipo, porque ya están familiarizados con la notación, lo que reduce los costes de formación y el tiempo de integración en la empresa.
¡BPMN es considerado la lengua franca para describir los procesos de negocio!
7. Busque sistemas BPMN low code
BPM low code son sistemas de automatización de procesos de negocios diseñados específicamente para permitir una interacción sencilla e intuitiva con los usuarios, sin la necesidad de conocer códigos de programación para modelar y automatizar los procesos.
Con esta característica, un sistema de automatización de procesos puede ser utilizado por muchas más personas en la empresa, incluyendo los clientes del proceso y sus propietarios, permitiendo que las contribuciones sean mucho más ricas, y se realice el desarrollo de mejoras con mayor rapidez.
Vea también: ¿Por qué optar por un software de workflow en la web?
8. Compruebe los procedimientos para la instalación del nuevo sistema
¿Cómo se hará la instalación del nuevo sistema en su empresa? ¿Este proceso consume tiempo, requiere de estudios de compatibilidad con el software y el hardware existente?
Compruebe también si será necesario comprar nuevos equipos y servidores, o renovar las instalaciones.
Es muy importante tener esta información antes de comprar un sistema de automatización de procesos de negocio, ya que puede acarrear costes adicionales o incluso la paralización de determinadas actividades operativas de la empresa.
9- ¿Los dashboards ayudan a proporcionar una visión sistémica de su negocio?
Uno de los puntos más importantes de la automatización de procesos es poder contar con información fiable sobre el rendimiento de los procesos en tiempo real, ayudando en la toma de decisiones y en el proceso de mejora continua.
Compruebe la facilidad de crear estos dashboards, o cuadros de mando, y cómo se realiza la visualización de datos e información.
10. ¿Serán necesarias muchas horas para capacitar al personal? ¿Cuál será el costo?
¿El software de automatización de procesos de negocio es fácil de entender y tiene un manejo intuitivo o requiere horas de entrenamiento intensivo de sus equipos?
Recuerde que además de aumentar el costo de implementación, una formación que consume tiempo puede retrasar el uso del sistema para su empresa.
Algunos programas de software tales como HEFLO proporcionan algunas horas de capacitación. Un tutorial también ayuda a entender la interfaz ya en los primeros minutos después del registro. La interfaz, los colores y los botones fueron diseñados para facilitar la vida del usuario y la comprensión.
Además, también se han creado decenas de pequeños tutoriales para configurar la automatización de procesos, crear paneles de gestión, iniciar procesos con temporizadores y muchos otros.
Vea también:¿La mejora continua en las empresas puede funcionar sin la automatización?
Si usted está buscando un software de automatización de procesos SaaS y low code BPMN, venga a conocer a HEFLO.
